What are Overdue Payables and their effect on vendor relationships in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Overdue Payables Report in Tally Prime – Complete Guide
Table of Contents
What are Overdue Payables and their effect on vendor relationships (in Hindi)
Overdue Payables क्या होते हैं?
Overdue Payables का मतलब होता है वो payments जो हमें अपने vendors (उधार देने वाले suppliers) को निश्चित समय (credit period) में कर देने चाहिए थे, लेकिन किसी कारणवश समय पर नहीं कर पाए। यानी जो बिल due date के बाद भी बकाया हैं, उन्हें हम Overdue Payables कहते हैं।
Overdue Payables कब और कैसे बनते हैं?
- जब कोई कंपनी अपने supplier से credit में purchase करती है, तो supplier एक निश्चित payment terms देता है, जैसे 30 दिन में भुगतान करें।
- अगर उन 30 दिनों के अंदर payment नहीं किया गया, तो वो payment overdue
- Overdue Payables आपके accounting system (जैसे Tally Prime) में automatically track होते हैं।
Vendor relationship पर क्या प्रभाव पड़ता है?
- अगर हम लगातार overdue payments करते रहते हैं, तो vendor का विश्वास कमजोर हो सकता है।
- Vendor हमें आगे से credit देना बंद कर सकता है या payment terms को सख्त कर सकता है।
- कुछ cases में vendor late fees या interest charge करना शुरू कर सकता है।
- Business की image खराब होती है, और भविष्य में business relation टूट भी सकते हैं।
How to track overdue payments using Payables report (in Hindi)
Payables Report क्या होती है?
Payables Report एक ऐसी रिपोर्ट होती है जो हमें बताती है कि हमें किन-किन vendors को कितना पैसा देना है और कब देना है। Tally Prime या किसी भी accounting software में यह report हमें सभी outstanding और overdue balances को clearly दिखाती है।
Payables Report से Overdue कैसे Track करें?
- Step 1: Tally में Gateway of Tally → Display More Reports → Outstanding Reports → Payables में जाएं।
- Step 2: यहाँ सभी creditors और उनके balances दिखाई देंगे।
- Step 3: आप "Due Date wise" या "Bill wise" detail देख सकते हैं जिससे पता चलेगा कि कौन से bills overdue हैं।
- Step 4: आप aging analysis भी कर सकते हैं जैसे 0-30 days, 31-60 days overdue आदि।
Overdue Analysis के फायदे
- हमें तुरंत पता चल जाता है कि किस vendor को पहले payment करना है।
- Cash Flow को plan करने में मदद मिलती है।
- Time पर payment करके हम interest और penalty से बच सकते हैं।
Managing credit period and payment terms for Overdue Payables (in Hindi)
Credit Period और Payment Terms क्या होते हैं?
Credit Period वह समय होता है जो vendor आपको payment करने के लिए देता है। जैसे 15 दिन, 30 दिन या 60 दिन। Payment Terms का मतलब होता है वो शर्तें जिन पर vendor आपको सामान देता है, जैसे - "Net 30" - पूरा भुगतान 30 दिन में करें। "2/10 Net 30" - अगर 10 दिन में payment करते हैं तो 2% discount मिलेगा, वरना 30 दिन में full payment करें।
Effective Management कैसे करें?
- हर purchase entry में credit days properly डालें ताकि Tally में correct due date दिखे।
- Vendor master में payment terms set करें ताकि automatic overdue calculation हो सके।
- Time से पहले payment schedule बना लें और accounts department को notify करें।
- Reminders और alerts का उपयोग करें ताकि due date miss ना हो।
- Vendors के साथ regular बातचीत करें ताकि trust बना रहे।
टिप्स for beginners
- हर सप्ताह Payables Report चेक करें।
- High priority vendors को पहले pay करें।
- Part payment या advance payment के options को consider करें।
- Recurring overdue से बचने के लिए payment discipline बनाएं।
Preventing interest penalties through timely analysis of Overdue Payables (in Hindi)
Interest Penalty क्यों लगती है?
- जब हम due date के बाद भी payment नहीं करते हैं तो vendor अपने नियमों के अनुसार interest या penalty charge कर सकता है।
- यह charges business की unnecessary cost बढ़ा देते हैं।
कैसे बचें Interest Penalty से?
- Overdue Payables की weekly monitoring करें।
- Payables Report से aging detail देखें और overdue amounts को prioritize करें।
- Auto reminders या alerts लगाएं ताकि कोई payment भूल न जाए।
- Vendor से early payment discount की negotiation करें।
Interest Avoid करने के Practical तरीके
| Action | Benefit |
|---|---|
| Payment schedule बनाना | Time पर payment होने से penalty नहीं लगती |
| Regular report analysis | Overdue quickly detect हो जाता है |
| Accounting software का use | Automatic alerts और reports मिलती हैं |
| Vendor से समझौता करना | Interest waiver या extra time मिल सकता है |
छोटे व्यापारियों के लिए सुझाव
- अगर possible हो तो post-dated cheques या NEFT schedules पहले से बना लें।
- Vendor की goodwill को नुकसान ना पहुंचाएं।
- पैसे की कमी हो तो vendor को inform करके extension लें।
FAQs
Overdue Payables वे payments होती हैं जो किसी supplier को तय समय (credit period) के अंदर नहीं की गई होती हैं। जब किसी बिल की due date निकल जाती है और उसका भुगतान नहीं हुआ होता है, तो वह Overdue Payable बन जाता है।
Overdue Payables की वजह से vendors का भरोसा कम हो सकता है। इससे वे credit देना बंद कर सकते हैं, payment terms सख्त कर सकते हैं या interest charges लगाना शुरू कर सकते हैं जिससे व्यापारिक संबंधों पर बुरा असर पड़ता है।
Tally Prime में Gateway of Tally → Display More Reports → Outstanding Reports → Payables में जाकर आप Due Date wise या Bill wise overdue payments को आसानी से देख सकते हैं।
Payables Report यह दिखाती है कि किस vendor को कितना payment बकाया है और कब देना है। इससे आप priority से payment कर सकते हैं और interest या penalty से बच सकते हैं।
Effective credit period management के लिए vendor master में payment terms सेट करें, हर entry में due date डालें, और regular Payables Report को analyze करें ताकि किसी भी payment की delay ना हो।
Timely payment schedule बनाकर, auto reminders लगाकर और weekly report analysis करके आप Overdue Payables पर लगने वाले interest और penalties से आसानी से बच सकते हैं।