How to create and link cost categories to cost centres in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
How to Manage Cost Categories and Cost Centres in Tally
How to create and link cost categories to cost centres in Hindi
What is Cost Centre and Cost Category
- Cost Centre का मतलब होता है – किसी Business में हम जो खर्च करते हैं, उसे Track करने के लिए बनाए गए अलग-अलग Units। जैसे – Marketing Department, Sales Department, Production Department वगैरह।
- Cost Category का मतलब होता है – जब हम एक से ज़्यादा प्रकार के Cost Centres को एक साथ इस्तेमाल करना चाहते हैं, तो उन्हें Category में Divide करते हैं।
- जैसे – एक कंपनी में Projects और Departments दोनों को अलग-अलग Track करना है, तो हम दो Cost Categories बनाएंगे – एक Projects के लिए और एक Departments के लिए।
How to Enable Cost Centre and Cost Category in Tally
- Tally को Open करें और Gateway of Tally से F11: Features में जाएं।
- Accounting Features में जाकर नीचे दिए गए options को YES करें –
- Maintain cost centres: Yes
- More than one cost category: Yes
How to Create Cost Categories
- Gateway of Tally → Accounts Info → Cost Categories → Create
- Example के लिए:
- Name: Departments
- Allocate revenue items: Yes
- इसी तरह एक और Category बना सकते हैं जैसे Projects।
How to Create Cost Centres
- Gateway of Tally → Accounts Info → Cost Centres → Create
- Example के लिए:
- Name: Marketing
- Under: Primary
- Cost Category: Departments
- इसी तरह और Cost Centres बनाएं जैसे Sales, R&D वगैरह।
Linking Cost Categories to Cost Centres
- जब हम Cost Centre बना रहे होते हैं, तब उसमें “Cost Category” का Option आता है।
- यहां हमें उस Cost Category को चुनना होता है जिससे वह Centre संबंधित है।
- Example:
- Cost Centre: Project A
- Cost Category: Projects
Using multiple cost categories in a single transaction in Hindi
Multiple Cost Categories का उपयोग एक ही Transaction में कैसे करें
- जब आपने एक से अधिक Cost Categories बनाई होती हैं तो आप एक ही Transaction में दोनों को Use कर सकते हैं।
- यह विशेष रूप से तब काम आता है जब किसी खर्च को दो अलग-अलग Category के अनुसार Track करना हो।
Example से समझें
- मान लीजिए ₹10,000 का खर्च हुआ है जिसमें से:
- ₹6,000 – Department (Marketing)
- ₹4,000 – Project (Project A)
- Voucher Entry करते समय:
- Gateway of Tally → Accounting Vouchers → Payment Voucher (F5)
- Cr: Bank Account ₹10,000
- Dr: Advertisement Expenses ₹10,000
- Allocate करने का Option आएगा – वहां दो Categories दिखेंगी: Departments और Projects
- Departments में Marketing ₹6,000 और Projects में Project A ₹4,000 डालें।
Displaying category-wise expense analysis reports in Hindi
Category-wise Report कैसे देखें
- Gateway of Tally → Display More Reports → Cost Centres → Category Summary
- यहां से आप किसी भी Cost Category का चयन करके उसके अंदर आने वाले सभी Cost Centres का खर्च देख सकते हैं।
Step by Step Report View
- Cost Category चुने: जैसे Departments
- आपको सभी Departments जैसे Marketing, Sales वगैरह की Expenses दिखेंगी।
- फिर Drill Down करें किसी एक पर – आपको उस Department के अंतर्गत सभी खर्चों की Detail मिल जाएगी।
Report का उपयोग
- यह रिपोर्ट Management को Help करती है कि कहां ज्यादा खर्च हो रहा है।
- Compare किया जा सकता है Projects vs Departments
- किस Project में ज्यादा खर्च आया और किसमें कम – इसका Analysis किया जा सकता है।
Best practices for cost centre and category setup in Tally in Hindi
Best Practices for Beginners
- शुरुआत में Planning करें कि आपको कितनी Categories चाहिए और कौन-कौन से Cost Centres होंगे।
- Cost Categories को ऐसे बनाएं कि बाद में उन्हें आसानी से Track किया जा सके।
- हर Entry में Cost Centre जरूर डालें, नहीं तो Analysis अधूरा रहेगा।
- Cost Category का नाम छोटा और Clear रखें – जैसे Departments, Projects, Divisions आदि।
Use Cases जहां यह उपयोगी है
- Education Institutes – Departments जैसे Arts, Science, Commerce
- Construction Companies – Projects जैसे Building A, Road B
- Service Providers – Clients को Cost Centres मान सकते हैं।
Audit and Internal Control के लिए मददगार
- हर खर्च का पूरा हिसाब रिकॉर्ड होता है।
- Category-wise खर्च देखकर तुरंत Action लिया जा सकता है।
- Company की Financial Transparency बढ़ती है।
Time-saving Tips
- Pre-defined Templates बनाएं जिससे Entry करते समय Time बचे।
- Keyboard Shortcuts का Use करें – जैसे Alt+C से Cost Centre बना सकते हैं Entry करते समय।
Cost Category vs Cost Centre – Difference Table
| Feature | Cost Centre | Cost Category |
|---|---|---|
| Definition | खर्च Track करने का Unit | Cost Centres को Group करने का तरीका |
| Example | Marketing, Sales | Departments, Projects |
| Purpose | Specific खर्च को Track करना | Multi-layer Tracking Allow करना |
| Use in Reports | Individual खर्च देखें | Category-wise Comparison करें |
FAQs
Cost Centre एक ऐसा Unit होता है जहाँ पर खर्च को Track किया जाता है, जैसे Marketing या Sales Department। वहीं Cost Category का उपयोग तब किया जाता है जब हमें अलग-अलग Cost Centres को अलग-अलग Category में बांटना होता है, जैसे Departments और Projects। इससे एक ही transaction में multiple levels पर खर्च Track करना आसान हो जाता है।
Tally में Cost Category बनाने के लिए Gateway of Tally → Accounts Info → Cost Categories → Create पर जाएं। फिर Name डालें जैसे "Departments" और Allocate revenue items को "Yes" करें। इस तरह आप अलग-अलग खर्चों के लिए अलग Categories बना सकते हैं।
जब आप कोई नया Cost Centre बनाते हैं (Accounts Info → Cost Centres → Create), तब आपको "Cost Category" चुनने का Option मिलता है। यहां से आप उस Category को चुन सकते हैं जिससे यह Centre संबंधित है। यह Link करना जरूरी होता है ताकि रिपोर्ट्स में सही Analysis मिल सके।
हां, यदि आपने Tally में "More than one cost category" option को Enable किया हुआ है, तो आप एक ही Transaction में एक से अधिक Cost Categories का उपयोग कर सकते हैं। यह सुविधा Complex खर्चों को अलग-अलग Category में Track करने में सहायक होती है।
Gateway of Tally → Display More Reports → Cost Centres → Category Summary पर जाकर आप अलग-अलग Cost Category के अंतर्गत आने वाले Cost Centres का खर्च देख सकते हैं। वहां से Drill Down करके Detailed Analysis भी किया जा सकता है।
शुरुआत से ही Category और Centre को सही तरह से Plan करें, नाम स्पष्ट और छोटे रखें, हर खर्च के साथ Cost Centre जरूर जोड़ें, और नियमित रूप से रिपोर्ट्स को Check करें। इससे Financial Tracking आसान और सटीक रहती है।