What is credit limit in Tally and how to define it in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Credit Limit Setup and Control in Tally Prime
What is Credit Limit in Tally and How to Define it (in Hindi)
Tally Prime में Credit Limit का मतलब होता है किसी customer को उधार में सामान बेचने की एक तय सीमा तय करना। यानी आप एक व्यापारी के रूप में किसी ग्राहक को अधिकतम कितने रुपये तक उधार दे सकते हैं, यह आप Credit Limit द्वारा नियंत्रित कर सकते हैं। इससे आपको यह लाभ होता है कि आप business में घाटे से बच सकते हैं और आपकी cash flow अच्छी बनी रहती है।
Why Credit Limit is Important in Tally
- ग्राहक को सीमित राशि तक ही उधार दिया जाता है।
- ग्राहक की payment आदतों को control किया जा सकता है।
- Outstanding report साफ और manage करने में आसान होता है।
- Bad debts या नुकसान से बचा जा सकता है।
How to Enable Credit Limit in Tally
- सबसे पहले Gateway of Tally में जाएं।
- F11: Features दबाएं।
- Accounting Features में जाएं।
- Maintain budgets and controls को
Yesकरें।
How to Define Credit Limit for a Customer
- Gateway of Tally → Accounts Info → Ledgers → Alter
- अब उस ग्राहक का नाम चुनें जिसके लिए Credit Limit सेट करनी है।
- Ledger alteration स्क्रीन पर नीचे जाएं, वहां आपको दिखेगा: Set/Alter Credit Limits?
- इसे
Yesकरें। - अब एक टेबल खुलेगा, जिसमें आप अलग-अलग company के लिए अलग-अलग limit सेट कर सकते हैं:
| Party Name | Credit Limit | Credit Period |
|---|---|---|
| XYZ Traders | ₹ 50,000 | 30 Days |
इस प्रकार आप किसी भी ग्राहक के लिए एक निश्चित सीमा तक उधार की अनुमति दे सकते हैं।
Setting up Customer-wise Credit Period in Tally (in Hindi)
Tally में Credit Limit के साथ-साथ आप प्रत्येक ग्राहक के लिए Credit Period भी तय कर सकते हैं। Credit Period वह समय होता है जिसके अंदर ग्राहक को payment करनी होती है। जैसे: 15 days, 30 days, या 45 days आदि।
How to Set Credit Period in Ledger
- Gateway of Tally → Accounts Info → Ledgers → Alter
- Customer का Ledger खोलें।
- Maintain balances bill-by-bill को
Yesकरें। - Credit Period के सामने दिन भरें (जैसे 30 Days)।
जब आप Sales Voucher बनाते हैं, तो ये Credit Period उस ग्राहक पर apply हो जाएगा और Due Date automatic निकलकर आ जाएगी।
Credit Period से लाभ
- Customer को payment करने की एक clear timeline मिलती है।
- Business में cash inflow manage करने में सहायता मिलती है।
- Outstanding रिपोर्ट में accurate due date दिखती है।
Impact of Credit Limits on Sales and Outstanding Reports (in Hindi)
जब आप Tally में Credit Limit सेट कर देते हैं, तो इसका सीधा असर आपके Sales Vouchers और Outstanding Reports पर दिखता है। आइए समझते हैं कि यह कैसे होता है।
Impact on Sales Voucher
- अगर कोई ग्राहक अपनी limit पार कर चुका है और आप उसके लिए नया Sales Voucher बनाते हैं, तो Tally warning देगा:
- Credit Limit Exceeded — इस alert के माध्यम से आपको यह जानकारी मिलती है कि ग्राहक पहले से ही तय सीमा से अधिक उधार ले चुका है।
Impact on Outstanding Reports
- Gateway of Tally → Display More Reports → Outstanding Reports
- यहां आपको दिखाई देगा कि कौन-से ग्राहक limit के अंदर हैं और कौन limit exceed कर चुके हैं।
- इससे आप follow-up कर सकते हैं और timely recovery कर सकते हैं।
Example:
अगर ग्राहक A की Credit Limit ₹50,000 है और उसने पहले ही ₹48,000 का सामान उधार लिया है, तो वह सिर्फ ₹2,000 का और सामान ले सकता है। ₹2,001 का बिल बनाते ही warning आ जाएगी।
How to Override Credit Limit and Related Security Levels (in Hindi)
कभी-कभी आपको किसी विशेष परिस्थिति में Credit Limit को Ignore करना पड़ता है — जैसे कि Regular customer है या management का instruction है। इस स्थिति में आप Tally में Credit Limit को override कर सकते हैं। लेकिन यह काम हर किसी को न करने दें, इसलिए Tally में Security Control का उपयोग किया जाता है।
Step 1: Enable Security Control
- Gateway of Tally → F11: Features → Use Security Control को
Yesकरें। - Company को Password से Protect करें।
Step 2: Create Security Levels
- Gateway of Tally → Company Info → Security Control → Types of Security
- New Security Level बनाएं, जैसे “Sales Entry Operator”।
- उस level पर Override Credit Limit को
Noरखें।
Step 3: Assign Users
- Gateway of Tally → Company Info → Security Control → Users and Passwords
- Users बनाएं और उन्हें उपयुक्त Security Level assign करें।
अब क्या होगा?
- अगर कोई Operator उस ग्राहक के लिए Sales Voucher बनाने की कोशिश करेगा जिसकी Credit Limit पार हो चुकी है, तो उसे रोक दिया जाएगा।
- Management level user ही इसे override कर सकता है।
Override Credit Limit During Sales
- अगर आप Management level के user हैं और Credit Limit पार हो रही है, तो Tally Warning देगा लेकिन आप
Yesकरके उसे Ignore कर सकते हैं।
इस प्रकार, Tally Prime में Credit Control एक बहुत ही मजबूत system है जिससे आप अपने व्यापार को safe, secure और disciplined बना सकते हैं।