What are Batch-wise Details in Tally Vouchers in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Batch-wise Inventory Vouchers Guide in Tally (in Hindi)
What are Batch-wise Details in Tally Vouchers (in Hindi)
Introduction
Tally में जब हम Inventory का management करते हैं, तो उसमें एक बहुत ही जरूरी feature होता है जिसे हम Batch-wise Details कहते हैं। यह feature खासकर उन business के लिए बहुत उपयोगी होता है जो ऐसी items को manage करते हैं जिनका production या expiry date होता है, जैसे कि medicines, food products, या cosmetics. Batch-wise management के ज़रिये हम यह पता लगा सकते हैं कि कौन सी item किस batch में आई थी, उसकी manufacturing date क्या है, और expiry date क्या है।
What is Batch-wise Management?
- Batch का मतलब होता है एक जैसा माल जो एक साथ बना या खरीदा गया हो।
- Tally में जब हम किसी item के लिए batch enable करते हैं, तो हर बार उस item की खरीद (Purchase) या बिक्री (Sale) करते समय हमें उस batch का नाम या नंबर डालना होता है।
- इससे यह फायदा होता है कि अगर कोई item खराब हो जाए या expire हो जाए तो हम यह track कर सकते हैं कि वो किस batch में था।
Example:
मान लीजिए आपके पास एक दवा है – Paracetamol. आपने यह दवा दो अलग-अलग समय पर खरीदी – एक बार January में और दूसरी बार March में। January वाली दवा की expiry है December और March वाली की expiry है अगले साल March. अब जब आप इसे बेचेंगे, तो आपको यह चुनना होता है कि किस batch से बेचना है।
Enabling Batch-wise Details in Stock Item configuration (in Hindi)
Step by Step Process:
Batch-wise Details को enable करने के लिए आपको Tally में कुछ settings करनी होती हैं। नीचे बताया गया है कि आप कैसे इसे सेट कर सकते हैं:
- Step 1: Gateway of Tally से F11 दबाएं और Inventory Features खोलें।
- Step 2: Option "Maintain batch-wise details" को Yes करें।
- Step 3: अगर आप Expiry date भी track करना चाहते हैं तो "Set expiry dates for batches" को भी Yes करें।
- Step 4: अब Gateway of Tally से Inventory Info में जाएं → Stock Items → Create या Alter पर जाएं।
- Step 5: जिस stock item के लिए आप batch-wise detail रखना चाहते हैं, उसमें नीचे की ओर जाएं और "Maintain in Batches" को Yes करें।
- Step 6: अब जब आप उस item का Purchase या Sale voucher बनाओगे, तो आपसे batch number पूछा जाएगा।
Important Note:
यदि आपने “Set expiry dates for batches” को Yes किया है, तो हर batch के लिए आपको expiry date डालना अनिवार्य हो जाता है।
Recording Inventory Vouchers with Batch Numbers (in Hindi)
Inventory Vouchers में Batch Number कैसे डालें?
- Step 1: Gateway of Tally → Accounting Vouchers → F9 (Purchase) या F8 (Sales) चुनें।
- Step 2: Supplier/Customer की detail डालें।
- Step 3: जब आप item डालेंगे और Enter दबाएंगे, तो एक नई window खुलेगी जिसमें batch number डालने का option आएगा।
- Step 4: आप यहां नया batch नाम दे सकते हैं जैसे – Batch001, या अगर पहले से बना है तो select कर सकते हैं।
- Step 5: Expiry date डालें (यदि आपने enable किया है)।
- Step 6: Quantity और rate डालें।
Purchase Voucher Example:
Date: 01-06-2025
Party A/c: ABC Distributors
Item: Paracetamol
Batch Number: BatchP1
Expiry Date: 31-12-2025
Qty: 100
Rate: ₹2
Total: ₹200
Sales Voucher Example:
Date: 10-06-2025
Customer: XYZ Medical Store
Item: Paracetamol
Batch Number: BatchP1
Qty: 50
Rate: ₹2
Total: ₹100
Benefits of Batch-wise Inventory Management (in Hindi)
Batch-wise Management के फायदे:
- Expiry Tracking: आप हर batch की expiry date रख सकते हैं जिससे आप time पर उस item को बेच सकें।
- Recall & Quality Control: अगर कोई batch खराब निकलता है, तो आप उस batch के सारे products को identify कर सकते हैं और recall कर सकते हैं।
- Stock Rotation: आप पहले खरीदे गए पुराने batch को पहले बेच सकते हैं (FIFO method)।
- Regulatory Compliance: Medicines और food industries में यह जरूरी होता है कि आप batch और expiry details maintain करें।
- Inventory Accuracy: आप यह track कर सकते हैं कि किस समय में कौन सा batch कितनी quantity में available है।
Batch Management किन Industries के लिए जरूरी है?
| Industry | Use Case |
|---|---|
| Pharmaceuticals | Medicines की expiry tracking और recall के लिए |
| Food & Beverage | Perishable goods की expiry और freshness manage करने के लिए |
| Cosmetics | Skin products के batch और expiry record के लिए |
| FMCG | Fast-moving consumer goods का batch-wise dispatch करने के लिए |
Batch Number Report Tally में कैसे देखें?
- Gateway of Tally → Stock Summary
- जिस item पर batch maintain होता है उसे select करें
- F7: Batch-wise दबाएं
- आपको उस item के सभी batch दिख जाएंगे जिनमें Quantity, Expiry, और Location की जानकारी होती है
Extra Tips for Students & Beginners:
- जब भी आप कोई new stock item बनाएँ, यह जरूर जांच लें कि आपको उस पर batch-wise detail रखनी है या नहीं।
- Purchase करते समय हमेशा supplier से batch और expiry की जानकारी लेनी चाहिए।
- Batch name short और standard रखें जैसे – B001, MAR25, LOT22 आदि।
- Reporting में गलती न हो इसके लिए हर बार सही batch का चयन करें।
FAQs
Tally में Batch-wise Details का मतलब होता है किसी stock item को उसके batch number के अनुसार maintain करना। यह feature खासकर उन items के लिए होता है जिनकी expiry या manufacturing date होती है, जैसे कि दवाइयाँ या खाने-पीने की चीजें।
Gateway of Tally → F11 (Inventory Features) → "Maintain batch-wise details" को Yes करें। इसके बाद, stock item बनाते समय "Maintain in Batches" को Yes करें। अगर आप expiry भी track करना चाहते हैं तो "Set expiry dates for batches" को भी Yes करें।
Batch Number से आप यह track कर सकते हैं कि कोई item कब बना था, उसकी expiry क्या है, और अगर किसी product में defect निकले तो किस lot से निकला। यह quality control और safety के लिए बेहद जरूरी होता है।
जब आप Purchase या Sales voucher बनाते हैं और कोई ऐसा stock item डालते हैं जिसमें batches enable हैं, तो system एक popup देगा जहां आप batch number, expiry date, और quantity भर सकते हैं।
Pharmaceuticals, Food & Beverages, Cosmetics, और FMCG जैसे industries को batch-wise inventory जरूर use करनी चाहिए क्योंकि इनमे expiry और recall बहुत common होते हैं।
Gateway of Tally → Stock Summary → Item Select करें → F7 दबाएं (Batch-wise)। यहाँ आपको उस item से जुड़े सभी batches की list दिखेगी जिसमें quantity और expiry की जानकारी भी होगी।