What is export invoice in Tally and when to use it in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Export Invoice in Tally: Foreign Currency, LUT/Bond GST & Reconciliation Guide
What is Export Invoice in Tally and When to Use it (in Hindi)
Export Invoice क्या होता है?
Export Invoice एक ऐसा व्यापारिक दस्तावेज़ होता है जो तब बनाया जाता है जब कोई कंपनी या व्यापारी अपने देश से बाहर किसी विदेशी ग्राहक को सामान या सेवाएं भेजता है। इस invoice में सभी जरूरी जानकारियां होती हैं जैसे – buyer का नाम, country, currency, items की details, quantity, rate, और सबसे महत्वपूर्ण foreign currency के अनुसार total value।
Tally में Export Invoice क्यों और कब बनाना चाहिए?
- जब कोई business विदेश (foreign country) को goods या services बेचता है।
- जब deal foreign currency में होती है (जैसे Dollar, Euro, Pound)।
- जब आपको GST rules के अनुसार LUT या Bond के तहत invoice बनाना हो।
- जब आपको export sales का अलग से track रखना हो।
Export Invoice बनाना जरूरी होता है ताकि आप सरकार को दिखा सकें कि आपने export किया है और उस पर GST लागू नहीं है या zero-rated है। यह compliance के लिए और refund claim के लिए भी जरूरी है।
Steps to Create Export Invoice with Foreign Currency (in Hindi)
Foreign Currency को Enable और Configure करना
- Gateway of Tally → F11: Features → Accounting Features में जाएं।
- Enable Multi-Currency: Yes करें।
Currency Master बनाएं
- Gateway of Tally → Accounts Info → Currencies → Create
- Name: USD (या जो currency हो)
- Symbol: $
- Formal Name: US Dollar
- ISO Currency Code: USD
- Number of Decimal Places: 2
- Conversion Rate: 1 USD = INR 83 (example)
Ledger Master बनाना
- Customer Ledger: Create under Sundry Debtors, currency में USD select करें।
- Sales Ledger: Create under Sales Accounts, Use GST: Yes, Nature of Transaction: Export Without Payment (LUT/Bond)।
Inventory Items बनाएं
- Item Create करें → Units set करें → GST applicable रखें।
Export Invoice Create करना
- Gateway of Tally → Accounting Vouchers → F8: Sales
- Voucher Date: Export Date
- Party A/c Name: Foreign Customer
- Sales Ledger: Export Without Payment
- Item Details भरें
- Currency select करें: USD
- Conversion Rate भरें (Example: 1 USD = ₹83)
- Total Amount Foreign Currency में आएगा, INR में भी दिखेगा
Export Invoice with LUT/Bond and GST Compliance (in Hindi)
LUT और Bond क्या होते हैं?
- LUT (Letter of Undertaking): एक declaration है जो व्यापारी सरकार को देता है कि वह export करेगा और उसके बदले में GST नहीं लेगा।
- Bond: जब LUT approve न हो, तो व्यापारी bond भरता है और guarantee देता है कि वह export करेगा।
GST Compliance के लिए जरूरी बातें
- GST Registration होना चाहिए।
- LUT form GST RFD-11 से भरा जाना चाहिए।
- GST Portal से LUT नंबर लेना होगा।
- Tally में Sales Ledger पर "Export Without Payment" सेट करना होगा।
- HSN Code, Place of Supply और Export Type जरूर भरें।
GST Details Tally में कैसे भरें?
- Ledger में Nature of Transaction: Export Without Payment
- Tax Rate: Zero (0%)
- Invoice पर LUT का reference number mention करें।
- GST के लिए सभी जरूरी fields जैसे GSTIN, Country, State सही रखें।
Tracking Export Sales and Reconciliation in Tally (in Hindi)
Export Sales को Track करने के तरीके
- Gateway of Tally → Display More Reports → GST Reports → GSTR-1
- GSTR-1 में Table 6A देखें - Export Invoices यहीं दिखेंगे।
- आप Export Register भी देख सकते हैं: Display → Account Books → Sales Register → Export Filter
Foreign Currency Reconciliation
- जब Payment foreign currency में आता है, तो Bank Ledger पर भी currency सेट करें।
- Bank Reconciliation Statement में foreign inflow match करें।
- Exchange Gain/Loss ledger create करें – ये Ledger exchange rate के फर्क को दिखाता है।
Exchange Gain/Loss को कैसे Handle करें?
- Example: आपने Invoice बनाया 1 USD = ₹83 पर, पर Payment मिला 1 USD = ₹84
- तो ₹1 का profit हुआ – इसे Exchange Gain कहा जाएगा।
- इसी प्रकार Loss भी calculate होगा।
- Tally में Adjustment Voucher से इस Gain/Loss को record किया जाता है।
Report और Summary कैसे देखें?
- Display → Account Books → Day Book या Sales Register
- Multi-Currency Reports → Gateway of Tally → Display → Multi-Currency
- GST Reports → Export Summary → Input/output tax credit impact चेक करें
Sample Table for Currency Conversion
| Invoice Date | Currency | Rate (INR) | Invoice Value (USD) | Invoice Value (INR) |
|---|---|---|---|---|
| 01-Apr-2025 | USD | 83 | 1,000 | ₹83,000 |
| Payment Date | USD | 84 | 1,000 | ₹84,000 |
Important Note
- Export Invoice बनाने से पहले GSTIN और LUT Number अपडेट रखें।
- Foreign Customer का Address, Country, और Currency सही रखें।
- GST reports में सही details दिखाना अनिवार्य है, वरना mismatch हो सकता है।
FAQs
Export Invoice एक ऐसा accounting document है जो तब बनाया जाता है जब कोई व्यापारी या कंपनी विदेश में ग्राहक को सामान या सेवाएं भेजती है। Tally में इसे Foreign Currency, GST compliance और Export category के हिसाब से बनाया जाता है।
जब भी कोई company विदेश (foreign country) को सामान या services बेचती है और transaction foreign currency में होती है, उस समय Export Invoice बनाना जरूरी होता है, खासकर अगर GST compliance (LUT/Bond) शामिल हो।
Gateway of Tally में जाकर F11: Features → Accounting Features में जाएं और "Enable Multi-Currency" को Yes करें। इसके बाद Currency master create करें जिसमें conversion rate और currency details भरनी होती है।
LUT (Letter of Undertaking) एक declaration होता है जो exporter देता है कि वह बिना GST चुकाए goods/services export करेगा। अगर LUT नहीं है तो Bond भरा जाता है जो एक प्रकार की guarantee होती है GST compliance के लिए।
Sales Voucher में जाकर Export Customer select करें, Sales Ledger को "Export Without Payment" पर सेट करें, Foreign Currency चुनें और GST details जैसे HSN Code, Place of Supply और LUT reference number भरें।
Gateway of Tally → Display → GST Reports → GSTR-1 → Table 6A में Export Invoices की जानकारी देखें। Foreign payments के लिए Bank Ledger में currency और conversion rate सेट कर के Exchange Gain/Loss को Adjustment Voucher से record करें।