Understanding Optional Vouchers and their purpose in Tally in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Understanding Optional Vouchers in Tally – A Complete Guide
Understanding Optional Vouchers and their purpose in Tally in Hindi
What is Optional Voucher in Tally
Tally में Optional Voucher एक ऐसा प्रकार का वाउचर होता है जिसे हम future planning या draft entry के रूप में इस्तेमाल करते हैं। जब हम कोई entry करना चाहते हैं लेकिन उसे फिलहाल books में post नहीं करना चाहते, तब हम उसे Optional बनाते हैं। ये वाउचर actual accounting records में शामिल नहीं होते जब तक कि उन्हें Regular Voucher में convert न किया जाए।
Purpose of Optional Voucher
- Future में होने वाली entries को पहले से तैयार रखना
- Scenario-based accounting का उपयोग करना
- Entry को finalize करने से पहले उसका draft तैयार करना
- Trial purpose के लिए accounting effect देखने के लिए
- Dummy entry बनाकर future decision को support करना
Optional Voucher की खास बातें
- यह Voucher सिर्फ display होता है, ledger या reports में इसका कोई असर नहीं होता
- यह Entry future में किसी भी समय Regular में convert की जा सकती है
- Scenario Management में यह बहुत महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है
- Optional Vouchers सभी types के vouchers जैसे कि Sales, Purchase, Payment आदि में बनाए जा सकते हैं
How to create and manage Optional Vouchers for future entries in Hindi
Optional Voucher बनाने की Step by Step प्रक्रिया
- Step 1: Tally में Gateway of Tally → Accounting Vouchers में जाएं
- Step 2: जिस प्रकार का voucher बनाना है (जैसे Sales, Payment आदि) उसे चुनें
- Step 3: Voucher screen में रहते हुए
Ctrl + Lदबाएं या नीचे दिए गए Optional के विकल्प को चुनें - Step 4: अब आप जो entry करेंगे वह Optional मानी जाएगी
- Step 5: Entry भरें और Enter करते हुए save करें
Optional Voucher को पहचानें
जब आप कोई Optional Voucher बनाते हैं, तो वह Voucher की header लाइन में “Optional” के रूप में दिखेगा। इसका मतलब है कि वह अभी तक final नहीं हुआ है और वह accounting books में reflect नहीं हो रहा।
Optional Voucher को Manage कैसे करें?
- Voucher Register में जाकर आप Optional Vouchers को देख सकते हैं
- Display → Day Book → F4 दबाकर voucher type चुनें और F7 दबाकर "Optional" filter लगाएं
- किसी भी Optional Voucher को आप open करके उसे Regular में बदल सकते हैं
Use cases of Optional Vouchers for scenario-based accounting in Hindi
Scenario-based Accounting क्या होती है?
Scenario-based Accounting का मतलब है किसी विशेष परिस्थिति में क्या financial result होगा, इसका पूर्व अनुमान लगाना। Optional Voucher हमें यह सुविधा देता है कि हम hypothetical या proposed entries करके उसका effect देखें बिना actual books को प्रभावित किए।
Optional Voucher के Practical Use Cases
- Future में होने वाली Sale या Purchase के लिए Draft तैयार करना
- Expected Bonus या Salary Increment के impact को analyse करना
- Loan की planning करने से पहले EMI का अनुमान देखना
- Quarter End या Year End पर Adjustment entries को plan करना
- Multi-location पर काम कर रहे Business में entries को पहले से plan करके भेजना
Scenario Management को Activate कैसे करें?
- Gateway of Tally → Accounts Info → Scenarios → Create में जाएं
- Name: Projected Entries या जो भी नाम देना हो
- Include in Reports में Optional Vouchers को Yes करें
- जब आप reports देखें, तो F12 प्रेस करके Scenario को apply करें
Scenario Report कैसे देखें?
- Gateway of Tally → Balance Sheet या Profit & Loss Statement खोलें
- F12 दबाकर Configure में Scenario को Enable करें
- अब आप देख सकते हैं कि अगर Optional Vouchers actual होते तो क्या होता
Converting Optional Vouchers into regular vouchers in Hindi
Optional Voucher को Regular Voucher में Convert कैसे करें?
- Step 1: Gateway of Tally → Display → Day Book में जाएं
- Step 2: F4 दबाकर Voucher Type चुनें जैसे Sales, Payment आदि
- Step 3: Optional Vouchers filter करें → F7 दबाएं
- Step 4: जिस Voucher को Regular बनाना है उस पर Enter करें
- Step 5: Voucher खुलने के बाद फिर से
Ctrl + Lदबाएं जिससे Optional status हट जाए - Step 6: Enter करते हुए Voucher को Save करें
Conversion के बाद क्या Effect होता है?
- Voucher अब Accounting Books में शामिल हो जाता है
- Ledger, Trial Balance, Profit & Loss आदि reports में यह दिखाई देने लगता है
- Transaction अब officially record हो गया है
कुछ विशेष बातें Conversion से संबंधित
- Conversion से पहले double-check करें कि data सही है
- Once Regular बना दिया गया, तो वह original optional status में वापस नहीं जा सकता
- जरूरत हो तो voucher को duplicate करके Optional बना सकते हैं
Optional Voucher के उपयोग का सबसे अच्छा तरीका
- Use करें जब Entry fix न हो
- Important decisions से पहले उसका impact देखने के लिए
- Team के साथ share करने से पहले Entry को draft रूप में दिखाने के लिए
एक नजर में Optional Voucher और Regular Voucher में अंतर
| बिंदु | Optional Voucher | Regular Voucher |
|---|---|---|
| Books में दिखता है? | नहीं | हां |
| Reports में शामिल? | नहीं | हां |
| Scenario Analysis के लिए उपयोग | हां | नहीं |
| Draft Entry के रूप में | हां | नहीं |
| Future में Convert हो सकता है? | हां | नहीं लागू |
FAQs
Optional Voucher एक ऐसा voucher होता है जिसे हम future planning या hypothetical entries के लिए use करते हैं। यह voucher actual books में reflect नहीं होता जब तक कि इसे regular voucher में convert न किया जाए।
Optional Voucher बनाने के लिए voucher entry screen पर जाकर
Ctrl + L दबाएं या Optional को select करें। इसके बाद voucher entry करें और Save कर दें। यह entry केवल Optional रहेगी जब तक इसे convert न किया जाए।
Optional Vouchers को देखने के लिए Gateway of Tally से Display → Day Book पर जाएं, फिर F7 दबाकर Optional filter लगाएं। यहां आप सभी Optional Vouchers को देख सकते हैं।
Optional Voucher को Regular बनाने के लिए उसे open करें और
Ctrl + L दबाकर Optional status को हटाएं। फिर Enter करके Save कर दें। अब यह voucher regular बन जाएगा और reports में दिखेगा।
Optional Vouchers future planning, draft entries और scenario-based analysis के लिए बहुत उपयोगी होते हैं। इनका use करके हम बिना books को affect किए hypothetical accounting entries बना सकते हैं।
हां, Optional Vouchers को Scenario Management में शामिल किया जा सकता है। इससे हम यह देख सकते हैं कि अगर ये entries actual होतीं तो हमारी reports कैसी दिखतीं। इसके लिए Scenarios create करना और उन्हें reports में enable करना होता है।