What is a scenario in Tally and its uses in decision-making in Hindi

What is a Scenario and its uses in decision-making in Hindi

Scenario क्या होता है?

Tally में Scenario एक ऐसी सुविधा है जिसकी मदद से हम अलग-अलग परिस्थितियों (Conditions) को बिना असली डाटा को बदले, Analyze कर सकते हैं। Scenario का उपयोग हम परिकल्पना (Assumption) बनाने के लिए करते हैं, जैसे – यदि किसी खर्च को जोड़ा जाए या हटाया जाए तो रिपोर्ट पर क्या असर होगा। यानी यह एक तरह का Virtual Report Generator है।

Scenario का उपयोग क्यों करते हैं?

• अलग-अलग Accounting Entries को बिना असली डाटा में बदलाव किए, रिपोर्ट में शामिल करना या छुपाना।
• Provision Entries, Optional Vouchers और Reversing Journals को ध्यान में रखते हुए Analysis करना।
• Budget बनाते समय या Budget vs Actual तुलना करते समय परिकल्पनाएं लगाना।
• संभावित Profit/Loss या Cash Flow को समझना।

Decision Making में इसका उपयोग

• मान लीजिए आपने कुछ Optional Sales डाले हैं, अब आप देखना चाहते हैं कि अगर वो Sales Final हो जाएं तो Profit कितना होगा। Scenario के ज़रिए आप ये विश्लेषण कर सकते हैं।
• Provision Entries (जैसे – भविष्य के खर्चे) को जोड़ कर देखा जा सकता है कि Net Profit कितना प्रभावित होगा।
• Management को सही निर्णय लेने में Scenario Analysis काफी उपयोगी साबित होता है।

Steps to create and configure a Scenario in Tally in Hindi

Scenario को Create करने के लिए जरूरी Settings

• Gateway of Tally → F11: Features → Accounting Features → Enable Use Reversing Journals & Optional Vouchers को Yes करें।

Step by Step Scenario बनाना

• Gateway of Tally से → Go to Accounts Info.
• Accounts Info. → Scenarios → Create पर जाएं।
• Name: कोई भी नाम दें जैसे – "Provision Entry View"
• Include Actuals: Yes/No (यदि आप Actual डाटा भी देखना चाहते हैं तो Yes करें)
• Include these Voucher Types: Reversing Journals, Optional Vouchers चुनें (जिन्हें आप रिपोर्ट में दिखाना चाहते हैं)
• Exclude these Vouchers Types: कोई भी नहीं या अगर किसी को बाहर रखना हो तो चुनें।
• Save कर दें।

Scenario को Report में Apply कैसे करें?

• Gateway of Tally से → Balance Sheet / P&L A/c / Trial Balance Report खोलें।
• F12: Configure दबाएं।
• Use Scenario Management को Yes करें।
• Scenario List से अपना Scenario चुनें।
• अब रिपोर्ट में वो Entries भी दिखेंगी जो आपने Optional या Reversing Journals में डाली थीं।

Altering or deleting a Scenario without affecting real data in Hindi

Scenario को Alter या Delete करना

• Gateway of Tally → Accounts Info. → Scenarios → Alter
• यहां से कोई भी Scenario चुनें और उसमें बदलाव करें जैसे – किसी और Voucher Type को Include या Exclude करना।
• Save करें, इससे आपके Reports पर असर पड़ेगा लेकिन असली Accounting डाटा पर कोई फर्क नहीं पड़ेगा।

Scenario को Delete कैसे करें?

• Gateway of Tally → Accounts Info. → Scenarios → Alter → Scenario चुनें
• Alt+D दबाकर उसे Delete करें।
• ध्यान दें कि इससे केवल Scenario Configuration Delete होगा, असली Voucher या Data पर कोई असर नहीं होगा।

Scenario Data को Reset करने की आवश्यकता क्यों नहीं होती?

क्योंकि Scenario केवल Existing Vouchers को Filter करके दिखाता है, यह कोई नया डाटा Create नहीं करता। इसका मतलब है कि अगर आपने किसी Provision Entry को Optional रखा है और Scenario में जोड़ा है, तो आप कभी भी उस Scenario को हटा सकते हैं और आपकी Original Entry और Ledger Safe रहती है।

How Scenarios help in Budget vs Actual Analysis in Hindi

Budget vs Actual Report क्या होती है?

Tally में Budget बनाकर हम यह तय कर सकते हैं कि किसी Particular Ledger (जैसे Sales, Expenses, Purchases) में कितना Amount खर्च होना चाहिए। Actual Report वो होती है जो सच में खर्च या Income हुई है। इन दोनों को Compare करना Budget vs Actual Report कहलाता है।

Scenario इसमें कैसे मदद करता है?

• मान लीजिए आपने एक महीने का Budget तय किया कि ₹50,000 खर्च होंगे। लेकिन कुछ Provision Entries हैं जो आपने अभी Final नहीं की हैं।
• यदि आप उन Provision Entries को Optional या Reversing Journal में डालते हैं और Scenario बनाते हैं, तो आप देख सकते हैं कि अगर वे खर्च मान लिए जाएं तो Total Expenses क्या होंगे।
• इससे आप Analyze कर सकते हैं कि आपकी Actual स्थिति क्या है और यदि कुछ Extra खर्च हुए तो Budget Limit कितनी Cross होगी।
• Management Decision में यह Analysis काफी लाभकारी होता है।

Budget vs Actual Scenario Report कैसे देखें?

• Gateway of Tally → Display More Reports → Budgets & Scenario → Budget Variance
• Scenario को Select करें जिससे आप Optional या Provision Entries को भी देख सकें।
• यहां आपको Actual Amount, Budgeted Amount और Difference एक साथ दिखाई देगा।

उदाहरण द्वारा समझें

ऊपर दिए गए टेबल में आप देख सकते हैं कि Actual में ₹45,000 खर्च हुए लेकिन अगर Optional Provision भी जोड़ दें तो Total ₹52,000 हो जाता है। यानी आप Budget से ₹2,000 ज्यादा खर्च करने वाले हैं, जिससे Alert मिल जाता है।

FAQs