Meaning of invoice entry in a class situation in Tally in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Invoice Entry using Voucher Class in Tally Guide
Meaning of Invoice Entry in a Class Situation in Tally in Hindi
Tally में Invoice Entry का मतलब होता है किसी सामान की बिक्री या खरीद के समय उसका रिकॉर्ड बनाना। लेकिन जब हम Tally में "Class" का इस्तेमाल करते हैं, तो हम एक ऐसा तरीका अपनाते हैं जिससे हम automatically predefined accounting entries को set कर सकते हैं। इससे समय की बचत होती है और गलती की संभावना कम हो जाती है।
Voucher Class एक ऐसी सुविधा है जो Tally में उपलब्ध है और इसका उपयोग हम खासकर Sales और Purchase वाउचर में करते हैं। इससे हम यह तय कर सकते हैं कि किस तरह की एंट्री, कौन-सी Ledger में जाए और किस तरह से Calculation हो।
उदाहरण:
- मान लीजिए कि आप एक दुकान चलाते हैं और आपको हर बार एक ही तरह के Tax और Ledger Entry करनी होती है। ऐसे में आप एक Voucher Class बना सकते हैं जिसमें आप predefined settings कर देते हैं।
- जैसे: “Retail Sale” नाम की एक Class बनाकर, उसमें GST, Discount, Sales Ledger और Party Ledger सब सेट कर सकते हैं।
फायदे:
- हर बार manually Ledger select नहीं करना पड़ता।
- गलतियां कम होती हैं।
- Time बचता है और Consistency बनी रहती है।
How to Use Voucher Class while Making Invoice Entry in Hindi
Voucher Class का इस्तेमाल करते समय आपको कुछ steps follow करने होते हैं। नीचे दिए गए तरीके से आप Class का प्रयोग कर सकते हैं।
Step by Step Process:
- Step 1: Gateway of Tally > Accounts Info > Voucher Types > Alter
- Step 2: Sales या Purchase वाउचर चुनें
- Step 3: उसमें Voucher Class का नाम डालें, जैसे "Retail Sales"
- Step 4: Class के अंदर Auto Allocations सेट करें जैसे कि:
- Sales Ledger
- GST Ledger
- Discount या Rounding Off Ledger
- Step 5: अब जब आप Sales Entry करेंगे तो Voucher Class को Select करें
ध्यान देने योग्य बातें:
- Voucher Class केवल उसी समय दिखाई देता है जब आपने Voucher Type में उसे जोड़ा हो।
- Voucher Entry करते समय आपको सिर्फ Quantity, Rate और Party Name डालनी होती है, बाकी सब Ledger खुद भर जाते हैं।
Automating Sales and Purchase Invoice Entry using Class in Hindi
Tally में Automation का मतलब है की एक बार setting करके बाद में हर बार पूरा Entry process अपने आप हो जाए। इसके लिए हमें Voucher Class बहुत काम आती है।
Sales Invoice में Automation कैसे करें:
- एक Voucher Class बनाएं जिसका नाम हो "GST Sales"।
- उसमें ये सेट करें:
- Default Sales Ledger – Sales @ 18%
- Tax Ledger – Output CGST, Output SGST
- Rounding Off – Optional
- अब जब आप Invoice बनाएंगे, सिर्फ Qty और Rate डालना है, बाकी सब अपने आप भर जाएगा।
Purchase Invoice में Automation कैसे करें:
- एक Voucher Class बनाएं "GST Purchase" नाम से।
- उसमें ये सेट करें:
- Default Purchase Ledger – Purchase @ 18%
- Tax Ledger – Input CGST, Input SGST
- इससे आपका Purchase Voucher भी auto-filled होगा।
Ledger Allocation Format:
| Component | Ledger Name | Type |
|---|---|---|
| Item Sale | Sales @ 18% | Sales |
| GST Output | Output CGST | Duty & Taxes |
| GST Output | Output SGST | Duty & Taxes |
| Discount | Discount Allowed | Indirect Expenses |
Common Errors and Solutions during Class-based Invoice Entry in Hindi
Voucher Class का इस्तेमाल करते समय कई बार नए users को कुछ Errors आते हैं, जिनका समाधान भी आसान है।
Common Errors:
- Error 1: Voucher Class दिखाई नहीं दे रहा
- Reason: आपने Voucher Type में Class create नहीं की या inactive है
- Solution: Gateway of Tally > Accounts Info > Voucher Types > Alter करके Class जोड़ें
- Error 2: Wrong Ledger में Amount चला गया
- Reason: Allocation या Mapping गलत है
- Solution: Voucher Type > Alter > Class > Ledger Mapping को ठीक से जांचें
- Error 3: GST Calculation गलत आ रही है
- Reason: Item master में Tax rate सेट नहीं किया गया
- Solution: Inventory Info > Stock Item > GST Details में जाकर सही दर भरें
Extra Tips:
- हर Class के लिए एक नाम रखें जो उसके Function को दर्शाए – जैसे “Retail Sale” या “Wholesale Sale”
- Ledger Mapping करते समय ध्यान रखें कि सभी Tax Ledgers सही Group में बने हों
- रोजाना entry करने से पहले एक बार Class की settings check कर लें
Code Example - Voucher Class कैसे Set करें:
Gateway of Tally → Accounts Info → Voucher Types → Alter → Sales
→ Name of Class: Retail Sales
→ Default Accounting Allocations:
- Sales @ 18% (Primary)
- Output CGST 9%
- Output SGST 9%
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