What is voucher class and its benefits in automation in Hindi

What is Voucher Class and its Benefits in Automation in Hindi

Voucher Class क्या होता है?

Voucher Class, Tally में एक बहुत ही महत्वपूर्ण और उपयोगी फीचर है जो accounting को आसान और automatic बनाने में मदद करता है। जब हम बार-बार एक जैसे टाइप की entries करते हैं, जैसे Sales, Purchase, Receipt आदि, तो हर बार manually सभी details भरना समय लेने वाला काम होता है और गलती होने की संभावना भी रहती है। इस परेशानी से बचने के लिए Tally में "Voucher Class" का उपयोग किया जाता है।

Voucher Class एक predefined सेटिंग होती है जो हमें voucher entry के दौरान कुछ fields को auto fill करने की सुविधा देती है। इससे ना केवल समय की बचत होती है बल्कि accuracy भी बनी रहती है। इसे आप एक तरह का automation मान सकते हैं, जिसमें हमने पहले से ही बता दिया कि कौन-कौन से ledger use होंगे, किसमें कितना percentage लगेगा, कौन सा cost centre assign होगा, और बहुत कुछ।

Voucher Class के फायदे (Benefits of Voucher Class in Automation)

• हर बार बार-बार एक जैसी entry manually करने की जरूरत नहीं रहती।
• Auto allocation की सुविधा के कारण गलती की संभावना बहुत कम हो जाती है।
• Ledger, Cost Centre, Inventory details आदि को पहले से सेट किया जा सकता है।
• Voucher Type के अनुसार अलग-अलग Voucher Class बनाकर समय की बचत की जा सकती है।
• Beginners के लिए आसान हो जाता है, क्योंकि उन्हें हर बार सभी fields भरने की जरूरत नहीं होती।
• GST Calculation, Discount, Round-off आदि भी auto calculate हो सकते हैं।
• हर transaction uniform और consistent रहता है जिससे reporting आसान होती है।

Step-by-step Guide to Creation of Voucher Class in Tally in Hindi

Voucher Class बनाने की प्रक्रिया

• सबसे पहले Tally Prime या Tally ERP 9 खोलें।
• Gateway of Tally → Accounts Info → Voucher Types → Alter पर जाएं।
• जिस Voucher Type के लिए Voucher Class बनाना है (जैसे Sales, Purchase), उसे चुनें।
• Voucher Type की alteration screen खुलेगी।
• नीचे की ओर जाएं, वहां आपको Use Class for Default Accounting Allocations का option मिलेगा।
• Yes करें, और ‘Name of Class’ में कोई उपयुक्त नाम दें। जैसे – "Retail Sales", "Wholesale Sales" आदि।
• अब आपकी class के लिए accounting allocation की screen खुलेगी।

Accounting Allocation कैसे सेट करें?

• Ledger Name: उस ledger को चुनें जिसे आप इस class के लिए default रखना चाहते हैं।
• Percentage: आप चाहें तो percentage भी specify कर सकते हैं कि कितना amount इस ledger में allocate होगा।
• Cost Centre Applicable है तो उसे भी यहाँ से define किया जा सकता है।
• Inventory values के लिए भी class define की जा सकती है।

Example: Sales Voucher Class बनाना

• Class Name: "Retail Sales"
• Ledger Name: "Sales @ 18% GST"
• Percentage: 100%
• Cost Centre: Applicable (अगर आप project-wise sales track करना चाहते हैं)
• GST Details: Automatically apply होंगे अगर Ledger में GST set है।

How to Configure Default Ledger and Cost Centre in Voucher Class in Hindi

Default Ledger Set करना

जब आप Voucher Class define कर रहे होते हैं, तो उसमें आप Ledger को predefined कर सकते हैं। इसका मतलब ये हुआ कि जब भी आप इस voucher class का use करेंगे, Ledger automatic fill हो जाएगा।

Ledger सेट करने के लिए प्रक्रिया:

• Class create करते समय "Ledger Name" में आप जो भी ledger select करेंगे वही default होगा।
• जैसे यदि आपने Sales class बनाई है और Ledger "Sales @ 18%" रखा है, तो हर बार इस class के जरिए entry करते समय यही ledger आएगा।
• आप चाहें तो Multiple Ledgers भी assign कर सकते हैं और उनको percentage में divide कर सकते हैं।

Cost Centre Set करना

• Voucher Class create करते समय "Use Cost Centre" को Yes करें।
• अब Ledger के सामने Cost Centre allocate करने का विकल्प मिलेगा।
• अगर आपने पहले से Cost Centre बनाए हैं, तो उन्हें यहाँ चुन सकते हैं।
• यदि आप चाहते हैं कि हर बार Cost Centre manually पूछा जाए, तो "Optional" select करें।
• Project accounting, Branch-wise या Department-wise tracking के लिए यह feature बहुत उपयोगी है।

Table: Default Ledger और Cost Centre Configuration

Editing or Deleting a Voucher Class Safely in Tally in Hindi

Voucher Class Edit कैसे करें?

• Gateway of Tally → Accounts Info → Voucher Types → Alter में जाएं।
• Voucher Type को select करें जैसे Sales, Purchase आदि।
• अब उस class का नाम चुनें जिसे आप edit करना चाहते हैं।
• Ledger name, Percentage, Cost Centre आदि fields में बदलाव करें।
• Save कर दें।

Voucher Class Delete कैसे करें?

• Tally में किसी भी Voucher Class को delete करने से पहले यह देखना जरूरी है कि उससे कोई entry तो नहीं की गई है।
• अगर उस class से कोई voucher entry हो चुकी है तो उसे पहले delete करना होगा।
• Delete करने के लिए Alter screen में जाकर उस class को चुनें।
• फिर Alt + D दबाएं या ऊपर दिए गए Delete button पर click करें।
• Confirmation आने पर Yes करें।

सावधानियां:

• Voucher Class delete करने से पहले उसकी सभी related entries को check करें।
• Voucher Class edit करने से existing entries पर असर पड़ सकता है।
• पुराने records का backup लेना एक अच्छा practice है।

FAQs