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What is Tally Data Directory and how it works in Hindi

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Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally

Tally Data Directory Setup and Backup Guide

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What is Tally Data Directory and how it works in Hindi

Tally एक accounting software है जो छोटे और मझोले व्यवसायों के लिए बहुत ही popular और उपयोगी है। जब हम Tally में कोई कंपनी बनाते हैं या कोई डेटा सेव करते हैं, तो वह डेटा Tally के एक विशेष फोल्डर में सेव होता है जिसे हम Data Directory कहते हैं।

आसान भाषा में समझें तो Tally Data Directory एक ऐसा folder होता है जहाँ आपकी सारी company files, ledger entries, vouchers, और अन्य accounting डेटा सेव होता है। जब आप Tally को open करते हैं और किसी कंपनी को load करते हैं, तब Tally इसी Data Directory में जाकर वह डेटा ढूंढता है और screen पर दिखाता है।

Default Data Directory path

  • Tally का default data path होता है: C:\Users\Public\TallyPrime\Data
  • इस path में हर company के लिए अलग folder बनता है, जो कि numeric ID से represent होता है जैसे 10001, 10002 आदि।

Data Directory कैसे काम करता है?

  • जब आप Tally में कोई नई company create करते हैं, तो वह एक नया folder बनाता है Data Directory में।
  • हर बार जब आप कोई entry करते हैं या edit करते हैं, तो वह information उसी folder में save होती है।
  • अगर आप किसी कंपनी का backup लेना चाहते हैं, तो इसी data folder को copy करके आप backup ले सकते हैं।
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Setting custom data paths in Tally for multiple users in Hindi

By default, Tally सभी company data को एक ही location पर save करता है। लेकिन अगर आपके पास multiple users हैं या आप अलग-अलग location पर data रखना चाहते हैं, तो आप custom data path सेट कर सकते हैं।

Custom Data Path set करने के लिए स्टेप्स:

  • Tally को open करें।
  • Gateway of Tally से F12: Configuration पर जाएं।
  • Data Configuration ऑप्शन को चुनें।
  • यहां पर आपको Data Path और Backup Path के options मिलेंगे।
  • Data Path में अपनी मनचाही directory जैसे D:\TallyData लिखें।
  • Esc दबा कर वापस आएं और Tally को restart करें।

Multiple Users के लिए Custom Path क्यों जरूरी है?

  • हर user का data अलग-अलग रखना हो तो custom path helpful है।
  • Different departments अलग-अलग folder में data रख सकते हैं।
  • Network environment में हर client को centralized data path दिया जा सकता है।
Also Read: What Is Single User And Multi User Mode In Tally In Hindi

Organizing company folders in Tally data directory in Hindi

जब आपके पास कई कंपनियां होती हैं, तो Tally के data folder में अलग-अलग numbered folders बन जाते हैं। इन्हें manage और organize करना जरूरी होता है ताकि आपको आसानी से पता चल सके कि कौन सा folder किस company का है।

Company folders को पहचानने के तरीके:

  • हर company का एक numeric folder बनता है जैसे 10001, 10002।
  • हर folder के अंदर एक cmpinfo.tsf नाम की file होती है जिसमें उस company की जानकारी होती है।
  • आप किसी भी folder को खोलकर cmpinfo.tsf file को Notepad से open करके company name देख सकते हैं।

Company folders को Organize करने के तरीके:

  • हर folder को एक नाम के साथ copy करें जैसे 10001_ABC_Traders ताकि पहचान हो सके।
  • अलग-अलग years के लिए अलग folders बनाएं जैसे FY_2024_25।
  • Old companies को एक अलग folder में move कर दें जैसे Archived_Companies।

Folder Rename से Tally पर कोई असर?

  • हाँ, अगर आप directly folder rename कर देंगे तो Tally उसे recognize नहीं करेगा।
  • Rename करने से पहले उस folder का backup लें और फिर उसका reference Tally में update करें।
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How to take regular backup of Tally data folder in Hindi

Tally में backup लेना बहुत जरूरी है क्योंकि कोई भी technical fault, virus या system crash होने पर आपका सारा data खो सकता है। इसलिए regular backup बनाना एक अच्छी practice है।

Backup लेने के दो मुख्य तरीके:

1. Tally के अंदर से backup लेना

  • Gateway of Tally पर जाएं।
  • Alt + F3 दबाएं (Company Info)।
  • Backup ऑप्शन को चुनें।
  • Source में current data path दिखेगा और Destination में आप backup folder चुन सकते हैं जैसे D:\TallyBackup।
  • Enter दबाएं और backup process शुरू हो जाएगा।

2. Manually backup लेना

  • अपने computer पर Tally data folder पर जाएं जैसे C:\Users\Public\TallyPrime\Data
  • उस folder को copy करें और एक अलग drive या external USB में paste कर दें।
  • इस method से आप manual backup ले सकते हैं, खासकर जब आपको internet या Tally access न हो।

Automatic Backup Scheduler (External Tools)

  • आप Windows Task Scheduler या third-party backup tools जैसे Cobian Backup का प्रयोग कर सकते हैं।
  • इन tools की मदद से आप daily, weekly या monthly auto-backup set कर सकते हैं।

Backup Tips:

  • Backup हमेशा एक अलग drive में रखें, जैसे D: या external hard disk।
  • Backup file को दिनांक के नाम से save करें जैसे TallyBackup_17June2025।
  • Cloud storage (Google Drive, OneDrive) पर भी एक copy रखें।

Backup Verification कैसे करें?

  • Backup folder को Tally में Restore करके check करें।
  • Alt + F3 → Restore ऑप्शन → Backup folder चुनें।
  • अगर company open हो जाए तो backup successful है।
Also Read: How To Switch From Single User To Multi User In Tally In Hindi

FAQs

Tally Data Directory एक default folder होता है जहाँ Tally आपकी सभी companies का data store करता है। इसमें हर कंपनी के लिए एक अलग numeric folder बनाया जाता है जैसे 10001, 10002 आदि।
Tally में Data Path बदलने के लिए F12 Configuration → Data Configuration में जाकर नया path जैसे D:\TallyData set किया जाता है और Tally को restart करना होता है।
हाँ, आप हर user के लिए custom data path set कर सकते हैं जिससे हर user का data अलग location पर store हो सके। इससे manage करना आसान होता है।
Tally का default data location होता है: C:\Users\Public\TallyPrime\Data जहाँ सभी companies के folder store होते हैं।
आप Tally के data folder को copy करके किसी दूसरी location जैसे D drive या external hard disk में paste करके manual backup ले सकते हैं। यह आसान और safe तरीका है।
हर company folder के अंदर cmpinfo.tsf नाम की फाइल होती है। आप इसे Notepad में खोलकर company name देख सकते हैं। यह पहचानने का सबसे सही तरीका है।

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