What is chart of accounts in Tally and its structure in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Chart of Accounts in Tally: Structure, Types, Creation and Grouping Explained
What is Chart of Accounts in Tally (in Hindi)
Chart of Accounts क्या होता है?
Chart of Accounts एक ऐसा सिस्टम होता है जहाँ हम अपने business की सभी financial जानकारी को category के अनुसार अच्छे से क्रमबद्ध तरीके से व्यवस्थित करते हैं। Tally में यह एक pre-defined ढांचा होता है जिसमें हमारे सभी प्रकार के ledgers, groups, voucher types, और cost centers रखे जाते हैं। यह किसी भी accounting software का backbone माना जाता है, क्योंकि यहीं से सारी financial reporting और analysis की शुरुआत होती है।
Structure of Chart of Accounts in Tally
Tally में Chart of Accounts का structure चार मुख्य हिस्सों में बंटा होता है:
- Groups: यह financial data को categories में divide करने के लिए होते हैं। जैसे – Capital, Sales, Purchase, Expenses आदि।
- Ledgers: यह individual accounting heads होते हैं जिनमें हम entries करते हैं। जैसे – Ram’s Account, Electricity Expense, GST Payable आदि।
- Voucher Types: यह transaction entry के लिए templates होते हैं। जैसे – Payment, Receipt, Journal, Contra आदि।
- Cost Centres: यह किसी विशेष विभाग, शाखा या project की accounting अलग से रखने के लिए उपयोग में आता है।
Types of Accounts under Chart of Accounts in Tally (in Hindi)
Tally में Chart of Accounts के अंतर्गत आने वाले Accounts के प्रकार
Tally में accounts को मुख्यतः दो भागों में बांटा गया है - Profit & Loss accounts और Balance Sheet accounts। नीचे इनके विस्तृत प्रकार दिए गए हैं:
| मुख्य Category | उदाहरण | काम |
|---|---|---|
| Assets | Cash, Bank, Furniture, Stock | Business की संपत्ति जो भविष्य में लाभ दे सकती है |
| Liabilities | Loan, Creditors, Outstanding Expenses | Business की देनदारियाँ जो वापस चुकानी होती हैं |
| Income | Sales, Commission Received | Business द्वारा कमाई गई राशि |
| Expenses | Rent, Salary, Electricity | Business के संचालन में होने वाला खर्च |
हर एक Account को एक निश्चित group में रखा जाता है जिससे Tally उस ledger को सही जगह पर balance sheet या P&L में दिखा सके।
How to Create and Organize Chart of Accounts in Tally (in Hindi)
Chart of Accounts कैसे बनाएं और व्यवस्थित करें
Chart of Accounts को बनाने के लिए सबसे पहले हमें Groups, Ledgers, और Voucher Types को समझना और बनाना होता है। नीचे step-by-step तरीका दिया गया है:
1. Groups कैसे बनाएं
- Tally खोलें और Gateway of Tally में जाएं।
- Accounts Info > Groups > Create में जाएं।
- Group का नाम डालें जैसे "Office Expenses"
- यह Primary है या किसी और group का sub-group है, वह चुनें।
- Nature of group चुनें जैसे Indirect Expenses आदि।
2. Ledgers कैसे बनाएं
- Gateway of Tally > Accounts Info > Ledgers > Create में जाएं।
- Ledger का नाम डालें जैसे "Rent Paid"।
- Group चुनें जैसे "Indirect Expenses"।
- Opening balance (अगर कोई हो) डालें।
3. Voucher Types और Cost Centres
- Voucher Types पहले से बने होते हैं, लेकिन आप चाहें तो नए बना सकते हैं।
- Cost Centre बनाने के लिए: Gateway of Tally > Accounts Info > Cost Centre > Create में जाएं।
- नाम डालें जैसे "Marketing Department"।
4. Chart of Accounts देखने के लिए
- Gateway of Tally पर Display > List of Accounts में जाएं।
- यहाँ से आप सभी Groups, Ledgers, Voucher Types और Cost Centres देख सकते हैं।
Importance of Grouping and Ledger Classification in Chart of Accounts (in Hindi)
Grouping और Ledger Classification क्यों जरूरी है?
Grouping और Ledger Classification एक business की accounting को साफ-सुथरा और professional बनाता है। इससे न केवल accounting आसान होती है, बल्कि reports और analysis भी बेहतर बनते हैं। नीचे इसके मुख्य लाभ दिए गए हैं:
- Financial Clarity: जब आप सभी ledgers को सही group में रखते हैं, तो financial reports clear और reliable होती हैं।
- Automated Reporting: सही grouping से Tally automatic तरीके से Balance Sheet, P&L और Trial Balance बनाता है।
- Compliance: Tax और Audit के लिए सही categorization जरूरी होता है।
- Decision Making: Cost Centre और Group wise reports से management को सही निर्णय लेने में सहायता मिलती है।
Ledger Classification कैसे करें?
- हर Ledger को सही Group में रखें। जैसे Salary को Indirect Expense में।
- Revenue Items को अलग रखें और Capital Items को अलग।
- Fixed Assets और Current Assets में भेद करें।
- Personal और Business Expenses को mix न करें।
Best Practices
- हर नए financial year की शुरुआत में Chart of Accounts की review करें।
- Extra या duplicate ledgers को delete करें।
- Ledger naming clear और consistent रखें।
- Sub-groups बनाकर hierarchy maintain करें।
Tally का Chart of Accounts अगर ठीक से बनाया गया हो तो accounting में 50% काम अपने आप आसान हो जाता है। इसलिए शुरुआत से ही इसे सही structure में बनाएं और समय-समय पर update करते रहें।