Notes in Hindi

Understanding class-based invoice entry in Tally in Hindi

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Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally

Class Based Invoice Entry in Tally Guide

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Class Based Invoice Entry in Tally in Hindi

Understanding Class Based Invoice Entry in Tally in Hindi

Tally में Class Based Invoice Entry एक बहुत ही उपयोगी सुविधा है, जो हमें हमारे काम को आसान और तेज़ बनाने में मदद करती है। इसका उपयोग विशेष रूप से तब किया जाता है जब हमें एक जैसे प्रकार के transactions बार-बार करने होते हैं, जैसे कि अलग-अलग Cost Centres को खर्च allocate करना या एक predefined structure के अनुसार invoice बनाना।

Tally में "Class" एक predefined format होता है जिसमें हम पहले से यह निर्धारित कर देते हैं कि किसी particular voucher type में कौन-कौन सी entries और allocations होंगे। जब हम उस class को select करते हैं, तो system अपने आप उन settings के अनुसार entries कर देता है। इससे ना सिर्फ समय की बचत होती है बल्कि accuracy भी बनी रहती है।

Using Cost Centre Class During Invoice Entry for Automatic Allocation in Hindi

जब हम Tally में Cost Centre का इस्तेमाल करते हैं, तो अक्सर हमें एक-एक करके हर खर्चे को किसी न किसी cost centre से जोड़ना पड़ता है। लेकिन अगर हम पहले से Cost Centre Class बना लें, तो Tally खुद-ब-खुद हमारे खर्चों को संबंधित cost centres में allocate कर देगा।

  • सबसे पहले Gateway of Tally से Accounting Vouchers में जाएं।
  • F11 दबाकर Features में जाएं और Cost Centre and Cost Category को "Yes" करें।
  • फिर Gateway of Tally → Accounts Info → Cost Centres → Create पर जाएं और अपने cost centres बनाएं।
  • अब Gateway of Tally → Accounts Info → Cost Centre Class → Create पर जाएं।
  • यहां पर आप Class का नाम दें जैसे "Marketing Allocation", और फिर specify करें कि कौन-सा Ledger किस cost centre से जुड़ा होगा।
  • अब जब भी आप Sales या Purchase invoice बनाएंगे, और उस class को select करेंगे, तो Tally अपने आप खर्चों को allocate कर देगा।

इससे ये फायदा होता है कि manual allocation की गलती नहीं होती और reporting में बहुत clarity मिलती है।

Creating a Sales Invoice Using Predefined Class Setup in Tally in Hindi

अब बात करते हैं कि हम एक Sales Invoice कैसे बनाएंगे जिसमें पहले से बनी हुई class का उपयोग होगा। मान लीजिए आपने एक Class बनाई है "North Region Sales", जिसमें आपने अलग-अलग sales ledger और cost centre assign किए हैं।

  • Gateway of Tally से Accounting Vouchers में जाएं।
  • फिर F8: Sales दबाएं।
  • Top में आपको Class select करने का option मिलेगा। वहां से आप अपनी बनाई हुई class जैसे "North Region Sales" को चुनें।
  • अब Tally खुद-ब-खुद उस class की settings के अनुसार fields भर देगा।
  • आपको बस customer details और quantity भरनी है। बाकी सभी cost centre allocations automatic हो जाएंगे।

इस तरीके से invoice बनाना न केवल तेज़ होता है बल्कि बहुत ही professional और consistent भी होता है। जब आपको एक जैसा invoice कई बार बनाना होता है तो यह तरीका बहुत फायदेमंद रहता है।

Generating Reports from Class Based Invoice Entries in Tally in Hindi

अब जब आपने Class Based Invoice Entry कर ली है, तो अब समय है Reports देखने का। Tally में इस data का इस्तेमाल करके आप बहुत ही detailed और useful reports generate कर सकते हैं।

  • Gateway of Tally → Display → Statement of Accounts → Cost Centres → Cost Centre Break-up पर जाएं।
  • यहां आप देख सकते हैं कि किस-किस Cost Centre में कितना खर्च हुआ है।
  • अगर आपने class के जरिए allocations किए हैं, तो यहां वो अपने-आप दिखेंगे।
  • आप चाहें तो इसे Group-wise, Ledger-wise या Voucher-wise भी देख सकते हैं।

इसके अलावा आप Profit & Loss Statement और Balance Sheet में भी cost centre wise analysis कर सकते हैं। इससे आपको ये समझने में बहुत मदद मिलेगी कि कौन-सा department या project कितना profitable है।

Class Based Invoice Entry से होने वाले लाभ

  • Time Saving: एक बार class set करने के बाद हर बार manual entry नहीं करनी पड़ती।
  • Accuracy: गलत cost centre में खर्च assign होने की संभावना कम हो जाती है।
  • Consistency: सभी invoices एक pattern में बनते हैं।
  • Easy Reporting: Reports automatically proper structure में दिखती हैं।
  • User Friendly: Beginners के लिए भी ये बहुत आसान है क्योंकि उन्हें हर बार allocation नहीं करना पड़ता।

Example Table: Class Based Allocation Structure

Ledger Name Cost Centre Percentage Allocation
Advertisement Expense Marketing 60%
Advertisement Expense Sales 40%
Travel Expense North Zone 100%

ऊपर दिए गए example में आपने देखा कि एक ही Ledger जैसे “Advertisement Expense” को दो अलग-अलग Cost Centres में बांटा गया है। यह सब कुछ class के जरिए automatic हो सकता है।

Important Tips for Beginners in Hindi

  • Class का नाम meaningful रखें जैसे "Project A Sales", "North Region Purchase", etc.
  • हर बार voucher में class select करना ना भूलें।
  • Reports को समय-समय पर check करें ताकि allocations verify हो सकें।
  • Class को आप कभी भी alter/edit कर सकते हैं अगर कोई बदलाव ज़रूरी हो।
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FAQs

Class Based Invoice Entry एक predefined format होता है जिसमें voucher entry के समय automatically ledger और cost centre allocate हो जाते हैं। इससे accounting fast और accurate होती है।
Gateway of Tally → Accounts Info → Cost Centre Class → Create पर जाकर Cost Centre Class बनाते हैं। इसमें आप ledger को specific cost centre से map करते हैं ताकि auto allocation हो सके।
जब आप Sales Voucher में entry कर रहे होते हैं, तो ऊपर की ओर दिए गए “Class” option से अपनी predefined class को select करें। इससे सारे ledger और cost centre खुद-ब-खुद fill हो जाएंगे।
इससे समय की बचत होती है, accuracy बनी रहती है, manual error कम होता है और cost centre wise reporting आसान हो जाती है। यह beginners के लिए बहुत उपयोगी feature है।
हाँ, आप Gateway of Tally → Accounts Info → Cost Centre Class → Alter से किसी भी class को edit कर सकते हैं और चाहें तो delete भी कर सकते हैं अगर वह किसी voucher में use नहीं हुई हो।
आप Gateway of Tally → Display → Statement of Accounts → Cost Centres → Cost Centre Break-up में जाकर Class Based allocation की पूरी report देख सकते हैं। यह report बहुत useful होती है project या department wise खर्च जानने के लिए।

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