What is Group Breakup and why it is important in accounting in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Group Breakup Report in Tally Prime – A Complete Guide in Hindi
What is Group Breakup and why it is important in accounting (in Hindi)
Group Breakup क्या होता है?
Group Breakup एक accounting report होती है जो किसी एक specific accounting group के अंदर आने वाले सभी ledgers और उनके transactions को detail में दिखाती है। इस report के ज़रिए हम ये जान सकते हैं कि किसी group में किस-किस account का कितना योगदान है, कौन-कौन से ledger उस group के अंदर आते हैं, और किसका कितना balance है।
Accounting में Group Breakup क्यों ज़रूरी है?
- यह हमें group level पर financial जानकारी को और गहराई से समझने में मदद करता है।
- यह report internal audit और financial analysis के लिए बहुत उपयोगी होती है।
- अगर किसी group जैसे "Sundry Debtors" या "Indirect Expenses" का balance बहुत ज़्यादा है, तो हम Group Breakup से यह जान सकते हैं कि किन-किन ledgers की वजह से ऐसा हुआ है।
- यह हमें transparency और accuracy maintain करने में help करता है।
Beginner के लिए आसान उदाहरण:
मान लीजिए आपके पास एक group है - "Indirect Expenses"। इस group के अंदर कई ledger accounts होंगे जैसे Rent, Electricity, Office Maintenance आदि। अब आप ये जानना चाहते हैं कि इस पूरे group में कौन सा खर्च सबसे ज़्यादा है और कौन सा सबसे कम। Group Breakup आपको यही जानकारी देता है - हर ledger का अलग-अलग contribution और उसका balance।
Steps to generate Group Breakup report in Tally (in Hindi)
Tally में Group Breakup Report कैसे देखें?
Group Breakup report को generate करने के लिए नीचे दिए गए आसान steps को follow करें:
- Tally Prime को open करें।
- Gateway of Tally से Display More Reports पर जाएं।
- अब Accounts Books पर क्लिक करें।
- फिर Group Summary को select करें।
- यहां आपको सभी predefined groups की list दिखाई देगी।
- किसी एक group को select करें जैसे “Indirect Expenses”।
- अब इस पर Enter करते ही आपको उस group का Group Summary दिखेगा।
- अब इस summary को detail में देखने के लिए F1: Detailed button दबाएं या keyboard से F1 key प्रेस करें।
- अब आपके सामने आएगी Group Breakup Report – जिसमें उस group के सभी ledgers, उनके balances और उनके अंदर हुए transactions दिखेंगे।
Keyboard Shortcut:
Gateway of Tally → D (Display More Reports) → A (Account Books) → G (Group Summary) → Select Group → Press F1
Report में दिखाई देने वाली Details:
- Ledger Name
- Opening Balance
- Debit और Credit Transactions
- Closing Balance
Group Breakup vs Group Summary – Key Differences (in Hindi)
Group Summary क्या है?
Group Summary एक high-level रिपोर्ट होती है जो किसी भी accounting group का total balance दिखाती है। यह summary form में होती है और इस report में केवल group-level figures दिखते हैं, न कि individual ledger के detail।
Group Breakup और Group Summary में मुख्य अंतर:
| Basis | Group Summary | Group Breakup |
|---|---|---|
| Detail Level | High-level summary | Individual ledger-wise detail |
| Purpose | Quick overview of group balances | In-depth analysis of each ledger |
| Visibility | Total balance of the group | Ledger-wise debit, credit, and closing balance |
| Use Case | Management review | Audit और deep financial analysis |
Practical use of Group Breakup for audit and analysis (in Hindi)
Audit में Group Breakup कैसे मदद करता है?
- Auditor जब किसी group का verification करता है, तो उसे group के अंदर आने वाले हर ledger का detail देखना होता है। Group Breakup उन्हें यह सुविधा देता है।
- किसी भी unusual ledger balance को detect करने में यह report बहुत मदद करती है।
- अगर कोई expense या income ज़्यादा या कम हो रही है, तो इसका root cause ledger-level पर यही report identify करती है।
Financial Analysis में Group Breakup का उपयोग:
- Business के owner या accountant यह देख सकते हैं कि किस group में किस ledger का कितना impact है।
- Ledger-wise खर्चों का analysis किया जा सकता है जिससे future budgeting में सहायता मिलती है।
- अगर किसी group में कई ledgers हैं, तो उन सबका proportion समझने में यह रिपोर्ट सहायक है।
Real-life Example:
मान लीजिए एक company की "Indirect Expenses" group की total value ₹5,00,000 है। अब audit के दौरान यह जानना ज़रूरी हो जाता है कि यह राशि कहाँ-कहाँ खर्च हुई। Group Breakup से हम देख पाते हैं:
| Ledger Name | Amount |
|---|---|
| Rent | ₹2,00,000 |
| Electricity | ₹1,50,000 |
| Office Supplies | ₹1,00,000 |
| Miscellaneous | ₹50,000 |
अब हम साफ़ तौर पर देख सकते हैं कि total expenses में सबसे ज़्यादा खर्च Rent पर हुआ है। ऐसे insights से कंपनी बेहतर decision ले सकती है।
Report Export और Sharing:
- Tally से Group Breakup Report को Excel या PDF में export किया जा सकता है।
- Audit documents के साथ इस report को attach करके transparency बनाई जा सकती है।
- Management meeting में ledger-wise analysis के लिए ये report बहुत useful होती है।