Introduction to Sales Bill Pending and its significance in receivables tracking in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Sales Bill Pending Report in Tally - Importance and Usage Guide
Table of Contents
Introduction to Sales Bill Pending and its significance in receivables tracking in Hindi
What is Sales Bill Pending?
Sales Bill Pending रिपोर्ट Tally ERP जैसे accounting software में एक ऐसी रिपोर्ट होती है जो ये दिखाती है कि किन sales orders के against अभी तक complete billing नहीं हुई है। यानी आपने माल भेज दिया या सेवा दे दी, लेकिन उसका पूरा bill customer को नहीं भेजा गया है, या partial bill भेजा गया है।
Why is it important?
- यह रिपोर्ट यह समझने में मदद करती है कि कितनी बिक्री अभी तक पूरी तरह से invoice नहीं हुई है।
- यह रिपोर्ट receivables यानी ‘उधारी में मिलने वाले पैसे’ की स्थिति को सही-सही समझने में मदद करती है।
- यदि कोई Sales Bill Pending में पड़ा है, तो उसका मतलब यह है कि business को उस पैसे की प्राप्ति अभी नहीं हुई है।
Sales Bill Pending क्यों बनती है?
- Customer को भेजी गई Goods का Invoice अभी तक नहीं बना।
- Partial Delivery हुई है, और बाकी की delivery पर invoice pending है।
- Billing department से गलती या delay हो गई है।
Receivables tracking में इसका महत्व
- जब तक आपने बिल नहीं बनाया, आपको उस पैसे की वसूली नहीं हो सकती।
- Accounts में वह राशि Receivable नहीं मानी जाएगी जब तक बिल नहीं बनेगा।
- इस रिपोर्ट के द्वारा आप जान सकते हैं कि किन customers के साथ ऐसे transactions हुए हैं जिनमें पैसे आने बाकी हैं लेकिन बिल बना नहीं है।
How to identify customer-wise dues using Sales Bill Pending in Hindi
Customer-wise view क्या होता है?
Tally में Sales Bill Pending रिपोर्ट customer-wise देखने का option देती है। इससे यह पता चलता है कि कौन-कौन से customer के नाम पर कितनी amount की billing pending है।
Step-by-step तरीका (Tally ERP9 या Prime में):
- Gateway of Tally → Display More Reports → Statement of Inventory → Sales Bill Pending
- यहां आपको दो options दिखेंगे: Pending Sales और Pending Bills
- Customer-wise pending देखने के लिए आप Alt+F5 दबाकर Detailed View में जा सकते हैं।
Customer-wise जानकारी का लाभ
- किस customer से कितनी राशि प्राप्त होनी है, उसका पूरा विवरण मिलता है।
- आप follow-up के लिए एक exact list बना सकते हैं।
- यह जानकारी credit control और customer relationship दोनों के लिए मददगार होती है।
Filter और Sort का प्रयोग
- Customer name पर sort कर सकते हैं ताकि ABC से XYZ तक customers को क्रम में देखें।
- Due amount या Due days के हिसाब से filter लगाकर सबसे अधिक राशि वाले customer पहले देख सकते हैं।
Effect of Sales Bill Pending on cash flow management in Hindi
Cash Flow Management क्या होता है?
Cash flow management का मतलब होता है - business में पैसे का प्रवाह यानी inflow और outflow को सही तरीके से manage करना। इसमें यह जानना ज़रूरी है कि कितनी राशि business में आ रही है और कितनी जा रही है।
Sales Bill Pending से cash flow पर असर
- जब तक बिल नहीं बनता, तब तक पैसा customer से नहीं आ सकता।
- इससे business के पास liquidity की कमी हो सकती है।
- Fixed expenses जैसे salary, rent, electricity आदि समय पर देने में समस्या हो सकती है।
Cash Flow पर Example से समझें:
| Customer | Sales Value | Billing Status | Expected Cash Inflow |
|---|---|---|---|
| Customer A | ₹50,000 | Bill Pending | ₹0 |
| Customer B | ₹40,000 | Billed | ₹40,000 |
ऊपर दिए गए उदाहरण में Customer A से ₹50,000 की बिक्री हुई, लेकिन बिल नहीं बना, तो वह amount अभी cash flow में शामिल नहीं होगा। यानी कुल ₹90,000 की बिक्री में से केवल ₹40,000 ही actual inflow में गिना जाएगा।
इस समस्या से बचने के उपाय:
- Sales के तुरंत बाद billing करना।
- Billing और dispatch के बीच coordination को strong करना।
- Weekly sales bill pending रिपोर्ट निकालना।
Generating outstanding reports through Sales Bill Pending in Hindi
Outstanding Reports क्या होती हैं?
Outstanding Report वो रिपोर्ट होती है जिससे ये पता चलता है कि कौन-कौन से customer से पैसा आना बाकी है। ये रिपोर्ट business की financial स्थिति का एक important हिस्सा होती है।
Sales Bill Pending से Outstanding Report कैसे बनती है?
- जब कोई bill pending होता है, तो उसे Outstanding में तभी जोड़ा जाता है जब वह invoice generate हो जाए।
- लेकिन Sales Bill Pending रिपोर्ट यह बताती है कि अभी कौन-कौन सी sales Outstanding Report में नहीं गई हैं क्योंकि उनका bill अभी बना नहीं है।
Report निकालने का तरीका:
- Gateway of Tally → Display → Statement of Inventory → Sales Bill Pending
- यहां से आप Pending Orders, Quantity, और Amount देख सकते हैं।
- Alt+F7 से Outstanding Summary देख सकते हैं जिसमें सिर्फ pending billed entries होंगी।
Sales और Receivable को Match करना:
अगर Sales Bill Pending में बहुत सारी entries हैं और Outstanding Report में कम दिखाई दे रहा है, तो समझ जाइए कि billing process slow है या incomplete है।
Reports का Export करना:
- Alt+E दबाकर Excel, PDF या XML format में export कर सकते हैं।
- ये रिपोर्ट accounts team, sales team और audit purpose के लिए useful होती है।
Business के लिए इस रिपोर्ट का उपयोग:
- Weekly meeting में review करने के लिए।
- Collection team को follow-up के लिए देना।
- Management को sales और cash flow का true picture देने के लिए।