What are Post-Dated Vouchers and how to record them in Tally in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Post-Dated Vouchers in Tally Full Guide in Hindi
What are Post-Dated Vouchers and how to record them in Tally in Hindi
जब हम कोई ऐसा transaction करते हैं जो भविष्य में किसी निश्चित तारीख को प्रभावी होगा, लेकिन हम उसे अभी Tally में एंट्री करना चाहते हैं, तो हम उसे Post-Dated Voucher कहते हैं। यानी यह वो Voucher होता है जिसकी तारीख भविष्य की होती है और वह अभी की reports में नहीं दिखता जब तक कि उसकी तारीख system date के बराबर या उससे कम न हो जाए।
Understanding Post-Dated Vouchers in simple terms
- Post-Dated Voucher का मतलब होता है — भविष्य की तारीख वाला लेन-देन।
- इस तरह के vouchers को हम Tally में पहले से एंटर कर सकते हैं लेकिन वह Balance Sheet, Day Book, Ledger जैसी reports में तब तक reflect नहीं करेगा जब तक उसकी तारीख नहीं आ जाती।
- यह सुविधा हमें future planning और cheque जैसे payment schedule को manage करने में बहुत काम आती है।
Post-Dated Voucher के प्रकार
- Payment Voucher (भुगतान के लिए)
- Receipt Voucher (प्राप्ति के लिए)
- Journal Voucher (adjustments के लिए)
- Sales / Purchase Voucher (आगामी बिक्री या खरीद के लिए)
Tally में Post-Dated Voucher एंट्री कैसे करें?
- Step 1: Gateway of Tally पर जाएं।
- Step 2: Accounting Vouchers चुनें।
- Step 3: जिस भी प्रकार का voucher बनाना है, वह select करें जैसे Payment, Receipt आदि।
- Step 4: F2 दबा कर Date बदलें और कोई भविष्य की तारीख डालें।
- Step 5: Voucher details भरें।
- Step 6: अब सबसे नीचे 'Post-Dated' का एक विकल्प होगा — उसे Yes करें।
- Step 7: Voucher Save करें।
अब यह Voucher बन तो गया है लेकिन जब तक आप F2 से current system date उस voucher की तारीख तक नहीं करते, यह किसी भी report में नहीं दिखाई देगा।
Importance of Post-Dated Vouchers in future transactions in Hindi
Post-Dated Vouchers का महत्व Tally में बहुत ज्यादा है, खासकर तब जब हमें किसी future financial activity को पहले से record करना हो। आइए जानते हैं इसके मुख्य उपयोग:
Why Post-Dated Vouchers are important
- Cheque Payment या Receipt – जब कोई भुगतान या प्राप्ति भविष्य में होनी है लेकिन उसका cheque अभी मिल गया है तो हम इसे Post-Dated के रूप में दर्ज करते हैं।
- Advance Planning – Business में cash flow planning के लिए future transactions का पूर्वानुमान जरूरी होता है, इसमें ये vouchers help करते हैं।
- Financial Accuracy – यह सिस्टम को अधिक accurate बनाता है क्योंकि आप आने वाले transactions को system में पहले ही register कर सकते हैं।
- Loan या EMI Schedule – Installments या repayments को रिकॉर्ड करने के लिए Post-Dated Entries बहुत उपयोगी होती हैं।
यह सुविधा छोटे व्यापारियों से लेकर बड़े organizations तक के लिए समान रूप से लाभकारी है।
How Post-Dated Vouchers affect reports and books in Tally in Hindi
Tally में Post-Dated Voucher की एक खास बात यह है कि यह तब तक किसी भी report में नहीं दिखता जब तक उसकी तारीख current system date के बराबर या उससे पहले न हो। यह एक बहुत ही समझदारी से डिज़ाइन की गई सुविधा है जो आपको reports में clarity बनाए रखने में मदद करती है।
Post-Dated Vouchers का effect कहां-कहां पड़ता है
- Day Book – जब तक voucher की date नहीं आती, यह day book में visible नहीं होता।
- Ledger – Party या Ledger report में भी यह entry तब तक नहीं दिखती जब तक उसकी तारीख system date से मेल न खा जाए।
- Trial Balance – Post-Dated entries trial balance को तब तक affect नहीं करती जब तक वो due date पर ना पहुंचें।
- Outstanding Report – कोई भी payable या receivable तब तक outstanding में नहीं आता जब तक उसकी entry effect में ना आए।
Post-Dated Voucher Reports में कैसे देखें?
- Gateway of Tally → Display More Reports → Exception Reports → Post-Dated Vouchers
- यहां आप सभी future vouchers को देख सकते हैं जिन्हें अभी system में show नहीं किया गया है।
Difference between Post-Dated Vouchers and Current Vouchers in Hindi
अब बात करते हैं कि Post-Dated Voucher और सामान्य यानी Current Voucher में क्या अंतर होता है। नीचे दिए गए table से आप इसे आसानी से समझ सकते हैं:
| Factor | Post-Dated Voucher | Current Voucher |
|---|---|---|
| Date | भविष्य की तारीख में बनाया जाता है | आज की तारीख या वर्तमान तारीख में बनाया जाता है |
| Effect in Reports | तारीख आने तक किसी भी रिपोर्ट में प्रभाव नहीं डालता | तुरंत सभी reports में शामिल हो जाता है |
| Visibility | Post-Dated Voucher रिपोर्ट में छिपा रहता है | Visible रहता है सभी standard reports में |
| Use | Cheque payment, EMI, advance planning | Regular daily transactions |
इस तरह आप देख सकते हैं कि दोनों के बीच का अंतर मुख्यतः तारीख और रिपोर्टिंग से जुड़ा है। Post-Dated Voucher future planning के लिए होता है जबकि Current Voucher immediate effect के लिए।
अब आप अच्छे से समझ गए होंगे कि Post-Dated Voucher क्या होता है, यह क्यों जरूरी है, इसका impact reports पर कैसे पड़ता है और यह current vouchers से कैसे अलग होता है।