What is Ignoring Negative Balances in inventory management in Hindi

What is Ignoring Negative Balances in inventory management in Hindi

Introduction

Tally एक बहुत ही popular accounting software है जिसे व्यापार में accounts, inventory और taxation को manage करने के लिए इस्तेमाल किया जाता है। जब हम inventory management की बात करते हैं, तो उसमें एक महत्वपूर्ण feature होता है "Ignoring Negative Balances"। इस feature का उपयोग तब किया जाता है जब हमें यह तय करना होता है कि stock की quantity negative हो सकती है या नहीं।

अब यह समझना बहुत ज़रूरी है कि Negative Stock या Negative Balance होता क्या है। मान लीजिए आपके पास किसी item का stock Tally में 10 units है लेकिन आप उससे ज्यादा यानी 15 units बेच देते हैं, तो आपके पास उस item का stock -5 units हो जाएगा। यही स्थिति Negative Stock कहलाती है। और जब हम Tally में "Ignore Negative Balances" option को Enable करते हैं, तो Tally इस तरह के negative stock को warning दिए बिना allow कर देता है।

Why does Negative Stock occur? (Negative Stock क्यों होता है?)

• अगर आपने किसी item की purchase entry नहीं की है लेकिन उसकी sales entry कर दी है।
• Stock inward या outward करते समय timing या voucher date गलत होने से।
• Manufacturing या production process में raw materials की consumption पहले कर दी जाती है और purchase बाद में होती है।

Tally में Negative Balance को Ignore करना क्या होता है?

Tally में जब आप "Ignore Negative Balances" को enable करते हैं, तब Tally यह check नहीं करता कि stock में quantity मौजूद है या नहीं। इसका मतलब है आप बिना stock के भी कोई भी sale, delivery या consumption entry कर सकते हैं और software आपको रोकता नहीं है। यह feature flexibility देता है लेकिन इसके गलत इस्तेमाल से reports में errors आ सकते हैं।

How to enable Ignoring Negative Balances in Tally in Hindi

Step-by-step Process:

• Tally को open करें और Gateway of Tally पर जाएं।
• F11 दबाकर Features menu में जाएं।
• Inventory Features को open करें।
• यहां आपको एक option दिखेगा: Ignore Negative Balances
• इस option को Yes करें।
• Enter दबाकर changes को save करें।

अब आपका Tally उस situation में भी entries को allow करेगा जब stock की quantity 0 या negative हो। यह setting company level पर लागू होती है, यानी यह पूरे system पर effect डालती है।

Alternative path:

अगर आप Gateway of Tally से नहीं जाना चाहते तो Alt + F11 दबाकर भी Company Features में जाकर यह setting कर सकते हैं।

Consequences of Ignoring Negative Balances in stock reports in Hindi

Negative Balance को Ignore करने के क्या प्रभाव पड़ सकते हैं?

हालाँकि यह सुविधा entry में flexibility देती है लेकिन इसका गलत असर आपके stock reports और financial records पर पड़ सकता है। नीचे इसके प्रभावों को विस्तार से समझाया गया है:

• Stock Valuation गलत हो सकती है: जब आप stock में item नहीं होते हुए भी उसकी sale entry करते हैं तो system negative quantity को value assign नहीं कर पाता जिससे valuation गलत हो जाती है।
• Cost of Goods Sold (COGS) प्रभावित हो सकता है: जब बिना stock के sale होती है तो उसके लिए average या last purchase cost लगाई जाती है जो actual नहीं होती।
• GST और Tax reports में confusion: बिना proper stock entry के GST liability calculate करना मुश्किल हो सकता है।
• Physical stock verification से mismatch: System में stock अलग दिखेगा और actual warehouse में stock अलग होगा। इससे audit में problem हो सकती है।
• Misleading reports: अगर reports में negative stock दिखता है तो management को गलत निर्णय लेने का खतरा होता है।

Example समझें:

मान लीजिए आपके पास Rice नाम का एक item है जिसकी quantity 0 है। आपने mistakenly उसकी 5 kg की sales entry कर दी। अब system Rice को -5 दिखाएगा। अगर आपने "Ignore Negative Balance" ON किया हुआ है तो यह entry save हो जाएगी और system कोई warning नहीं देगा। लेकिन बाद में जब आप stock summary देखेंगे तो वो गलत quantity दिखाएगा और total value भी सही नहीं होगी।

Best practices for using Ignoring Negative Balances in accounting in Hindi

इस feature को use करते समय किन बातों का ध्यान रखें?

अगर आप "Ignore Negative Balances" option का इस्तेमाल कर रहे हैं तो आपको कुछ विशेष बातों का ध्यान रखना चाहिए ताकि आपकी accounting सही बनी रहे और बाद में कोई confusion न हो।

• Regular stock reconciliation करें: Physical और system stock को नियमित अंतराल पर मिलाएं।
• Inventory entries को समय पर करें: पहले inward (purchase) और फिर outward (sales) entry करें ताकि negative stock न बने।
• Godown wise stock tracking करें: अगर आप multiple godowns use कर रहे हैं तो location wise monitoring रखें।
• Alerts या reports का उपयोग करें: Tally में ऐसे reports देखें जिनमें negative stock highlight होता है।
• Short period के लिए feature enable करें: अगर जरूरी हो तभी इस feature को enable करें और काम पूरा होने के बाद बंद कर दें।
• Proper user training दें: जो भी accounting या store staff Tally चला रहा है, उसे इसके फायदे और नुकसान अच्छे से समझाएं।
• Inventory audit report का उपयोग करें: Tally में Inventory Audit Report आपको ये दिखा सकती है कि किस item में negative हुआ और कब-कब हुआ।

एक Sample Inventory Table:

सही तरीका क्या है?

हमेशा inward entries को पहले करें ताकि stock में quantity available रहे और फिर कोई outward transaction करें। ऐसा करने से Negative Stock की problem नहीं आएगी और आपका accounting data clean और accurate बना रहेगा।

FAQs