What is Treating Difference Due to Physical Counting in inventory in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Treating Difference Due to Physical Counting in Tally in Hindi
Table of Contents
- What is Treating Difference Due to Physical Counting in inventory (in Hindi)
- How to handle Treating Difference Due to Physical Counting in Tally (in Hindi)
- Effects of Treating Difference Due to Physical Counting on stock valuation (in Hindi)
- Importance of physical stock verification and Treating Difference Due to Physical Counting (in Hindi)
What is Treating Difference Due to Physical Counting in inventory (in Hindi)
Meaning of Physical Counting
- Physical Counting का मतलब होता है – किसी भी सामान (Stock) को हाथ से गिनना या मापना।
- जैसे दुकान या गोदाम में रखे गए माल को असली में गिनकर देखा जाता है कि कितना स्टॉक हमारे पास है।
- यह काम आमतौर पर साल के अंत में या किसी तय समय पर किया जाता है।
What is Difference Due to Physical Counting?
- जब हम physical stock गिनते हैं और उसे compare करते हैं system में मौजूद stock के साथ, तो कई बार फर्क (Difference) निकल कर आता है।
- ये फर्क दो तरह का हो सकता है –
- Actual Stock ज़्यादा हो (Physical Count > Book Stock)
- Actual Stock कम हो (Physical Count < Book Stock)
- इस फर्क को ही “Difference Due to Physical Counting” कहा जाता है।
Causes of Difference in Physical Counting
- Goods का चोरी हो जाना (Theft)
- Damaged items को बिना हटाए stock में दिखाना
- Wrong data entry या human error
- Return हुए माल का सही से entry न होना
- Unrecorded purchases या sales
How to handle Treating Difference Due to Physical Counting in Tally (in Hindi)
Step-by-step Tally में इस फर्क को कैसे handle करें?
- Tally में जब physical counting करते हैं तो हम Stock Journal Entry के ज़रिए इस फर्क को record करते हैं।
- इसके लिए निम्न स्टेप्स फॉलो करें:
Step 1: Enable Inventory Features
- Gateway of Tally > F11 (Features) > Inventory Features
- Use tracking numbers: Yes
- Use rejection inward/outward notes: Yes
Step 2: Go to Inventory Vouchers
- Gateway of Tally > Inventory Vouchers
- F7: Stock Journal को सिलेक्ट करें।
Step 3: Record Stock Adjustment
- अगर stock कम निकला है, तो एक side consumption entry डालें।
- अगर stock ज़्यादा निकला है, तो एक side production entry डालें।
- Example के तौर पर:
Date: 30-03-2025
Voucher Type: Stock Journal
Source (Consumption)
Item: Raw Material A
Qty: 5 units
Destination (Production)
Item: Adjustment (New Ledger if needed)
Qty: 5 units
- Note: "Adjustment" नाम से एक स्टॉक item बना सकते हैं या अलग ledger भी बना सकते हैं।
Step 4: Narration जरूर लिखें
- हर बार एक अच्छा narration डालें जैसे – “Physical stock less by 5 units, adjusted accordingly.”
Effects of Treating Difference Due to Physical Counting on stock valuation (in Hindi)
Stock Valuation पर इसका क्या असर होता है?
- Physical counting के बाद किया गया adjustment सीधे तौर पर आपकी Balance Sheet में stock value को impact करता है।
- अगर आप गलत counting या adjustment नहीं करते हैं, तो आपकी stock value गलत दिखेगी।
ज्यादा stock मिला तो?
- Stock की value बढ़ेगी
- Profit and Loss में Net Profit ज़्यादा दिखेगा
- GST / Tax computation भी ज़्यादा amount पर होगा
कम stock मिला तो?
- Stock की value घटेगी
- Profit and Loss में Loss या कम profit दिखेगा
- Asset की value घटेगी
Stock Valuation Table Example
| Item | Book Stock Qty | Physical Stock Qty | Rate | Adjustment Value |
|---|---|---|---|---|
| Product A | 100 | 90 | ₹50 | -₹500 |
| Product B | 200 | 210 | ₹30 | +₹300 |
Importance of physical stock verification and Treating Difference Due to Physical Counting (in Hindi)
Physical Stock Verification क्यों जरूरी है?
- Business में transparency और accuracy बनाए रखने के लिए physical verification बहुत जरूरी है।
- ये सुनिश्चित करता है कि आपकी accounting और actual stock में कोई mismatch न हो।
इसके फायदे
- Theft और damage को पकड़ने में मदद करता है
- Inventory turnover ratio को सही से track कर सकते हैं
- Proper planning और reordering possible होता है
- Financial statements में accuracy आती है
Regular Verification Schedule
- Monthly – अगर stock high value का है
- Quarterly – medium scale business के लिए
- Yearly – small scale या compliance के लिए
Treating Difference क्यों जरूरी है?
- अगर difference को ठीक से treat नहीं किया गया तो:
- Profit/Loss गलत हो सकता है
- Tax liability गलत हो सकती है
- Reorder level calculation बिगड़ सकता है
Best Practices
- हर बार stock गिनने के बाद Tally में difference को entry करें
- Documentation रखें कि किस दिन कौन सा stock count किया गया
- Responsible person से cross check करवाएं
FAQs
Physical Stock Counting का मतलब होता है actual सामान को manually गिनना, तौलना या मापना ताकि ये पता चल सके कि असली में कितना माल गोदाम या स्टोर में मौजूद है। इसे system में मौजूद Stock से match किया जाता है।
जब physical stock की मात्रा और system में दिख रही stock की मात्रा में फर्क हो, तो उसे Difference Due to Physical Counting कहा जाता है। ये फर्क गलत entry, चोरी, खराब माल या अनदेखी return की वजह से हो सकता है।
Tally में Stock Journal के ज़रिए stock difference को Adjust किया जाता है। अगर stock कम है तो consumption entry और अगर stock ज़्यादा है तो production entry करनी होती है। इससे actual stock valuation सही हो जाता है।
हां, stock में डिफरेंस directly आपकी inventory की total valuation पर असर डालता है। ज्यादा stock होने पर value बढ़ती है और कम stock होने पर घटती है। इसका सीधा असर balance sheet और profit/loss पर पड़ता है।
Physical stock verification से चोरी, गलती, खराबी जैसी समस्याओं को समय रहते पकड़ा जा सकता है। यह financial records को accurate रखने और business में पारदर्शिता लाने में मदद करता है।
Physical stock verification monthly, quarterly या yearly की जा सकती है। high value stock के लिए monthly, medium scale के लिए quarterly और small businesses के लिए yearly करना advisable होता है।