What is a Purchase Order and why Purchase Order Summary matters in Hindi

What is a Purchase Order and why Purchase Order Summary matters in Hindi

What is Purchase Order (Purchase Order क्या होता है)

Purchase Order (PO) एक ऐसा दस्तावेज़ होता है जिसे कोई कंपनी अपने supplier को भेजती है जब उसे कोई सामान या सेवाएं खरीदनी होती हैं। यह एक आधिकारिक अनुरोध होता है जिसमें quantity, rate, item का नाम, expected delivery date जैसी जानकारी होती है। यह buyer और supplier के बीच एक प्रकार का समझौता होता है जो future में delivery और payment के लिए reference बनता है।

• Purchase Order यह सुनिश्चित करता है कि supplier को स्पष्ट रूप से बताया गया है कि buyer को क्या चाहिए।
• यह business transactions को professional और documented बनाता है।
• Future में यदि कोई विवाद हो तो यह PO एक reference की तरह काम करता है।

Why Purchase Order Summary matters (Purchase Order Summary क्यों महत्वपूर्ण है)

Tally में Purchase Order Summary एक बहुत ही उपयोगी रिपोर्ट होती है जो आपको आपके सभी Purchase Orders की consolidated जानकारी देती है। इससे आपको यह जानने में मदद मिलती है कि कौन-से items के लिए order दिया गया है, कौन से supplier को order दिया गया है, किन orders की delivery अभी pending है और कौन से orders पूरा हो चुका है।

• यह summary आपकी purchase planning को आसान बनाती है।
• यह आपको pending orders पर नज़र रखने में मदद करती है।
• यह supplier-wise, item-wise और date-wise analysis करने की सुविधा देती है।
• इससे माल की delivery में transparency बनी रहती है।

How to view item-wise Purchase Order details in Purchase Order Summary in Hindi

Step-by-step प्रक्रिया Tally में

यदि आप Tally में item-wise Purchase Order देखना चाहते हैं, तो निम्नलिखित steps को follow करें:

• Gateway of Tally से Display में जाएं।
• फिर Statements of Inventory चुनें।
• अब Purchase Order Books या Purchase Order Summary पर जाएं।
• यहां F12: Configure बटन दबाकर आप view को item-wise बना सकते हैं।

Item-wise Order Summary की विशेषताएं

• आप देख सकते हैं कि कौन-से item का कितना quantity order किया गया है।
• कितनी quantity receive हुई है और कितनी अभी भी pending है।
• हर item के साथ supplier और rate की जानकारी भी मिलती है।

Item-wise Summary का Sample Format (तालिका)

Understanding supplier-wise pending orders from Purchase Order Summary in Hindi

Supplier-wise View कैसे देखे

Tally में आप supplier-wise pending Purchase Orders को बहुत आसानी से देख सकते हैं। इसके लिए:

• Gateway of Tally → Display → Statements of Inventory → Purchase Order Summary
• यहां आप F5: Columnar Report का उपयोग कर सकते हैं।
• F12: Configure में जाकर Supplier Name को primary column के रूप में select करें।

Pending Orders का अर्थ

Pending orders वह होते हैं जिनका order तो दिया जा चुका है, लेकिन अभी तक पूरा या आंशिक रूप से delivery नहीं हुआ है। इस summary से आप निम्नलिखित बातें जान सकते हैं:

• कौन से supplier से कितने items की delivery pending है।
• Pending quantity और उसका मूल्य।
• आप किन suppliers से बार-बार delay झेल रहे हैं।

Supplier-wise Pending Orders का Sample Format (तालिका)

Generating date-wise reports from Purchase Order Summary in Hindi

Date-wise Summary क्यों ज़रूरी है?

Date-wise Purchase Order Summary आपको यह समझने में मदद करता है कि किस तारीख को कौन सा order दिया गया था और कब तक उसे पूरा किया जाना था। इससे आप अपनी inventory और accounts को synchronize कर सकते हैं।

Date-wise Summary कैसे बनाएं

• Gateway of Tally पर जाएं।
• Display → Statements of Inventory → Purchase Order Summary
• F2: Period
• F12: Configure में Date Column को visible करें।

Date-wise Report Format (तालिका)

Final Note

Tally में Purchase Order Summary को सही तरीके से समझना और उपयोग करना हर व्यापारी, storekeeper या accountant के लिए जरूरी है। इससे न केवल खरीद प्रक्रिया में सुधार होता है, बल्कि आप अपनी inventory और supplier performance को भी track कर सकते हैं। इस रिपोर्ट की मदद से आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपका व्यवसाय समय पर material प्राप्त कर रहा है या नहीं।

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