What are Actual vs Billed Quantity Transactions in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Actual vs Billed Quantity in Tally Prime – Full Guide in Hindi
Actual vs Billed Quantity Transactions in Hindi
What are Actual vs Billed Quantity Transactions in Hindi
जब हम Tally Prime में किसी वस्तु (Item) की बिक्री या खरीद की एंट्री करते हैं, तो वहाँ दो तरह की मात्रा (Quantity) हो सकती है – Actual Quantity और Billed Quantity।
- Actual Quantity: इसका मतलब है वास्तव में जितनी quantity भेजी गई या प्राप्त हुई है। यह physical stock movement को दर्शाता है।
- Billed Quantity: यह वह मात्रा है जो Invoice (बिल) में दर्ज की गई है यानी जो customer को बिल किया गया है या supplier से बिल प्राप्त हुआ है।
दोनों quantity अलग-अलग हो सकती हैं जैसे कि किसी order में 100 pieces भेजे गए हों लेकिन बिल केवल 90 का बना हो, या कुछ माल return हुआ हो। Tally Prime इस अंतर को track कर सकता है, जिससे audit और stock reconciliation में आसानी होती है।
Example:
मान लीजिए आपने किसी ग्राहक को 50 मोबाइल फोन भेजे लेकिन बिल केवल 45 का ही बना क्योंकि 5 मोबाइल फोन promotional offer के तहत free दिए गए थे।
तो यहाँ:
- Actual Quantity = 50
- Billed Quantity = 45
इस तरीके से आप देख सकते हैं कि Actual और Billed Quantity अलग-अलग हो सकती हैं और इसे track करना बिजनेस के लिए बहुत जरूरी होता है।
Enabling Separate Actual and Billed Quantities in Vouchers in Hindi
Tally Prime में Actual और Billed Quantity को अलग-अलग दर्ज करने के लिए आपको कुछ settings को enable करना होता है। यह बहुत आसान प्रक्रिया है जिसे एक बार सेट करने के बाद आप vouchers में अलग-अलग quantity एंटर कर सकते हैं।
- Step 1: Gateway of Tally से F11: Features पर जाएं।
- Step 2: Inventory Features में जाएं।
- Step 3: नीचे दिए गए ऑप्शन को Yes करें:
Use separate Actual and Billed Quantity columns
अब जब आप किसी भी Sales या Purchase voucher बनाएंगे तो वहाँ आपको दो अलग-अलग columns दिखेंगे:
- Actual Quantity – जो आप वास्तव में भेज रहे हैं या प्राप्त कर रहे हैं।
- Billed Quantity – जो आप बिल बना रहे हैं या आपके लिए बनाया गया है।
यह सुविधा खासकर उन व्यापारों के लिए उपयोगी होती है जहाँ वस्तु की physical delivery और billing अलग-अलग होती है जैसे कि – Pharma, FMCG, Manufacturing आदि क्षेत्रों में।
Handling Mismatch in Stock and Billing through Vouchers in Hindi
जब Actual Quantity और Billed Quantity में mismatch होता है तो उसका प्रभाव stock पर पड़ता है और यह mismatch accounting और inventory में confusion पैदा कर सकता है। Tally Prime इस mismatch को पहचानने और manage करने की सुविधा देता है।
Mismatch की सामान्य स्थितियाँ:
- Free Items दिए गए हैं: जैसे 10+1 free offer – यहाँ Actual Quantity 11 होगी लेकिन Billed Quantity 10।
- Partially delivered goods: आपने 100 items का bill बनाया लेकिन केवल 80 ही भेजे।
- Return items: ग्राहक को 50 भेजे लेकिन 5 वापिस आ गए तो Actual Quantity बदल जाएगी।
Voucher में इसे कैसे Handle करें:
- Voucher Entry करते समय: जब आप Sales या Purchase voucher बनाएं, तो आप Actual और Billed Quantity दोनों को अलग-अलग mention करें।
- Inventory Reports: Tally के Stock Summary या Inventory Reports में आप देख सकते हैं कि किस Item में Actual और Billed में अंतर है।
इस mismatch को पकड़ना इसलिए जरूरी होता है क्योंकि इससे आपको माल की सही स्थिति पता चलती है और Audit में transparency बनी रहती है।
Reporting and Audit of Actual and Billed Quantity Differences in Hindi
जब व्यापार में Actual और Billed Quantity अलग-अलग होती हैं, तो उसका audit और reporting में असर आता है। Tally Prime इसके लिए अलग से reporting options देता है जिससे आप इसका विश्लेषण कर सकें।
Report देखने के लिए:
- Step 1: Gateway of Tally → Display → Inventory Books या Stock Summary
- Step 2: यहाँ आपको वो items दिखेंगे जिनमें Actual और Billed Quantity अलग-अलग हैं।
- Step 3: आप Item-wise, Party-wise या Invoice-wise details देख सकते हैं।
Report की विशेषताएं:
- Mismatch Tracking: आप देख सकते हैं किन vouchers में mismatch है।
- Audit Trail: यह दिखाता है कि Actual और Billed Quantity का अंतर कब और क्यों हुआ।
- Physical vs Billed Stock: इससे आपको माल की physical स्थिति और accounting स्थिति दोनों का पता चलता है।
Usefulness:
- Stock की सही स्थिति जानने में मदद करता है।
- Audit के दौरान स्पष्टीकरण देने में आसानी होती है।
- Accounts और Inventory में transparency बनी रहती है।
Extra Tips:
- हर बार Voucher बनाते समय दोनों quantity भरना न भूलें।
- Mismatch को manual तरीके से reconcile करना पड़ सकता है।
- यदि Inventory और Accounting दोनों एक्टिव हैं तो इसका ध्यान और भी जरूरी हो जाता है।
Illustration Table:
| Voucher No. | Item | Actual Quantity | Billed Quantity | Difference |
|---|---|---|---|---|
| 001 | Mobile Phone | 50 | 45 | 5 |
| 002 | Pen Drive | 100 | 100 | 0 |
| 003 | Speaker | 60 | 55 | 5 |
इस table से आपको पता चलता है कि किन vouchers में कितना अंतर है, जिससे आप inventory और billing को बेहतर तरीके से audit कर सकते हैं।
