What is consumption journal in Tally and its uses in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Consumption Journal in Tally - Meaning, Usage & Inventory Impact
What is Consumption Journal in Tally and its Uses in Hindi
Introduction
Tally में Consumption Journal एक ऐसा विशेष Journal Entry होता है जिसका उपयोग किसी सामग्री (Stock Items) के उपयोग (Consume) को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। जब कोई कंपनी अपने स्टॉक से किसी Item को प्रोडक्शन, मैन्युफैक्चरिंग या ऑफिस उपयोग के लिए निकालती है, तो उस उपयोग को Consumption Journal के माध्यम से रिकॉर्ड किया जाता है। यह Entry केवल Accounting या Inventory के लिए नहीं बल्कि Management के लिए भी बहुत उपयोगी होती है।
Consumption Journal का उद्देश्य
- Stock की सही स्थिति को ट्रैक करना।
- Inventory Reports को Accurate बनाना।
- Production या Internal Use के लिए निकले सामान का Record रखना।
- Raw Material या Store Items की Consumption दिखाना।
- Accounting Reports को Inventory Data से जोड़ना।
उदाहरण
मान लीजिए कि एक Company ने 10 kg Raw Material "Steel" का उपयोग मशीन बनाने के लिए किया है, तो उसे Stock से बाहर दिखाना होगा लेकिन कोई Sale नहीं हुई है। ऐसे में Consumption Journal का उपयोग किया जाता है।
Recording Consumption of Stock using Journal Entry in Hindi
Journal Entry से Consumption कैसे रिकॉर्ड करें?
Tally में Consumption को रिकॉर्ड करने के लिए आपको एक विशेष Journal Voucher Type बनाना होता है जिसे Stock Journal या Consumption Journal कहते हैं। नीचे इसके Steps दिए गए हैं:
Step-by-step प्रक्रिया
- Gateway of Tally > Inventory Vouchers पर जाएं।
- F7 दबाएं (Stock Journal के लिए)।
- Production या Consumption के लिए Voucher Screen खुलेगा।
- Left Side में उस Item को डालें जो Consume हो रही है।
- Right Side खाली छोड़ सकते हैं या यदि Output Product बना है तो उसे डालें।
- Godown का Selection करें यदि Multiple Godown Enable किया है।
- Narration में Consumption का कारण लिखें।
- Enter दबाकर Save करें।
Example Entry
मान लीजिए:
- Raw Material: Iron Rods – 50 units
- Purpose: Fabrication Work
तो आप Left Side में Iron Rods डालेंगे और Right Side में Output Product अगर है तो उसे डाल सकते हैं या खाली छोड़ सकते हैं।
Setup and Configuration for Consumption Journal in Hindi
Consumption Journal को Enable कैसे करें?
- Gateway of Tally > F11: Features > Inventory Features में जाएं।
- “Use tracking numbers (Y/N)” को Yes करें।
- “Enable Zero Valued Transactions” को Yes करें यदि कोई Output Item नहीं बन रही।
Stock Journal Voucher Activate करें
- Gateway of Tally > Accounts Info > Voucher Types > Alter पर जाएं।
- Stock Journal Voucher को Select करें।
- Is this a Stock Journal? – Yes करें।
- Use as a Manufacturing Journal – No करें यदि केवल Consumption Entry चाहिए।
- Inventory Values are affected – Yes रखें।
Ledger और Stock Items बनाना
- Raw Materials के लिए Stock Items बनाएं।
- Consumption को Category या Godown से अलग track करना हो तो Multiple Godowns Enable करें।
- Ledger में Consumption जैसे एक Ledger बना सकते हैं अगर Accounting में भी दिखाना हो।
Impact of Consumption Transactions on Inventory in Hindi
Inventory पर क्या प्रभाव पड़ता है?
- Stock में से जो Items Consume हुई हैं, वह Quantity कम हो जाती है।
- Consumption Transactions से Stock Summary Update होता है।
- Production Cost या Manufacturing Report में इसका असर दिखता है।
- Godown-wise Reports में सही Stock दिखता है।
Stock Summary पर असर
जब आप Consumption Journal बनाते हैं, तो Stock Summary Report में उस Particular Item की Quantity घट जाती है। इससे आपको पता चलता है कि कितना सामान आपके पास बचा है और कितना Use हो चुका है।
Inventory Valuation पर असर
Consumption Entries Inventory Valuation को भी Affect करती हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी Item को निकालते हैं जिसकी Per Unit Cost ₹100 है, और आपने 10 Units निकालीं, तो ₹1000 की Value आपकी Inventory से कम हो जाएगी।
Inventory Reports जिनमें असर होता है
- Stock Summary
- Godown Summary (यदि Godown Enable किया गया हो)
- Movement Analysis
- Consumption Report (यदि Cost Center या Job Work Use किया गया हो)
Reporting में सुधार
यदि आप Consumption Journal का सही उपयोग करते हैं, तो आपके पास Raw Material के इस्तेमाल की पूरी जानकारी रहती है जिससे Production Planning, Costing और Budgeting अधिक सटीक होती है।
Bonus Tips for Beginners
- यदि Output Product नहीं बन रही, तो Right Side को खाली रखें।
- Always Narration में Reason डालें – जैसे "For Internal Use" या "For Production".
- Zero Value Transactions Enable करना न भूलें यदि कोई Item Free में Use हो रही है।
- Item Cost Methods (FIFO, Average, etc.) को सही तरह से Configure करें।
एक छोटा उदाहरण टेबल के माध्यम से
| Item Name | Quantity | Purpose | Consumed From | Rate | Total Value |
|---|---|---|---|---|---|
| Steel Rod | 20 | Machine Fabrication | Main Godown | ₹150 | ₹3,000 |
ऊपर दिए गए उदाहरण में Steel Rod की Quantity 20 Godown से Consume हुई है जिसका उपयोग Machine Fabrication में हुआ है। इसका Total Value ₹3000 है, जो Inventory से कम हो जाएगी।
Code Format (यदि कभी Item का Use Journal में करना हो)
Gateway of Tally → Inventory Vouchers → F7 (Stock Journal)
Left Side (Consumption):
Item: Steel Rod
Quantity: 20
Rate: ₹150
Narration: Used for Machine Fabrication
Right Side: (Leave blank if no Output Product)
Save Entry.