What is Cheque Printing and how it works in accounting software in Hindi

What is Cheque Printing and how it works in accounting software in Hindi

Cheque Printing एक ऐसा फीचर है जो accounting software में हमें manual तरीके से cheque भरने की ज़रूरत को खत्म करता है। पहले के समय में लोग cheque को हाथ से भरते थे, जिसमें गलती होने की संभावना ज़्यादा होती थी। लेकिन आज के advanced accounting software जैसे Tally, Busy, Zoho Books आदि में cheque printing की सुविधा होती है, जिससे आप software के माध्यम से cheque पर सीधे सभी details print कर सकते हैं।

इसमें आप cheque के ऊपर party का नाम, amount (in numbers और words दोनों में), date, और account holder का नाम आसानी से print कर सकते हैं। यह तरीका न सिर्फ तेज़ है बल्कि गलती की संभावना भी कम होती है।

Cheque Printing कैसे काम करता है?

• सबसे पहले आप accounting software में bank account create करते हैं।
• फिर उस bank से संबंधित cheque की layout settings करते हैं।
• जब आप payment voucher बनाते हैं तो software आपको cheque print करने का विकल्प देता है।
• एक बार layout सेट हो जाने के बाद आप same layout बार-बार use कर सकते हैं।

यह process पूरी तरह automatic होती है, बस आपको सही alignment और formatting करनी होती है। चलिए अब जानते हैं कि bank details configure कैसे करें।

How to configure bank details for Cheque Printing in Hindi

Cheque Printing को सही ढंग से इस्तेमाल करने के लिए सबसे पहला step होता है – अपने बैंक की details को सही से configure करना।

Bank details configure करने के स्टेप्स:

• Accounting software जैसे Tally या Busy खोलें।
• Gateway of Tally में जाएं → Accounts Info → Ledger → Create
• Ledger का नाम डालें: जैसे "HDFC Bank" या जिस bank से आप cheque print करना चाहते हैं।
• Under: Bank Accounts
• Bank details में IFSC Code, Account Number, Branch Name जैसी जानकारी भरें।
• Cheque Book के नंबर series को भी सेट करें (जैसे 000001 से 000100 तक)।

जब आप ये setup करते हैं तो software जान जाता है कि किस बैंक का cheque layout आपको देना है और किस details को cheque पर print करना है।

कुछ ज़रूरी बातें:

• Ledger create करते समय cheque printing को enable ज़रूर करें।
• Bank name सही डालना बहुत जरूरी है ताकि future में कोई mismatch न हो।
• Cheque Number series सही सेट करें ताकि duplicate cheque न बने।

Steps to align and format layout for Cheque Printing in Hindi

Cheque Printing को perfect बनाने के लिए सबसे जरूरी चीज होती है – Layout को सही से format और align करना। क्योंकि हर बैंक का cheque थोड़ा अलग होता है।

Cheque Layout Alignment के Steps:

• Accounting software में Cheque Printing Configuration में जाएं।
• जहां cheque print होता है, उस window में "Format Cheque" या "Cheque Dimensions" जैसा option होता है।
• यहां आप अलग-अलग fields को set कर सकते हैं जैसे:
• Payee Name (Receiver का नाम)
• Date (तारीख)
• Amount in Numbers (₹10000)
• Amount in Words (Ten Thousand Rupees Only)
• A/C Payee Line (optional)

Alignment कैसे करें:

• सबसे पहले एक खाली cheque को A4 पे चिपका दें और उसपर trial print लें।
• जिस field की position गलत है उसे manually move करें - ऊपर, नीचे, दाएँ, बाएँ।
• हर बार changes save करें और फिर से test print लें।
• जब सभी fields exact जगह पर आ जाएं तो layout को final save कर दें।

यह method थोड़ा manual है लेकिन एक बार सेट हो गया तो हर cheque एकदम accurate print होता है।

कुछ Pro Tips:

• Payee name को cheque के box के अंदर proper alignment से रखें।
• Amount in Words में "Only" हमेशा डालें, जैसे "Twenty Thousand Only"
• Paper Size setting (A4, A5 etc.) सही चुनें।

Preview and test print options in Cheque Printing in Hindi

Cheque Printing से पहले ये देखना बहुत ज़रूरी होता है कि print ठीक तरह से हो रहा है या नहीं। इसलिए accounting software में Preview और Test Print जैसे options होते हैं।

Preview कैसे देखें?

• जब आप payment voucher बनाते हैं और cheque print करने जाते हैं, तो वहां "Preview" का option होता है।
• इस पर click करने से cheque का एक digital preview दिखता है – कि कहां-क्या print होगा।
• यह preview आपको print लेने से पहले गलती पकड़ने का मौका देता है।

Test Print क्यों जरूरी है?

• जब आप पहली बार कोई नया layout बना रहे हों तो Test Print ज़रूर लें।
• Test Print में आप A4 paper पर print लेकर देख सकते हैं कि alignment सही है या नहीं।
• कभी-कभी printer की settings या margin भी problem कर सकती है, जिसे Test Print से identify किया जा सकता है।

Test Print के Steps:

• Cheque Printing Window में जाएं।
• Test Print पर click करें।
• Paper insert करें और Printer से एक print निकालें।
• Cheque को उस पर रखकर match करें कि सभी fields सही जगह पर हैं या नहीं।
• अगर नहीं हैं तो फिर से layout edit करें।

कुछ common issues जो Test Print से पकड़ में आते हैं:

• Payee name थोड़ा ऊपर या नीचे print हो रहा है।
• Date line से बाहर जा रही है।
• Amount in Words दो lines में आ रहा है।
• Cheque के margin से printer कट कर रहा है।

इसलिए कभी भी final cheque print करने से पहले Preview और कम से कम एक Test Print ज़रूर करें।

Cheque Printing करने वाले popular accounting software:

अब आप एक beginner होते हुए भी cheque printing को आराम से समझ सकते हैं और खुद से layout configure कर सकते हैं। ये feature accounting और payment management को न केवल आसान बनाता है, बल्कि professional भी दिखाता है।

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