Introduction to Common Printing Options in Tally and ERP tools in Hindi

Introduction to Common Printing Options in Tally and ERP tools in Hindi

जब हम Tally या किसी भी ERP tools का उपयोग करते हैं, तो हमारा मुख्य उद्देश्य होता है business data को accurately maintain और प्रेज़ेंट करना। लेकिन एक और बहुत ही ज़रूरी काम होता है — report या invoice को print करना। इसी काम को आसान बनाने के लिए Common Printing Options का प्रयोग किया जाता है।

Common Printing Options का मतलब होता है कि एक ही जगह से हम multiple चीज़ें सेट कर सकते हैं — जैसे कि paper size, orientation, margins, font, printer selection आदि। Tally और बाकी ERP software में ये options हमें user friendly interface में मिलते हैं ताकि हम बिना किसी technical knowledge के भी print settings को customize कर सकें।

Tally में जब हम कोई भी report या invoice प्रिंट करने जाते हैं, तब हमें एक Common Printing Menu दिखाई देता है, जहां से हम basic से लेकर advanced तक की print settings को manage कर सकते हैं। ये menu इतना simple होता है कि एक beginner भी आसानी से इसे समझ सकता है और customize कर सकता है।

Features of Common Printing Options

• Paper size set करना
• Page orientation बदलना (Portrait या Landscape)
• Printer select करना
• Print format चुनना (Text या Graphics)
• Font का आकार और style सेट करना
• Margins को adjust करना
• Page alignment को define करना

ये सभी features एक ही जगह पर होने की वजह से user को बार-बार settings में जाने की ज़रूरत नहीं पड़ती और printing process तेज़ और आसान हो जाता है।

How to set paper size and orientation using Common Printing Options in Hindi

जब हम कोई भी invoice, report या voucher print करना चाहते हैं, तो हमें सबसे पहले यह तय करना होता है कि उस डॉक्युमेंट का paper size और orientation क्या होगा।

Step-by-step प्रक्रिया:

• Step 1: जिस डॉक्युमेंट को print करना है उसे open करें।
• Step 2: Alt + P दबाकर Print Menu में जाएं।
• Step 3: “Printer Configuration” को चुनें।
• Step 4: वहां पर आपको “Paper Size” और “Orientation” का option मिलेगा।
• Step 5: Paper size में A4, A5, Letter, Legal जैसे options होते हैं। जरूरत के अनुसार चुनें।
• Step 6: Orientation में दो option मिलते हैं — Portrait (खड़ा) और Landscape (आड़ा)।
• Step 7: Save करके बाहर आ जाएं और फिर प्रिंट करें।

इस प्रकार आप paper size और orientation को customize कर सकते हैं। सही orientation और size से आपके डॉक्युमेंट की readability और presentation बेहतर होती है।

Choosing printer and output formats in Common Printing Options in Hindi

ERP tools जैसे कि Tally में printer को चुनना और output format सेट करना एक महत्वपूर्ण प्रक्रिया होती है। यह step यह तय करता है कि डॉक्युमेंट किस प्रकार प्रिंट होगा — text format में या graphics format में।

Printer कैसे चुनें:

• Step 1: Alt + P दबाकर Print Menu खोलें।
• Step 2: Printer Selection वाले option पर जाएं।
• Step 3: आपके system में connected जितने भी printer हैं वो list में दिखेंगे।
• Step 4: किसी एक printer को arrow keys से चुनें और Enter दबाएं।

Output Format कैसे चुनें:

• Text Format: यदि आप सिर्फ basic plain text में प्रिंट करना चाहते हैं तो इस format को चुनें। यह तेज़ प्रिंट होता है और कम memory लेता है।
• Graphics Format: यदि आप high-quality print चाहते हैं जिसमें logo, table borders, formatting आदि हो, तो यह option चुनें।
• Dot Matrix या Inkjet printers के लिए अलग-अलग formats suggest किए जाते हैं।

इस प्रकार, सही printer और format चुनकर आप अपने डॉक्युमेंट को बेहतर तरीके से print कर सकते हैं और समय की भी बचत होती है।

Customizing font, alignment, and margins in Common Printing Options in Hindi

जब आप किसी report को print करते हैं तो उसकी presentation और clarity बहुत मायने रखती है। इसी purpose से font, alignment और margins को adjust करने की आवश्यकता होती है। Tally और अन्य ERP tools में ये options उपलब्ध हैं जिससे आप document को professional look दे सकते हैं।

Font Settings:

• Font Name: आप चाहे तो Arial, Times New Roman या Courier जैसे fonts चुन सकते हैं।
• Font Size: 8 से 14 तक की size commonly use होती है। Invoice के लिए 10 या 12 सही मानी जाती है।
• Font Style: Bold, Italic जैसे विकल्प भी available होते हैं।

Alignment Settings:

• Left alignment – Content बाएँ तरफ सेट होता है।
• Center alignment – Content center में दिखाई देता है।
• Right alignment – Content दाएँ तरफ सेट होता है।
• Voucher printing में आमतौर पर Left alignment use किया जाता है।

Margins Settings:

Margins का मतलब होता है कि आपके डॉक्युमेंट के चारों तरफ कितनी खाली जगह छोड़ी जाएगी। ये document की clarity और print के paper fitting के लिए ज़रूरी होता है।

Tally में Margin set करने के लिए आप Page Setup option में जाकर इन values को change कर सकते हैं। सही margin से print proper तरीके से page पर adjust होता है और document की look professional लगती है।

Final Tips:

• Font बहुत बड़ा या बहुत छोटा न रखें। readability बनी रहे।
• Alignment को report के हिसाब से set करें — जैसे center alignment सिर्फ title के लिए अच्छा होता है।
• Margins को बहुत कम न रखें, वरना प्रिंटर के edges कट सकते हैं।
• Preview जरूर देखें Print से पहले ताकि कोई गलती न हो।

इस तरह आप Common Printing Options का उपयोग करके अपने सभी Tally या ERP documents को user friendly और professionally formatted बना सकते हैं।

FAQs