What are Optional Vouchers and how they work in Tally in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
What are Optional Vouchers in Tally and their uses in Hindi
What are Optional Vouchers and how they work in Tally in Hindi
What are Optional Vouchers in Tally
Optional Voucher, Tally में एक ऐसा विशेष प्रकार का voucher होता है जो सिर्फ एक ड्राफ्ट की तरह होता है। इसे आप एक temporary entry के रूप में समझ सकते हैं जो final नहीं होती। जब तक हम उसे regular voucher में convert नहीं करते, तब तक वो accounting में effect नहीं करता यानी उसका कोई financial impact नहीं होता।
उदाहरण के लिए, मान लीजिए कोई sales या purchase entry हमें future के लिए तैयार करनी है या कोई rough entry बनानी है, तो हम उसे Optional Voucher के रूप में बना सकते हैं। इससे हमारा डेटा safe भी रहता है और हमें flexibility भी मिलती है।
How Optional Vouchers work in Tally
- Optional Vouchers सिर्फ एक draft की तरह save होते हैं।
- ये किसी भी report में appear नहीं होते जैसे कि Ledger, Trial Balance या Profit & Loss।
- इनका कोई भी accounting impact नहीं होता जब तक हम उन्हें regular voucher में convert न करें।
- Optional Voucher को आप किसी भी voucher type (जैसे Sales, Purchase, Payment आदि) में create कर सकते हैं।
How to create Optional Vouchers in Tally
- Gateway of Tally से Accounting Vouchers में जाएं।
- किसी भी voucher type को खोलें (जैसे F8: Sales)।
- CTRL+L दबाएं या नीचे दिए गए "Optional" बटन को चुनें।
- अब जो भी entry आप करेंगे वह Optional के रूप में save होगी।
- Voucher के ऊपर "Optional" लिखा आएगा जिससे आप पहचान सकते हैं कि ये regular नहीं है।
Benefits of using Optional Vouchers
- Rough Entry के लिए उपयोगी - जब आपको uncertain या tentative entries करनी हों।
- Audit और Review के दौरान Accountant या Auditor के draft सुझावों के लिए।
- Future Date के voucher पहले से prepare करने के लिए।
- Error free entry बनाने में मदद करता है क्योंकि आप बाद में इसे verify करके final कर सकते हैं।
When to use Optional Vouchers in real business scenarios in Hindi
Real Business Scenarios where Optional Vouchers are useful
- Advance Planning: जब कोई sale या purchase आने वाले समय में होने वाली हो, और आप उसकी तैयारी पहले से करना चाहते हैं।
- Entry Review: Junior accountant entry करता है और senior verify करता है, तब Optional Voucher का use किया जाता है।
- Audit Trail: Optional Voucher auditor के द्वारा सुझाए गए correction या test entry के लिए उपयोगी होता है।
- Training Purpose: नए staff को Tally में practice कराने के लिए Optional Vouchers best होते हैं क्योंकि उनका data पर कोई impact नहीं होता।
- Simulation या Forecasting: Cash Flow या Budget forecasting के लिए भी Optional Vouchers helpful होते हैं।
How to convert Optional Vouchers into Regular Vouchers in Tally in Hindi
Steps to Convert Optional to Regular Voucher
- Gateway of Tally → Daybook पर जाएं।
- F4: Change Voucher Type से उस voucher type को चुनें जिसमें आपने Optional entry की है।
- फिर Optional Voucher पर cursor ले जाएं और उसे खोलें (Enter दबाएं)।
- CTRL+L दबाएं या "Optional" बटन को unselect करें।
- अब voucher Optional से हटकर regular बन जाएगा और इसका accounting impact भी दिखेगा।
- Voucher save करें। अब यह Ledger, Trial Balance, P&L आदि में reflect करेगा।
Optional Voucher को edit करने के दौरान ध्यान देने योग्य बातें
- Entry को Optional से Regular बनाते समय data verify कर लें।
- Date, Ledger selection और amount को दुबारा check करें।
- यदि entry गलत हो, तो आप फिर से इसे Optional बना सकते हैं या delete भी कर सकते हैं।
Key differences between Optional Vouchers and Regular Vouchers in Hindi
| Feature | Optional Voucher | Regular Voucher |
|---|---|---|
| Accounting Impact | नहीं होता | पूरा होता है |
| Reports में दिखाई देता है? | नहीं | हाँ |
| Use Purpose | Draft/Test/Review Entry | Final Transaction Record |
| Conversion Possible? | हाँ, इसे Regular में बदला जा सकता है | नहीं, यह पहले से ही final होता है |
| Editing Allowed? | हाँ | हाँ |
Summary Points
- Optional Voucher एक तरह की temporary या draft entry होती है।
- इसका उपयोग planning, review, training और audit में किया जाता है।
- यह Tally में accounting impact नहीं डालता जब तक इसे regular न किया जाए।
- आप Optional Voucher को किसी भी समय regular में बदल सकते हैं।
- यह beginners और professionals दोनों के लिए एक उपयोगी feature है।
FAQs
Tally में Optional Voucher एक ऐसा voucher होता है जिसे final नहीं माना जाता। यह एक draft entry के रूप में काम करता है जिसका accounting records पर कोई impact नहीं होता जब तक उसे regular voucher में convert न किया जाए।
Optional Voucher बनाने के लिए Accounting Vouchers में जाएं, कोई भी voucher type (जैसे Sales, Purchase) खोलें और Ctrl + L दबाकर Optional mode activate करें। अब जो भी entry आप करेंगे वह Optional Voucher होगी।
हां, आप किसी भी Optional Voucher को Daybook से खोलकर Ctrl + L दबाकर उसे Optional से हटाकर Regular बना सकते हैं और फिर Save कर सकते हैं।
नहीं, Optional Voucher किसी भी financial report जैसे Ledger, Trial Balance या Balance Sheet में reflect नहीं होता जब तक उसे Regular Voucher में convert न किया जाए।
Optional Voucher का उपयोग planning, review, audit purpose, draft entry, future transaction की तैयारी, और practice/training के लिए किया जाता है। यह safe और flexible तरीका है बिना accounting impact के entry करने का।
Optional Voucher को देखने के लिए Gateway of Tally से Daybook में जाएं, और फिर F4 दबाकर voucher type filter करें। "Optional" वाले vouchers पर "Optional" tag लगा होता है जिससे उन्हें पहचाना जा सकता है।