How to enter basic company details in Tally in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
How to Manage Basic Company Details in Tally (in Hindi)
How to Manage Basic Company Details in Tally (in Hindi)
How to enter basic company details in Tally (in Hindi)
Tally एक बहुत ही प्रसिद्ध accounting software है जिसका उपयोग छोटे से लेकर बड़े business तक किया जाता है। जब भी आप Tally में किसी नई कंपनी का डेटा maintain करना शुरू करते हैं, सबसे पहला काम होता है – Company बनाना और उसके basic details भरना। यह step बहुत जरूरी है क्योंकि यही details आगे चलकर आपकी सभी reports, vouchers, और GST returns में दिखाई देती हैं।
- सबसे पहले Tally Prime या Tally ERP 9 को open करें।
- Gateway of Tally screen आने के बाद Create Company ऑप्शन चुनें।
- अब आपके सामने एक form आएगा जिसमें आपको नीचे दिए गए विवरण भरने होंगे:
| Field Name | विवरण (Detail) |
|---|---|
| Company Name | यह आपकी कंपनी का नाम है, जैसे "Sharma Enterprises" |
| Mailing Name | यह नाम invoices और reports में दिखाई देगा। यह Company Name जैसा ही हो सकता है। |
| Address | यहाँ आपकी कंपनी का पूरा पता दर्ज करें। |
| Country | भारत में business है तो "India" चुनें। |
| State | अपने राज्य का नाम जैसे "Madhya Pradesh" चुनें। यह GST के लिए जरूरी है। |
| Pin Code | कंपनी के क्षेत्र का पिन कोड डालें। |
| Phone Number | Official contact number भरें। |
| GST व invoice के लिए जरूरी है। | |
| Financial Year From | जिस साल से आप books maintain करना चाहते हैं, वह तारीख चुनें। जैसे 01-04-2024। |
| Books Beginning From | Books start करने की तारीख भरें, यह आमतौर पर financial year से same होती है। |
| Enable GST | अगर आपकी कंपनी GST registered है तो "Yes" करें। |
जब आप ये सभी details भर लेते हैं तो अंत में Enter करते जाएँ और "Yes" पर Enter करके कंपनी बना लें।
Importance of company address, financial year, and GST details (in Hindi)
Tally में जो भी basic details भरी जाती हैं उनका सीधा असर accounting और compliance पर पड़ता है। इनका सही होना बहुत जरूरी है। नीचे इनके महत्व को सरल भाषा में बताया गया है:
- Company Address: यह address invoices, GST returns, और कई legal documents में automatically दिखाई देता है। गलत address होने से ग्राहक को गलत invoice मिल सकता है।
- Financial Year: यह आपकी accounting की base line होती है। अगर financial year गलत होगा तो आपकी सारी accounting data गलत समय सीमा में record होगी। इससे audit और tax filing में दिक्कतें आएंगी।
- GST Details: GST Number, State, और registration type का सही होना बहुत जरूरी है। गलत GST details होने से आपकी sales/purchase reports गलत बनेंगी और e-way bill, GSTR-1, GSTR-3B filing में error आएगा।
Editing and updating basic company details in Tally (in Hindi)
कभी-कभी company की details बदल जाती हैं, जैसे पता बदल जाना या नया email लगाना। ऐसे में आपको Tally में वह details update करनी होती है। Tally में किसी भी company की जानकारी बदलना बहुत आसान है।
- Gateway of Tally पर जाएँ।
- Alt + F3 दबाएँ या Company Info में जाएँ।
- Alter ऑप्शन चुनें।
- अब company की list से वह company चुनें जिसे edit करना है।
- अब आपको वही screen दिखाई देगी जो create के समय आती है। इसमें आप कोई भी field बदल सकते हैं:
| Editable Fields | Use |
|---|---|
| Mailing Name | Invoice में नाम बदलने के लिए |
| Address | कंपनी का नया पता भरने के लिए |
| Phone / Email | Contact details update करने के लिए |
| Books Beginning Date | Books फिर से शुरू करने के लिए |
| GST Applicable / GSTIN | GST से related कोई बदलाव करने के लिए |
सबसे आख़िर में Enter करते हुए "Yes" दबाएँ और आपकी details update हो जाएँगी।
Impact of incorrect basic company details on reports (in Hindi)
अगर आपने company create करते समय या बाद में basic जानकारी गलत भरी तो उससे आपकी accounting और reports पर कई तरह के असर पड़ सकते हैं। नीचे कुछ प्रमुख नुकसान बताए गए हैं:
- Wrong Address: अगर आपने गलत पता भरा तो invoice पर गलत जानकारी जाएगी और legal compliance में problem आ सकती है।
- Incorrect Financial Year: सारी entries गलत year में record होंगी जिससे profit & loss report, balance sheet, और GSTR calculations पूरी तरह गलत हो जाएँगी।
- Wrong GST Details: अगर state गलत हुआ तो IGST की जगह CGST+SGST लग सकता है, और आपका GSTR-1 भी reject हो सकता है। गलत GSTIN होने पर आपकी returns जमा नहीं होंगी और penalties लग सकती हैं।
- Mismatch in Compliance: अगर email या phone गलत है तो client communication और e-invoice verification में परेशानी आएगी।
इसलिए शुरुआत से ही Company details को सही तरीके से भरना और समय-समय पर update करना बहुत जरूरी होता है।
Note:
अगर आप एक beginner हैं तो याद रखें – हर छोटी जानकारी का असर आगे चलकर accounting, taxation और compliance पर पड़ता है। इसलिए हर field को ध्यान से भरें और double check करें।
