What is Re-write Data in Tally and why it is required in Hindi

What is Re-write Data in Tally and why it is required in Hindi

Tally एक बहुत ही लोकप्रिय accounting software है जो छोटे और मध्यम व्यवसायों में बहुत ज़्यादा उपयोग किया जाता है। लेकिन कई बार Tally में काम करते समय कुछ ऐसी समस्याएं सामने आती हैं जैसे data corrupt होना, error आना, या system crash के कारण data सही तरीके से open न होना। ऐसे समय में एक बहुत ही उपयोगी feature होता है – Re-write Data। Re-write Data एक ऐसा process होता है जो Tally के अंदर मौजूद corrupted या damaged data को ठीक करता है और उसे फिर से एक सुरक्षित format में convert करता है। इसका प्रयोग तब किया जाता है जब:

• Data open नहीं हो रहा हो
• Error आ रहा हो जैसे "File not found", "Data corrupted", "Invalid voucher" आदि
• Unexpected power failure या system shutdown के बाद data में problem आ जाए
• Data backup से restore करने के बाद भी काम न करे

इसलिए, जब भी data सही तरीके से load न हो रहा हो या कुछ गड़बड़ी दिखाई दे रही हो, उस समय Re-write Data का उपयोग करना आवश्यक हो जाता है।

Situations where Re-write Data can resolve corruption or errors in Hindi

Tally में जब किसी कारण से data corrupt हो जाता है, तो वह कई प्रकार की समस्याओं के रूप में सामने आता है। नीचे कुछ सामान्य situations दी गई हैं जहां Re-write Data करने से समस्याएं हल हो जाती हैं:

• Unexpected Shutdown: यदि system अचानक बंद हो गया और Tally बंद नहीं हुआ था, तो data damage हो सकता है।
• Power Failure: अचानक power cut के कारण भी data आधा save हो सकता है और corrupt हो सकता है।
• Error Messages: "Invalid voucher", "Company not accessible", "Unable to load company" जैसे error messages आते हैं।
• Data Restore Failure: यदि आपने backup से data restore किया है लेकिन वह open नहीं हो रहा है, तब Re-write Data मदद करता है।
• Voucher Display Issue: Voucher list open नहीं हो रही, या voucher की details गड़बड़ दिख रही हो।

इन सभी परिस्थितियों में Re-write Data एक तरह से data को repair करने का काम करता है। यह पुराने data को पढ़कर नए format में फिर से store करता है जिससे errors हट जाते हैं।

Step-by-step guide to safely perform Re-write Data in Tally in Hindi

Re-write Data करने से पहले कुछ सावधानियां और step-by-step process जानना जरूरी होता है। नीचे इस process को आसान भाषा में बताया गया है ताकि कोई भी beginner इसे आसानी से कर सके।

• Step 1: सबसे पहले Tally software को बंद करें अगर वह पहले से open है।
• Step 2: अब Tally को फिर से open करें, लेकिन company को open न करें।
• Step 3: Gateway of Tally पर आने के बाद Ctrl + Alt + R key एक साथ दबाएं।
• Step 4: अब आपके सामने एक list खुलेगी जिसमें सभी available companies दिखाई देंगी।
• Step 5: उस company को select करें जिसे आप Re-write करना चाहते हैं।
• Step 6: अब Tally आपसे confirmation मांगेगा – “Are you sure you want to rewrite data?”
• Step 7: Yes पर क्लिक करें या 'Y' दबाएं।
• Step 8: अब Tally company data को Re-write करना शुरू कर देगा।
• Step 9: कुछ समय बाद process complete हो जाएगा और message दिखेगा – "Rewrite complete".

इस प्रक्रिया के दौरान Tally पुराने corrupted data को पढ़कर उसे फिर से नए तरीके से store करता है। इस वजह से पहले आने वाले errors या corruptions खत्म हो जाते हैं।

Backup precautions before using Re-write Data in Hindi

Re-write Data एक powerful tool है लेकिन इसका उपयोग करते समय कुछ सावधानियां रखना बहुत जरूरी होता है ताकि कोई भी data loss न हो। नीचे कुछ जरूरी precautions दिए गए हैं जिन्हें हमेशा follow करना चाहिए:

• 1. Backup जरूर लें: Re-write करने से पहले अपने original data का backup लेना बहुत जरूरी है। यह सबसे महत्वपूर्ण step है।
• 2. अलग folder में backup store करें: अपने data का backup किसी अलग और सुरक्षित folder में रखें ताकि जरूरत पड़ने पर उसे restore किया जा सके।
• 3. Rename करके backup करें: जैसे “CompanyXYZ_Backup_June2025” इस तरह नाम देकर रखें जिससे आसानी से पहचान सकें।
• 4. Data Location Verify करें: जिस folder से आप Re-write कर रहे हैं, वह सही हो – गलत company select न हो जाए।
• 5. Internet पर backup न रखें: हमेशा local system, pen drive या external hard disk में offline backup रखें।

इन steps को follow करने से आप किसी भी प्रकार की data loss या confusion से बच सकते हैं। हमेशा Re-write से पहले proper backup बनाना एक smart और safe practice मानी जाती है।

Re-write के उपयोग के लाभ

नीचे Re-write Data के कुछ मुख्य लाभ बताए गए हैं:

• Corrupted data को automatically repair कर देता है
• System errors को ठीक करता है और company data को फिर से accessible बनाता है
• Vouchers, reports और balances को फिर से सही करता है
• Software performance में सुधार करता है

Re-write Data से जुड़े कुछ महत्वपूर्ण तकनीकी शब्द

English शब्द	हिंदी अर्थ	उपयोग
Rewrite	पुनः लेखन	Corrupt data को सही करने की प्रक्रिया
Corruption	डेटा की खराबी	जब data ठीक से load नहीं होता
Backup	प्रतिलिपि	सुरक्षित रखने के लिए data की copy
Voucher	लेन-देन रसीद	Entry का रिकॉर्ड जो गलती के कारण corrupt हो सकता है

यदि आप Tally का उपयोग करते हैं और कभी भी उपरोक्त समस्याओं का सामना करते हैं, तो Re-write Data एक भरोसेमंद उपाय है। लेकिन हर बार इस्तेमाल से पहले backup लेना बिल्कुल न भूलें। यह accounting के छात्रों और beginners के लिए एक बहुत ही महत्वपूर्ण concept है, जिसे जानना और समझना जरूरी है।

FAQs