Steps to create a new voucher type for job costing in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
How to Manage Voucher Type for Job Costing in Tally
Steps to create a new voucher type for job costing in Hindi
Tally Prime या Tally ERP 9 जैसे accounting software में जब हम Job Costing या Project Accounting करना चाहते हैं, तो उसके लिए हमें एक नया विशेष प्रकार का Voucher बनाना होता है। इस Voucher की मदद से हम अलग-अलग jobs या projects के खर्चों और सामग्री movements को proper तरीके से record कर सकते हैं।
What is Job Costing Voucher?
Job Costing एक ऐसा तरीका है जिससे हम किसी एक Project, Contract या काम के लिए खर्च और सामग्री (materials) का हिसाब रख सकते हैं। इसके लिए हमें एक अलग Voucher Type बनाना पड़ता है ताकि हम उसकी मदद से सिर्फ Job से जुड़ी transactions को ही record कर सकें।
Steps to Create New Voucher Type for Job Costing
- सबसे पहले Gateway of Tally से Accounts Info में जाएं।
- अब Voucher Types को चुनें।
- Create ऑप्शन को सेलेक्ट करें।
- Name में अपना नया नाम दें जैसे: “Job Issue Voucher” या “Project Cost Voucher”।
- Type of Voucher में उस टाइप को सेलेक्ट करें जिस प्रकार की entry है – जैसे Stock Journal या Journal।
- Abbreviation भरें जैसे JCV (यह short name होता है)।
- Use Class को Yes करें यदि आप Voucher Class उपयोग करना चाहते हैं।
- Use for Job Costing को Yes करना जरूरी है।
- अगर आप Inventory entries करना चाहते हैं, तो Use as a Manufacturing Journal को Yes करें।
- सभी जानकारी भरने के बाद Accept करें।
अब आपका नया Voucher टाइप तैयार है, जो सिर्फ Job से जुड़े Transactions को ही record करेगा। ये बिलकुल एक अलग category में रहेगा ताकि regular accounting से अलग रहे।
How to configure voucher class for stock transactions in Tally in Hindi
Voucher Class एक ऐसा feature है जो predefined values set करता है, जिससे data entry आसान और error-free होती है। Job Costing के लिए जब हम स्टॉक को किसी project में भेजते हैं या लेते हैं, तब Voucher Class बहुत helpful होता है।
Steps to Configure Voucher Class
- Gateway of Tally → Accounts Info → Voucher Types → Alter पर जाएं।
- उस Voucher टाइप को चुनें जो आपने Job Costing के लिए बनाया था।
- Screen में नीचे Class वाला सेक्शन दिखेगा, वहां New Class बनाएं।
- Name of Class डालें जैसे “Job Issue Class”।
- अब नीचे दिए गए options को configure करें:
- Use for Accounting Allocations: Yes करें यदि आप खर्च को ledger में डालना चाहते हैं।
- Override using Item Default: Yes करें ताकि Inventory Item का default cost center override किया जा सके।
- Include Allocations for each item in list of ledgers: Yes करें यदि हर Item के साथ ledger डालना है।
- Override the default accounting allocations: Yes करें ताकि manual entry की जा सके।
- Inventory allocations भी configure करें, जहां आप stock items specify कर सकते हैं।
Voucher Class सेट होने के बाद जब भी आप Voucher बनाएं, ये class selected values को default में ले आएगा, जिससे गलती की संभावना कम होती है।
Difference between regular and job voucher types in Hindi
अब बात करते हैं कि सामान्य (Regular) Voucher और Job Voucher Type में क्या फर्क होता है। नीचे एक टेबल दी गई है जिससे आप आसानी से तुलना कर सकते हैं।
| Particulars | Regular Voucher | Job Voucher |
|---|---|---|
| Purpose | Normal accounting और business transactions के लिए | Specific project या job से जुड़ी transactions के लिए |
| Configuration | Basic ledger और inventory details | Cost center, job allocation और voucher class के साथ advanced configuration |
| Usage | हर प्रकार की सामान्य entries | Project-wise खर्च या item usage track करने के लिए |
| Reports | General reports | Job-wise या Project-wise reports generate होते हैं |
| Voucher Class | Optional | Highly Recommended या अनिवार्य |
तो इस तरह से हम कह सकते हैं कि Job Voucher Type विशेष रूप से उन situations के लिए होते हैं जहां हमें किसी एक project या contract के खर्च और inventory को track करना होता है।
Applying voucher class in stock issue and receipt in Hindi
Stock से जुड़े लेन-देन जैसे कि कोई सामान job को देना (Stock Issue) या job से सामान वापस आना (Stock Receipt) – इन दोनों स्थिति में Voucher Class का बहुत बड़ा रोल होता है।
Stock Issue में Voucher Class का उपयोग कैसे करें
- Gateway of Tally → Inventory Vouchers → Stock Journal पर जाएं।
- Voucher Type को वो चुनें जो आपने Job के लिए बनाया था।
- Top पर Class पूछेगा, वहाँ आपने जो Voucher Class बनाया था उसे चुनें।
- Source के रूप में अपनी main location और Destination के रूप में Job/Project Location डालें।
- Items add करें, Quantity और Rates डालें।
- Job/Project के Cost Centre को select करें।
Stock Receipt में Voucher Class का उपयोग कैसे करें
- इसी तरह यदि Project से material वापिस आ रहा है, तो उसी Voucher Type से नया voucher बनाएं।
- Class select करें जो Receipt के लिए है।
- Source में Job Location और Destination में main store डालें।
- Same process से Item details add करें।
इस तरह Voucher Class की मदद से आप अपने Stock की movements को अलग-अलग Job या Project के अनुसार manage कर सकते हैं। इससे आप हर job का खर्च और item utilization का clear रिकॉर्ड रख सकते हैं।
Job Costing से जुड़े Voucher Types और Voucher Class का सही उपयोग करने से न केवल entries आसान होती हैं, बल्कि project reports भी साफ-सुथरी और सही मिलती हैं। यही कारण है कि Tally में काम करते समय इन features को समझना और इस्तेमाल करना बहुत जरूरी है, खासकर तब जब आप किसी construction, manufacturing या service-based industry में projects को manage कर रहे हों।