How to create foreign currency in Tally with exchange rate in Hindi

How to create foreign currency in Tally with exchange rate in Hindi

Foreign Currency क्या होती है?

Foreign Currency का मतलब होता है किसी दूसरे देश की मुद्रा। जैसे – भारत की मुद्रा है INR (Indian Rupees), लेकिन अगर हम America से व्यापार करते हैं तो वहाँ की मुद्रा होगी USD (United States Dollar)। Tally में Foreign Currency इसलिए काम आती है ताकि हम International transactions को सही तरीके से manage कर सकें।

Foreign Currency create करने से पहले क्या करना जरूरी है?

• सबसे पहले हमें Tally में F11 दबाकर Accounting Features खोलना होगा।
• फिर हमें "Enable Multi-Currency" को Yes करना होगा।

Foreign Currency कैसे बनाएं?

• Gateway of Tally → Accounts Info → Currencies → Create पर जाएं।
• Currency Name में – जैसे USD डालें।
• Formal Name – United States Dollar भरें।
• ISO Currency Code – USD भरें।
• Symbol – $ डालें।
• Decimal Places – 2 (या जैसी आवश्यकता हो)।
• Show Amounts in Millions – No रखें।

Exchange Rate कैसे जोड़ें?

• Currency Creation के समय ही नीचे एक ऑप्शन आता है – Rate of Exchange।
• Effective Date – जिस दिन का rate डालना है वो तारीख डालें।
• Standard Rate – 1 USD = कितने INR। जैसे 1 USD = 83.50 INR।
• Selling Rate और Buying Rate अलग-अलग भी डाल सकते हैं अगर आवश्यक हो।

उदाहरण:

अगर आप America से कोई सामान ₹83.50 की दर पर खरीद रहे हैं, तो आप USD की currency बना कर उस rate को उसमें define कर सकते हैं। इससे आपको इनवॉइस बनाते समय exact conversion मिलेगा और report भी clear होगी।

Altering exchange rates and currency formats in Tally in Hindi

Exchange Rate को Alter या Update कैसे करें?

• Gateway of Tally → Accounts Info → Currencies → Alter पर जाएं।
• जिस Currency (जैसे USD) को बदलना है उसे select करें।
• Rate of Exchange के section में नई तारीख के अनुसार rate डालें।
• पहले वाले rates हटाने की आवश्यकता नहीं होती, Tally खुद ही तारीख के अनुसार rate चुन लेता है।

Currency Format में बदलाव कैसे करें?

• Alter ऑप्शन में जाकर आप symbol बदल सकते हैं जैसे "$" की जगह "US$"।
• Decimal places बदल सकते हैं अगर किसी मुद्रा में केवल 1 decimal point चलता है।
• Show Amount in Millions को Yes करने से amount million format में दिखेगा जैसे 1,000,000 की जगह 1.0 Million।

टिप्पणी:

Exchange Rate हमेशा manual रूप से update करना पड़ता है। Tally में यह auto-update feature नहीं है। इसलिए जब भी नए rate आएं, तो manually डालना होगा।

Steps to delete unused foreign currencies safely in Tally in Hindi

Foreign Currency को delete करने से पहले क्या ध्यान रखें?

• कोई भी Currency delete तभी हो सकती है जब उसका कोई भी इस्तेमाल (Voucher, Ledger, Report) में न किया गया हो।
• अगर उस Currency से कोई Ledger या Transaction जुड़ा हुआ है तो Tally उसे delete नहीं करने देगा।

Foreign Currency को safely delete कैसे करें?

• Gateway of Tally → Accounts Info → Currencies → Alter पर जाएं।
• जिस Currency को हटाना है उसे चुनें।
• Alt + D दबाएं या Delete करें।
• अगर Currency का उपयोग हुआ है तो Tally एक error देगा – “Currency is being used”.

Unused Currencies को track करने का तरीका:

• Display → List of Accounts → Currencies में जाकर उन Currencies को देखें जो लंबे समय से इस्तेमाल नहीं हुईं।
• अगर आप चाहें तो उन्हें disable कर सकते हैं या उन्हें Notes के लिए rename करके छोड़ सकते हैं।

Currency को completely हटाने के बजाय क्या करें?

• Currency का नाम बदलकर "Not in use" जोड़ सकते हैं जैसे – USD (Not in use)।
• इससे future confusion नहीं होगा और पुराने records भी safe रहेंगे।

Important points before working with foreign currencies in Hindi

Foreign Currency use करने से पहले किन बातों का ध्यान रखना चाहिए?

• Multi-Currency feature को जरूर Enable करें।
• Foreign Currency के साथ जुड़े Ledger accounts जैसे Debtors, Creditors, Bank आदि में भी Currency assign करें।
• Invoice या Voucher बनाते समय सही Currency चुनें और ध्यान दें कि सही Exchange Rate use हो रहा है।
• Foreign Currency से जुड़े Ledger या Stock Items पर ध्यान दें कि कोई गलत value न दिखे।

Currency Ledger कैसे बनाएं?

• Gateway of Tally → Accounts Info → Ledgers → Create पर जाएं।
• Name – जैसे John International
• Under – Sundry Debtors
• Currency of Ledger – USD चुनें।

Voucher Entry में Foreign Currency कैसे use करें?

• Voucher → Sales या Purchase में जाएं।
• Foreign Currency वाले Ledger को select करें।
• Tally खुद ही उस Currency के लिए Conversion दिखा देगा जैसे 1 USD = ₹83.50

Reports में कैसे दिखता है?

• Foreign Currency वाले Ledgers की Balance Sheet और Outstanding Reports में converted value INR में दिखाई देती है।
• Multiple Currency Summary Report भी देख सकते हैं → Display → Trial Balance → Multi-Currency.

Rate Difference का क्या करें?

• अगर Exchange Rate समय के साथ बदलता है, तो आपको Forex Gain/Loss entries manually करनी होती हैं।
• इसके लिए एक Ledger बनाएं – Forex Gain/Loss under Indirect Income या Indirect Expenses।

Example Table: Currency Conversion

FAQs