What is Splitting Company Data and when to use it in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Splitting Company Data in Tally Prime – Complete Guide in Hindi
What is Splitting Company Data and when to use it in Hindi
What is Splitting Company Data?
Tally में Splitting Company Data एक ऐसा फ़ीचर है जिसकी मदद से हम किसी एक Company के बड़े Data को दो या उससे अधिक भागों में बाँट सकते हैं। यह प्रक्रिया विशेष रूप से उस समय उपयोगी होती है जब कंपनी का डेटा बहुत बड़ा हो जाता है, जिससे Tally की स्पीड धीमी हो जाती है या सिस्टम पर लोड बढ़ता है।
आसान भाषा में कहें तो Splitting का मतलब होता है "Company Data को दो हिस्सों में बांटना" – जैसे एक पुराना साल और एक नया साल। इससे Tally की Performance बेहतर होती है और पुराने डेटा को अलग से सुरक्षित रखा जा सकता है।
When to use Splitting Company Data?
- जब आपका Company Data बहुत बड़ा हो जाए और Tally स्लो काम करने लगे।
- जब नया Financial Year शुरू हो गया हो और पुराने वर्ष का Data अलग रखना चाहते हों।
- जब आप Back-Up, Audit या Data Transfer को आसान बनाना चाहते हों।
- जब आप Data को Finanacial Year के हिसाब से Maintain करना चाहते हों।
Pre-requisites before Splitting Company Data in Tally in Hindi
Splitting से पहले की तैयारी
Company Data को Split करने से पहले कुछ जरूरी बातें और Step होते हैं, जिन्हें ध्यान में रखना बहुत जरूरी है ताकि Data Safe रहे और कोई Error ना आए।
1. Complete Data Verification
- सबसे पहले Tally में Gateway of Tally > Display More Reports > Statements of Accounts > Statistics में जाकर यह देख लें कि कितने Masters और Vouchers बने हुए हैं।
- फिर Gateway of Tally > Utilities > Verify Company Data में जाकर Data को Check करें।
- अगर कोई Error आए तो उसे पहले सुधार लें।
2. Take Backup
- Data Split करने से पहले पूरा Back-Up लेना जरूरी है।
- Backup लेने के लिए Gateway of Tally > Alt + F3 > Backup में जाएं।
- Back-Up को किसी Safe Location पर रखें ताकि ज़रूरत पड़ने पर Restore किया जा सके।
3. Know Your Financial Year
- Company को जिस Financial Year से Split करना है, उसे पहले अच्छे से समझ लें।
- उदाहरण के लिए, अगर आपका Financial Year 01-04-2023 से 31-03-2024 तक है और आप इसे Split करना चाहते हैं, तो नया Data 01-04-2024 से शुरू होगा।
4. Optional: Rename Split Company
- Split के बाद दो नई Company बनती हैं - एक Old Year और दूसरी New Year के लिए।
- आप चाहें तो इनका नाम अलग-अलग रख सकते हैं जैसे “ABC Pvt Ltd 2023-24” और “ABC Pvt Ltd 2024-25”
How to split financial years using Splitting Company Data in Hindi
Step-by-step प्रक्रिया
- Tally Prime को Open करें।
- Gateway of Tally पर जाएं।
- Alt + F3 दबाएं या Company Info में जाएं।
- Split Data पर Click करें।
- अब Select Company में उस Company को चुनें जिसे आप Split करना चाहते हैं।
- अब Tally आपसे Financial Year पूछेगा कि आप किस Date पर Split करना चाहते हैं।
- उदाहरण: यदि आप 31-03-2024 को Year End मानते हैं, तो Split Date होगी 01-04-2024।
- Confirm करें और Tally दो नई Company Files बना देगा।
Split के बाद आपको क्या मिलेगा?
- दो अलग-अलग Company: एक Old Year के लिए और एक New Year के लिए।
- Old Company में पुराने साल के सारे Entries रहेंगी।
- New Company में Balance Sheet का Opening Balance रहेगा और आप New Entries इसमें कर सकते हैं।
Important Points
- Split करने के बाद Company Automatically Load नहीं होती, आपको Company List से Load करनी होती है।
- New Company में केवल Balances होते हैं, कोई पुरानी Entries नहीं होतीं।
- Old Company में आप Entry Add नहीं कर सकते, केवल देख सकते हैं।
Benefits of reducing file size through Splitting Company Data in Hindi
Splitting Company Data के फायदे
- Speed Improvement: Company Data छोटा हो जाता है जिससे Tally की Speed बेहतर हो जाती है।
- Data Organization: हर Financial Year के लिए अलग Data रहने से Records को ढूंढना और Audit करना आसान हो जाता है।
- Data Safety: पुराने Data में कोई गलती से Entry नहीं हो सकती, जिससे Data Secure रहता है।
- Backup Management: छोटे Size के Files होने से Backup जल्दी बनता है और Space की बचत होती है।
- Compliance: GST, Audit, और Accounting Reports को Year-wise बनाना आसान हो जाता है।
File Size कम होने के प्रभाव
| बिना Split | Split के बाद |
|---|---|
| Data Size बड़ा, Performance स्लो | Data छोटा, Performance बेहतर |
| Single File में सभी वर्ष | Year-wise अलग-अलग Files |
| Backup Time ज्यादा | Backup जल्दी और आसान |
Practice और Exam Point of View से जरूरी बातें
- Splitting का इस्तेमाल हर साल Financial Year End पर किया जा सकता है।
- यह Tally में Data Maintenance का सबसे जरूरी हिस्सा है।
- Accountant, Tally Operator, और Students को यह Feature अच्छे से आना चाहिए।
संक्षेप में
- Splitting से Data को Manage करना आसान होता है।
- हर साल एक नई Company File बना सकते हैं।
- पुराना डेटा सुरक्षित रहता है और नया डेटा अपडेट किया जा सकता है।
FAQs
Tally में Splitting Company Data का मतलब होता है किसी एक Company के बड़े Data को दो या उससे अधिक हिस्सों में बाँटना, जैसे – पुराने Financial Year और नए Financial Year में। इससे Tally की स्पीड बढ़ती है और पुराने डेटा को सुरक्षित रखा जा सकता है।
जब Company का Data बहुत बड़ा हो जाए, Tally स्लो काम करने लगे, या नया Financial Year शुरू हो जाए, तब Splitting Company Data करना चाहिए। इससे Data Management आसान हो जाता है।
Tally में Company Data को Split करने के लिए Alt + F3 दबाएं → Split Data चुनें → Company Select करें → Split Date डालें (जैसे 01-04-2024) → Enter करें। इसके बाद दो नई Company Files बन जाएंगी।
Split से पहले Company Data को Verify करना, Backup लेना, Financial Year को समझना और अगर ज़रूरत हो तो Company का नाम Rename करना जरूरी होता है। इससे Data Safe और Error-Free रहता है।
Split के बाद दो Company Files बनती हैं – एक पुरानी Year की और दूसरी नई Year की। पुरानी Company में पुरानी Entries रहती हैं और नई Company में Opening Balances के साथ नया Data Add किया जाता है।
Splitting से Tally की Speed बढ़ती है, File Size कम होती है, Backup जल्दी बनता है, Compliance आसान हो जाता है और Year-wise Accounting Records को Maintain करना सरल होता है।