How to create a new voucher type in Tally for custom needs in Hindi

How to create a new voucher type in Tally for custom needs in Hindi

Introduction

Tally एक बहुत ही लोकप्रिय accounting software है जो छोटे और बड़े व्यापारों में इस्तेमाल होता है। इसमें हम अलग-अलग प्रकार के vouchers का उपयोग करते हैं जैसे Payment, Receipt, Contra, Sales, Purchase आदि। लेकिन कई बार हमें अपने व्यापार की जरूरतों के अनुसार नया voucher type बनाना पड़ता है। इस लेख में हम सीखेंगे कि Tally में नया voucher type कैसे बनाएं, उसे कैसे modify करें, और उसमें inventory व accounts को कैसे enable करें। साथ ही, voucher बनाते समय किन बातों का ध्यान रखें, ये भी विस्तार से समझेंगे।

How to Create a New Voucher Type in Tally for Custom Needs in Hindi

• सबसे पहले Tally Prime खोलें और उस company को open करें जिसमें आप नया voucher बनाना चाहते हैं।
• Gateway of Tally से जाएँ Alter या Create की screen पर। यह आप कर सकते हैं इस path से: Gateway of Tally > Create > Voucher Type
• अब एक नई screen खुलेगी जहाँ आप voucher type का नाम डाल सकते हैं, जैसे “Loan Payment” या “Office Expenses”।
• Type of Voucher: यहाँ से आप select करें कि यह voucher किस प्रकार का होगा। उदाहरण: अगर यह एक payment से जुड़ा voucher है तो "Payment" चुने।
• Abbreviation: इसका उपयोग short name के रूप में होता है जैसे "LP" for "Loan Payment"।
• Use this voucher type for: यहाँ से आप चुन सकते हैं कि यह voucher Accounting Entry के लिए है या Inventory के लिए। यदि दोनों के लिए है तो दोनों enable करें।
• Make Optional by Default: यदि आप चाहते हैं कि यह voucher default रूप से optional रहे, तो इसे Yes करें।
• सारे सेटिंग्स भरने के बाद Ctrl + A दबाकर voucher को save करें।

Steps to Alter Voucher Type Settings like Numbering, Printing in Hindi

• पहले से बने किसी voucher को बदलने के लिए जाएं: Gateway of Tally > Alter > Voucher Type
• अब उस voucher को चुनें जिसे आप बदलना चाहते हैं।
• नीचे दिए गए important settings को ध्यान से बदलें:
  • Method of Numbering: यह सबसे जरूरी सेटिंग है। इसमें आप चुन सकते हैं:
    • Automatic (Tally खुद से numbers दे देगा)
    • Manual (आप manually number देंगे)
    • Multi-user Auto (multiple users के लिए auto numbering)
  • Use Advance Configuration: यदि आप चाहते हैं कि हर महीने या साल के हिसाब से numbering reset हो जाए, तो इस ऑप्शन को Yes करें और आवश्यक सेटिंग्स भरें।
  • Use effective dates for vouchers: अगर आपके voucher की date और entry date अलग-अलग हो सकती है, तो इसे Yes करें।
  • Print after saving voucher: यदि आप voucher save करते ही उसका print लेना चाहते हैं, तो इसे Yes करें।

Enabling Inventory and Accounts in Custom Voucher Type in Hindi

Tally में कुछ vouchers ऐसे होते हैं जो केवल accounting के लिए होते हैं और कुछ केवल inventory के लिए। लेकिन आप चाहें तो एक ही voucher में दोनों को enable कर सकते हैं। इसके लिए नीचे दिए गए steps को follow करें:

• Gateway of Tally > Alter > Voucher Type पर जाएं।
• अपना custom voucher चुनें जिसे आपने पहले बनाया है।
• Use for Accounting Entries: इस विकल्प को Yes करें।
• Use for Inventory Entries: इस विकल्प को भी Yes करें।
• अब आप इस voucher का उपयोग inventory और accounts दोनों entries के लिए कर सकते हैं।
• यदि आप चाहते हैं कि entry करते समय Stock Item और Quantity भी डालें, तो Inventory को जरूर enable करें।

Best Practices while Creating and Altering Voucher Type in Tally in Hindi

• हमेशा नया voucher बनाते समय उसका नाम ऐसा रखें जिससे उसका उद्देश्य साफ समझ आए जैसे “Petty Cash Expenses” या “Salary Advance”।
• Abbreviation छोटा और याद रखने लायक रखें जैसे PCX, SALADV आदि।
• यदि आप अलग-अलग types की entries (जैसे sales, returns, adjustments) कर रहे हैं, तो उनके लिए अलग-अलग voucher types बनाएं ताकि reports clear और accurate बनें।
• Numbering का format ऐसा रखें कि confusion न हो। यदि आप auto numbering का उपयोग कर रहे हैं, तो reset frequency जरूर सेट करें।
• Printing के लिए layout customize करें ताकि आपके business का नाम, address, GSTIN आदि सही ढंग से print हो।
• किसी भी voucher को बनाने या बदलने से पहले उसके impact को समझें क्योंकि गलत सेटिंग्स से आपकी Balance Sheet और Reports गलत हो सकती हैं।
• हर voucher type के लिए एक responsible person तय करें जो entries को verify करे।

Bonus Table: Numbering Methods Comparison

ै

FAQs