What are Tracking Numbers in Tally and their significance in Hindi

What are Tracking Numbers in Tally (in Hindi)

Introduction

Tally में Tracking Number एक ऐसा सुविधा है जिससे हम Inventory और Accounting Transactions को आपस में जोड़ सकते हैं। यह उन स्थितियों में उपयोगी होता है जब Goods की Physical Movement और Accounting Entry एक ही समय पर नहीं होती। यानी माल का आना या जाना और उसका Payment या Bill अलग-अलग समय पर होता है।

Significance of Tracking Numbers in Tally

• यह माल और पैसे के लेन-देन को एक दूसरे से जोड़ता है।
• यह Purchase Order या Sales Order को माल के Receipt या Delivery से Connect करता है।
• यह Accounting Voucher को Inventory Voucher से Link करता है।
• इससे हमें पता चलता है कि कौन सी वस्तु कब आई और उसका बिल कब बना।
• यह Stock की सही Tracking और Control में मदद करता है।

How to use Tracking Numbers in Purchase and Sales Orders (in Hindi)

Tracking Number enable कैसे करें?

• Gateway of Tally > F11: Features > Inventory Features में जाएं।
• "Use Tracking Numbers (Delivery/Receipt Notes)" को Yes करें।

Purchase Order के साथ Tracking Number कैसे जोड़ें?

• Gateway of Tally > Inventory Vouchers > F9: Purchase Order दबाएं।
• Party का नाम डालें।
• Items डालें और Quantity तथा Rate भरें।
• Tracking Number पूछे जाने पर New Tracking Number चुनें या Create करें।

Receipt Note में Tracking Number जोड़ना

• Gateway of Tally > Inventory Vouchers > F9: Receipt Note दबाएं।
• Party चुनें और वही Items चुनें जो Purchase Order में थीं।
• Tracking Number की जगह “Not Applicable”, “New Number” या Existing Number चुनें।
• यहाँ आप उसी Tracking Number को चुन सकते हैं जो Purchase Order में था।

Sales Order के साथ Tracking Number कैसे जोड़ें?

• Gateway of Tally > Inventory Vouchers > F8: Sales Order दबाएं।
• Customer का नाम डालें।
• Items और Quantity भरें।
• Tracking Number जोड़ें।

Delivery Note में Tracking Number जोड़ना

• Gateway of Tally > Inventory Vouchers > F8: Delivery Note चुनें।
• Customer का नाम चुनें।
• Items डालें और Tracking Number को Select करें।

Linking Inventory Vouchers with Tracking Numbers (in Hindi)

Inventory और Accounting Vouchers के बीच Link कैसे बनता है?

Tracking Number से आप Accounting Voucher (जैसे कि Purchase या Sales) को Inventory Voucher (Receipt Note या Delivery Note) से जोड़ सकते हैं।

Example: Purchase Voucher और Receipt Note Link करना

• पहले Receipt Note एंट्री करें, इसमें Tracking Number डालें।
• अब Purchase Voucher बनाते समय Tracking Number डालें।
• जब दोनों में एक ही Tracking Number होगा, तो Tally खुद दोनों को जोड़ देगा।

Tracking Number Selection Options

Multiple Items के लिए Tracking Number

• हर Item के लिए अलग-अलग Tracking Number बनाना संभव है।
• या आप एक ही Tracking Number कई Items में इस्तेमाल कर सकते हैं।

Advantages of using Tracking Numbers for inventory traceability (in Hindi)

Inventory Traceability के लिए Tracking Number के लाभ

• हर Item की पूरी Journey का रिकॉर्ड रहता है – Order से लेकर Receipt/Delivery तक।
• Stock की सही स्थिति जानने में मदद मिलती है।
• Accounting और Inventory में mismatch की संभावना कम हो जाती है।
• Auditing और GST Return के लिए सटीक डेटा मिलता है।
• Order fulfillment को Track करना आसान हो जाता है।

Practical Example

मान लीजिए आपने 10 Computer का Purchase Order दिया है। Supplier ने माल भेज दिया लेकिन अभी Invoice नहीं आया। ऐसे में आप Receipt Note बनाते समय एक Tracking Number जोड़ते हैं। बाद में जब Invoice आता है, तो Purchase Voucher में वही Tracking Number डालते हैं। इससे Tally दोनों को जोड़ देता है और आप आसानी से ट्रैक कर सकते हैं कि यह Invoice किस Receipt से जुड़ा है।

Audit और Compliance में सहायता

• Tracking Number से आपको Proper Record मिलता है जो Auditor को भी आसानी से समझ में आता है।
• GST Filing में भी Purchase और Sales का Proof मिल जाता है।

Automation और Error Prevention

• Manual Link करने की जरूरत नहीं रहती।
• Human Error की संभावना घटती है।
• Tally खुद ही आपको Existing Tracking Number दिखाता है ताकि आपको ढूंढ़ना न पड़े।

Report में Use

• Stock Summary और Movement Analysis में Tracking Number के आधार पर Reports तैयार की जा सकती हैं।
• Inventory Flow पूरी तरह Track होती है।

FAQs