What are Memorandum Vouchers and why they are used in accounting in Hindi

What are Memorandum Vouchers (in Hindi)

Introduction

Memorandum Voucher accounting की एक ऐसी विशेष entry होती है जिसे हम तब उपयोग करते हैं जब हमें कोई ऐसा लेन-देन दर्ज करना होता है जो अभी वास्तविक (actual) रूप में नहीं हुआ है या जिसके होने की अभी केवल संभावना है। इसे हम temporary entry या नोट बनाने के रूप में इस्तेमाल करते हैं। यह मुख्यतः tally जैसे accounting software में प्रयोग किया जाता है।

What are Memorandum Vouchers (in Hindi)

Memorandum Voucher एक प्रकार का temporary voucher होता है जो यह दर्शाने के लिए उपयोग किया जाता है कि कोई लेन-देन संभावित (possible) है, लेकिन अभी तक उस पर action नहीं लिया गया है। यह ऐसा document होता है जिसमें आप कोई भी जानकारी future के reference के लिए दर्ज करते हैं, लेकिन वह अभी accounting books में actual रूप में effect नहीं करता।

• यह एक non-accounting entry होती है।
• इससे ledger या किसी भी report में amount effect नहीं होता।
• जब लेन-देन की पुष्टि हो जाती है, तब इसे actual voucher में बदला जाता है।

Why are Memorandum Vouchers used in Accounting (in Hindi)

Memorandum Voucher का उपयोग accounting में कई महत्वपूर्ण कारणों से किया जाता है। इनका मुख्य उद्देश्य होता है संभावित लेन-देन को track करना ताकि future में जब actual transaction हो तब reference के तौर पर इस्तेमाल किया जा सके।

• Temporary रिकॉर्ड के रूप में इस्तेमाल किया जाता है।
• Internal use के लिए होता है, जैसे कि किसी employee को advance देना लेकिन वह अभी final नहीं हुआ है।
• Future verification के लिए जानकारी सेव करना।
• किसी प्रकार का estimate या suggestion का हिसाब रखना।

Examples of Memorandum Vouchers (in Hindi)

नीचे कुछ सामान्य examples दिए गए हैं:

• किसी employee को advance salary देने की योजना बनाना लेकिन अभी approve नहीं हुई।
• किसी customer के द्वारा cheque देने की सूचना, लेकिन cheque अभी जमा नहीं हुआ।
• कोई asset purchase करने का proposal जिसे director approve करेंगे तब उसे actual entry बनाया जाएगा।

How to record non-accounting entries using Memorandum Vouchers (in Hindi)

Step by Step Process in Tally (in Hindi)

Tally में Memorandum Voucher को create करने की प्रक्रिया बहुत सरल है:

• Step 1: Gateway of Tally पर जाएं।
• Step 2: Accounting Vouchers को select करें।
• Step 3: Keyboard से Ctrl + F10 press करें जिससे Memorandum Voucher window खुलेगी।
• Step 4: अब Party का नाम, Amount, Date और विवरण भरें।
• Step 5: Save कर दें।

Memorandum Voucher का Impact (in Hindi)

• यह किसी भी Balance Sheet, Ledger, Trial Balance या Profit & Loss पर असर नहीं डालता।
• यह केवल internal reporting और tracking के लिए use किया जाता है।

कब Record करें?

• जब आपको लगता है कि कोई transaction भविष्य में संभव है।
• जब approval pending हो।
• जब आपको किसी जानकारी को temporarily store करना हो।

Differences between regular vouchers and Memorandum Vouchers (in Hindi)

Comparison Table (in Hindi)

How to convert Memorandum Vouchers into actual vouchers (in Hindi)

Step-by-Step Process (in Hindi)

जब आपका transaction actual हो जाए, तब आप उस Memorandum Voucher को Regular Voucher में बदल सकते हैं। यह process tally में नीचे दी गई steps के अनुसार किया जाता है:

• Step 1: Gateway of Tally से Display → Daybook में जाएं।
• Step 2: Daybook में उस Memorandum Voucher को ढूंढें जिसे आप convert करना चाहते हैं।
• Step 3: उस voucher को select करें और Alt + H press करें।
• Step 4: फिर "Regular Voucher" पर क्लिक करें।
• Step 5: अब उसे update करें और Save कर दें।

Conversion के बाद क्या होता है?

• अब वह entry आपकी accounting books का हिस्सा बन जाती है।
• Ledger, Trial Balance, और बाकी reports में उसका असर दिखेगा।

Conversion से पहले किन बातों का ध्यान रखें

• Entry की correctness चेक करें।
• Proper approval या confirmation लें।
• Voucher type सही है या नहीं, जांच लें (Payment, Receipt, Journal आदि)।

FAQs