How to create a new group manually in Tally in Hindi

How to create a new group manually in Tally (in Hindi)

Group क्या होता है Tally में?

Tally में Group एक तरह का category system होता है जिसमें हम अलग-अलग Ledger accounts को एक साथ classify करके रखते हैं। इससे हमारी accounting system ज़्यादा organized और समझने में आसान हो जाती है। हर Group का एक नाम होता है और वो एक parent group के अंतर्गत आता है। जैसे - "Sundry Debtors", "Indirect Expenses", "Current Assets" इत्यादि। Tally में पहले से कुछ predefined groups होते हैं, लेकिन जरूरत पड़ने पर हम अपना नया Group भी बना सकते हैं।

New Group बनाने के Steps

• सबसे पहले Tally को open करें और उस Company को select करें जिसमें आप Group बनाना चाहते हैं।
• Gateway of Tally से ➝ Accounts Info में जाएं।
• अब ➝ Groups पर क्लिक करें।
• अब ➝ Create पर क्लिक करें।
• अब Group creation screen खुलेगा। इसमें नीचे दिए गए details भरें:
• Name: यहाँ उस Group का नाम डालें जो आप बनाना चाहते हैं। जैसे - "Bank Charges"
• Alias: यदि आप कोई shortcut नाम या दूसरा नाम देना चाहें तो यहाँ डालें, नहीं तो खाली छोड़ सकते हैं।
• Under: यहाँ parent group सेलेक्ट करें जिसके अंदर यह नया Group आएगा। जैसे - "Indirect Expenses"
• Should quantities be added?: अगर यह inventory से जुड़ा हुआ Group है तो Yes करें, नहीं तो No रखें।
• सारी जानकारी भरने के बाद Enter दबाकर Accept कर लें।

Altering or modifying group classification in Tally (in Hindi)

Group को Alter करना क्यों ज़रूरी होता है?

कई बार गलती से किसी Group को गलत category (parent group) में डाल दिया जाता है या उसका नाम गलत लिख दिया जाता है। ऐसी स्थिति में हमें Group को Alter करने की ज़रूरत पड़ती है जिससे कि हमारा accounting structure सही रहे।

Group को Alter करने के Steps

• Gateway of Tally से ➝ Accounts Info में जाएं।
• अब ➝ Groups पर क्लिक करें।
• अब ➝ Alter पर क्लिक करें।
• अब Group की list खुल जाएगी। इसमें से उस Group को चुनें जिसे आप modify करना चाहते हैं।
• Group के details खुलेंगे जिन्हें आप बदल सकते हैं:
• Name: Group का नाम बदल सकते हैं।
• Under: Group को किसी दूसरे parent group के अंतर्गत classify कर सकते हैं।
• Quantities Add: यदि inventory linked है तो Yes/No बदल सकते हैं।
• परिवर्तन करने के बाद Enter दबाकर Accept करें।

Displaying group-wise ledger summary in Tally (in Hindi)

Group-wise Ledger Summary क्या होती है?

Group-wise Ledger Summary का मतलब होता है किसी Group के अंतर्गत आने वाले सभी Ledger का summarized view। इससे हमें यह जानने में आसानी होती है कि किसी particular group में कितनी entries हुई हैं और उसकी financial स्थिति क्या है।

Group-wise Summary देखने के Steps

• Gateway of Tally पर जाएं।
• Display menu को select करें।
• अब ➝ Account Books में जाएं।
• अब ➝ Group Summary पर क्लिक करें।
• अब उस Group का नाम डालें जिसका summary देखना चाहते हैं। जैसे - "Indirect Expenses"
• Enter करें ➝ उस Group के सारे Ledger और उनकी details screen पर दिख जाएंगी।

Ledger Summary में दिखाई देने वाली जानकारियाँ

• Ledger Name: उस Group में आने वाले सभी Ledger के नाम।
• Opening Balance: लेखा वर्ष की शुरुआत में उनकी balance क्या थी।
• Transactions: कितनी debit/credit entries हुई हैं।
• Closing Balance: लेखा वर्ष के अंत में उनकी स्थिति क्या है।

Best practices for managing ledgers and groups in Tally (in Hindi)

Ledger और Group Management के लिए कुछ महत्वपूर्ण Tips

Tally में सही accounting के लिए Ledger और Group का सही classification बहुत जरूरी होता है। नीचे कुछ best practices दी गई हैं जिन्हें follow करना चाहिए:

• Group को logically organize करें: हमेशा Ledger को सही Group में डालें जैसे कि "Electricity Bill" को "Indirect Expenses" में और "Cash" को "Cash-in-Hand" में।
• Unnecessary Groups और Ledgers न बनाएं: जितना जरूरी हो उतना ही Ledger और Group बनाएं, नहीं तो system complex हो जाएगा।
• Ledger का नाम clear और understandable हो: जैसे "Rent Paid" के नाम से ही पता चले कि ये किराए का खर्च है।
• Duplicate Ledger नाम न बनाएं: एक ही नाम से दो Ledger बनाने से confusion होता है और accounting गलत हो सकती है।
• Regularly Groups और Ledger को review करें: हर महीने या हर quarter में एक बार Group और Ledger की जांच करें कि सब कुछ सही group में है या नहीं।

Inventory से जुड़े Ledger में Units जरूर define करें

अगर आप inventory भी maintain करते हैं तो Ledger बनाते समय units (nos, kgs, meters etc.) को define करना जरूरी है ताकि reports में proper stock summary आ सके।

Ledger Creation के समय क्या ध्यान रखें?

• Correct Group चुनना: सबसे महत्वपूर्ण है कि Ledger सही Group में जाए।
• GST enabled हो तो GST Details भरें: जैसे GST Number, Registration Type etc.
• Bank Ledger हो तो Bank details डालें: जैसे IFSC, Branch Name, Account Number इत्यादि।

Ledger और Group Reports को Export करें

Tally में किसी भी Group या Ledger की report को Excel, PDF या XML में export कर सकते हैं जिससे analysis करना आसान हो जाता है।

Ledger और Group Printing का उपयोग करें

Reports print करके hard copy maintain करना accounting audit के समय बहुत उपयोगी होता है। इसके लिए ➝ Display ➝ Account Books ➝ Group Summary या Ledger पर जाकर ➝ Print करें।

FAQs