What is bank reconciliation and why it is needed in Tally in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Bank Reconciliation Process in Tally in Hindi
What is Bank Reconciliation and why it is needed in Tally in Hindi
Bank Reconciliation का मतलब क्या होता है?
Bank Reconciliation एक ऐसा प्रोसेस है जिसमें हम अपनी कंपनी की books of accounts में मौजूद Bank Ledger को हमारे Bank Statement से मिलाते हैं। इसका मुख्य उद्देश्य होता है कि दोनों में जो transactions हैं, वो आपस में match करें या कोई अंतर हो तो उसे identify किया जा सके।
Tally में Bank Reconciliation क्यों जरूरी है?
- कभी-कभी कुछ entries जैसे cheque deposit या bank charges हमारे accounts में नहीं होते लेकिन Bank Statement में होते हैं।
- कुछ transactions जैसे cheque issue तो कर दिया गया लेकिन वो अभी तक bank में clear नहीं हुआ, तो ऐसे transactions के कारण bank balance अलग हो सकता है।
- Tally में Bank Reconciliation करने से हमारी accounting books accurate बनती हैं और किसी भी mismatch को आसानी से identify और correct किया जा सकता है।
Bank Reconciliation से क्या-क्या फायदे होते हैं?
- Company के पास real-time bank position की जानकारी रहती है।
- किसी भी fraud या error को समय रहते detect किया जा सकता है।
- Finance reports जैसे Balance Sheet और Cash Flow Statements ज्यादा accurate बनती हैं।
How to activate and open Bank Reconciliation feature in Tally in Hindi
Tally में Bank Reconciliation feature को चालू कैसे करें?
Tally में Bank Reconciliation को use करने के लिए आपको सबसे पहले Ledger बनाते समय या बाद में बैंक से related कुछ settings को enable करना होगा।
Steps:
- Gateway of Tally → Accounts Info → Ledgers → Create पर जाएं।
- Ledger Name में अपने Bank का नाम डालें (जैसे HDFC Bank)।
- Under में “Bank Accounts” को select करें।
- Provide bank details? को “Yes” करें।
- Bank Account Number, IFSC code, Branch Name जैसी जानकारी भरें।
- Enable cheque printing को भी Yes करें अगर आप cheque issue करते हैं।
- Save करें।
Bank Reconciliation Screen को कैसे खोलें?
- Gateway of Tally → Banking → Bank Reconciliation पर जाएं।
- अपना बैंक चुनें (जैसे HDFC Bank)।
- आपको वो screen दिखेगी जहाँ company की entries और bank की details दिखेंगी।
Steps to match Bank Statement with Company Books in Tally in Hindi
Bank Statement को Tally की books से match करने की प्रक्रिया
Bank Reconciliation करने का मतलब है कि आपके द्वारा की गई payments, receipts और bank से आए हुए statements को compare करना और differences को correct करना। इसे Tally में दो तरीके से किया जा सकता है:
Manual तरीके से:
- Bank Reconciliation screen में जाएं।
- हर एक entry के सामने Bank Date को manually enter करें जो actual bank में दिखाई दी है।
- जिन entries में Bank Date नहीं है, वो अभी तक bank में reflect नहीं हुई हैं।
Auto Reconciliation (Import Statement):
- Bank से .csv या .xml format में bank statement download करें।
- Gateway of Tally → Banking → Bank Reconciliation में जाएं।
- Import Bank Statement पर जाएं और file को select करें।
- Tally आपके transactions को bank के transactions से match करेगा।
Matching Rules:
Tally कुछ predefined logic use करता है जैसे:
- Amount matching
- Date range
- Instrument Number (जैसे Cheque no.)
Reconciliation के बाद:
- Matched entries के सामने Bank Date filled होती है।
- Unmatched entries को आप manually verify कर सकते हैं।
Difference Table:
| Transaction | Company Books में | Bank Statement में | Status |
|---|---|---|---|
| Cheque issued | Yes | No | Outstanding payment |
| Bank charges | No | Yes | Missing in books |
| Cheque deposit | Yes | No | Not yet cleared |
Solving mismatch errors during Bank Reconciliation in Hindi
Mismatch errors क्या होते हैं?
Bank Reconciliation करते समय अगर Tally में की गई entry और Bank Statement में आए हुए transaction में अंतर होता है, तो उसे mismatch error कहते हैं।
Common Mismatch Errors:
- Wrong amount enter कर देना।
- Date का mismatch (जैसे Tally में 1 April और Bank में 3 April)।
- Cheque no. गलत होना या missing होना।
- Bank charges या interest entries का missing होना।
इन errors को कैसे ठीक करें?
- Ledger Voucher में जाकर entries को correct करें।
- Missing entries को manually add करें।
- Wrong date या amount को edit करें।
- Bank charges और interest को separate vouchers के द्वारा record करें।
Tips for Accurate Reconciliation:
- हर महीने के अंत में reconciliation करना अच्छा रहता है।
- Bank से मिलने वाला monthly statement हमेशा रखें।
- Tally में cheque और deposit के instrument numbers जरूर भरें।
- Auto Import का उपयोग तभी करें जब आपको bank की file format का पूरा ज्ञान हो।
Bank Reconciliation से जुड़े कुछ जरूरी Points:
- Bank की statement में जो transaction दिखता है वो cash में नहीं होता बल्कि settlement से जुड़ा होता है, इसलिए उसे time पर books में reflect करना जरूरी है।
- Tally में Reconciliation करने से financial audit आसान हो जाता है।
- Reconciliation से आप यह भी समझ सकते हैं कि कितनी राशि अभी भी clear नहीं हुई है।
FAQs
Tally में Bank Reconciliation एक ऐसा प्रोसेस है जिसमें हम कंपनी के बैंक ledger को बैंक द्वारा भेजे गए actual bank statement से मिलाते हैं ताकि दोनों के balance और transactions match करें और कोई अंतर न रह जाए।
यह इसलिए जरूरी है क्योंकि कई बार company की books और actual bank records में अंतर हो सकता है जैसे cheque deposit का delay, bank charges, interest आदि। Reconciliation से ये अंतर पकड़े जा सकते हैं और accounts accurate रहते हैं।
Tally में Ledger बनाते समय या edit करते समय "Provide bank details?" को Yes करें और अपनी बैंक की पूरी जानकारी भरें। फिर Gateway of Tally → Banking → Bank Reconciliation में जाकर यह feature उपयोग कर सकते हैं।
Tally में Reconciliation screen में जाकर हर entry के सामने Bank Date डालें या Auto Reconciliation के लिए bank statement (.csv या .xml) import करें जिससे entries खुद-ब-खुद match हो जाएं।
Mismatch errors को ठीक करने के लिए Ledger में जाकर गलत amount, date या cheque no. को सुधारें और missing transactions को manually add करें। Bank charges या interest को separate vouchers से दर्ज करें।
हाँ, Tally में आप .csv या .xml format में bank statement import कर सकते हैं जिससे Tally आपके transactions को bank के transactions से automatically match कर देता है और reconciliation आसान हो जाता है।