How to migrate Tally data to a new system or location in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Tally Data Migration and Folder Setup Guide
How to migrate Tally data to a new system or location in Hindi
What is Tally Data Migration
जब हम पुराने कंप्यूटर या पुराने लोकेशन से Tally का data किसी नए कंप्यूटर या लोकेशन पर ले जाते हैं, तो उसे हम Tally Data Migration कहते हैं। ये प्रक्रिया बहुत सरल होती है लेकिन इसके लिए कुछ सावधानियाँ ज़रूरी होती हैं ताकि आपका data corrupt न हो या खो न जाए।
Steps to Migrate Tally Data
- सबसे पहले अपने पुराने सिस्टम में Tally खोलें और उस company का नाम नोट करें जिसका data आपको माइग्रेट करना है।
- अब Tally का data directory path पता करें। ये path Tally में F12 → Data Configuration के अंदर दिया गया होता है।
- उस path पर जाकर आपको Data नाम का एक folder मिलेगा, इसके अंदर हर company के लिए एक folder होता है जैसे
10001,10002वगैरह। - इस पूरे
Datafolder को आप USB drive, external hard disk या Google Drive पर कॉपी कर सकते हैं। - अब नए सिस्टम में Tally install करें और installation के बाद Tally खोलें।
- F12 → Data Configuration में जाकर पुराने data का path सेट करें या copy किया गया folder उसी default directory में paste कर दें।
- अब Tally खोलें और Select Company में जाकर देखें कि company दिख रही है या नहीं।
Setting up auto-backup folder structure for Tally in Hindi
Why Auto Backup is Important
कई बार system crash, virus attack या गलती से delete हो जाने की वजह से Tally data खो सकता है। इसलिए auto-backup रखना बहुत जरूरी है ताकि आपके पास हर समय एक safe copy बनी रहे।
Steps to Setup Auto-Backup in Tally
- Tally खोलें और Gateway of Tally → F11: Features → Accounting Features में जाएं।
- नीचे आपको एक ऑप्शन मिलेगा Enable Auto Backup, इसे Yes कर दें।
- अब Tally हर बार जब भी आप data save करेंगे, एक backup copy बनाएगा।
- Backup files Tally की data directory में ही
Backupनाम के folder में बनते हैं।
Folder Structure Design
Auto-backup के लिए folder structure कुछ इस प्रकार से होना चाहिए:
Tally.ERP9
├── Data
│ ├── 10001
│ ├── 10002
├── Backup
│ ├── 10001_Backup_YYYYMMDD.zip
│ ├── 10002_Backup_YYYYMMDD.zip
यह structure follow करने से आप पुराने backup को आसानी से identify और restore कर सकते हैं।
Fixing missing or corrupted folder issues in Tally directory in Hindi
Common Folder Issues
- Company का नाम Tally में नहीं दिख रहा
- Data folder accidentally delete हो गया है
- Corrupted data file की वजह से Tally crash हो रहा है
How to Fix These Issues
- पहले check करें कि आपकी Tally data directory सही है या नहीं। F12 → Data Configuration में path verify करें।
- Data folder में जाकर देखें कि company folders मौजूद हैं या नहीं (जैसे 10001)।
- अगर कोई folder missing है तो हो सकता है accidentally delete हो गया हो। ऐसी स्थिति में आप backup से restore कर सकते हैं।
- Corrupt data की स्थिति में, Tally का एक built-in tool आता है जिसका नाम है Rewrite। Tally को command prompt से इस तरह चलाएं:
tally.exe /rewrite
- यह command corrupt data को repair करने की कोशिश करता है।
- अगर फिर भी issue solve न हो, तो आप किसी पुराने backup से restore करें।
Folder naming conventions and best practices in Tally data setup in Hindi
Best Folder Naming Practices
- Tally automatically हर company को एक numeric folder ID देता है जैसे
10001। लेकिन आप चाहें तो इन folders को एक नाम वाले folder में group कर सकते हैं। - हर company का एक छोटा description भी आप Excel में maintain करें, जिससे mapping करना आसान हो।
Recommended Practice
नीचे एक suggested structure दिया गया है जो multiple companies के data को manage करने में मदद करेगा:
Tally.ERP9
├── Data
│ ├── 10001 (ABC Pvt Ltd)
│ ├── 10002 (XYZ Traders)
├── Backup
│ ├── 10001_Backup_20250617.zip
│ ├── 10002_Backup_20250617.zip
├── CompanyMap.xlsx
Do's and Don'ts
| Do's | Don'ts |
|---|---|
| हर company के data का weekly backup रखें | Same folder में manual और auto data मिलाकर confusion न करें |
| Folder को numbering के साथ साथ नाम से map करें | Old backups को indefinite time तक store न करें |
| एक Excel file में mapping maintain करें | Company delete करने से पहले उसका backup न लेना एक गलती होगी |
FAQs
Tally data ko naye computer par transfer karne के लिए aapko purane system se Data folder copy karna hoga jo usually Tally.ERP9\Data ke andar hota hai. Phir is folder ko naye system me same jagah paste karein aur Tally me Data path configure karein.
Auto backup setup karne के लिए Tally me Gateway of Tally → F11 → Accounting Features me jaake "Enable Auto Backup" option ko Yes karein. Backup files Tally ke Backup folder me automatically generate hoti hain.
Agar aapne auto backup enable kiya hua hai to Backup folder se latest .zip file ko extract karke Data folder me paste karein. Fir Tally me company select karke data open karein.
Company show na hone ka reason galat Data path ho sakta hai. F12 → Data Configuration me jaakar correct path set karein. Agar phir bhi issue aaye to check karein ki Data folder me relevant company ka folder (jaise 10001) available hai ya nahi.
Corrupted data fix karne ke liye Tally ko command prompt se
tally.exe /rewrite command ke sath chalayein. Ye command Tally ke internal data ko rebuild karta hai.
Tally by default numeric folder names deta hai jaise 10001, 10002. Best practice ye hai ki aap ek Excel sheet me company name ke sath in folder IDs ka mapping maintain karein, jisse identification easy ho.