What are cost centres and how to create them in Tally in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Cost Centre Management in Tally Prime – A Complete Guide
What are Cost Centres and How to Create them in Tally (in Hindi)
जब हम Tally Prime या Tally ERP 9 का इस्तेमाल करते हैं, तो Cost Centre एक बहुत ही महत्वपूर्ण feature होता है। यह हमें हमारी कंपनी के अंदर होने वाले खर्चों और income को अलग-अलग हिस्सों (centres) में बाँट कर track करने की सुविधा देता है। इससे यह पता लगाना आसान हो जाता है कि कौन से विभाग, प्रोजेक्ट या ब्रांच पर कितना खर्च हुआ या कितनी कमाई हुई।
What is a Cost Centre? (Cost Centre क्या होता है?)
Cost Centre का मतलब होता है एक ऐसा हिस्सा (department, person या location), जहाँ पर खर्च या income को allocate किया जाता है ताकि बाद में उसका performance analyze किया जा सके।
- यह कोई भी branch, department, salesperson, या even कोई एक project हो सकता है।
- मान लीजिए आपकी कंपनी की दो branches हैं – Delhi और Mumbai। अब आप चाहेंगे कि आप ये track कर सकें कि कौन सी branch कितना खर्च कर रही है और कितनी कमाई कर रही है। इसके लिए आप दोनों को अलग-अलग Cost Centre बना सकते हैं।
Benefits of Cost Centres (Cost Centre के फायदे)
- खर्चों और कमाई की detailed जानकारी मिलती है।
- हर department, branch या person का performance analyze किया जा सकता है।
- बिजनेस decisions लेना आसान हो जाता है।
- Profitability और खर्च की efficiency बढ़ाई जा सकती है।
Steps to Enable Cost Centre in Tally (Cost Centre को चालू कैसे करें)
- Tally को open करें।
- Gateway of Tally → F11: Features → Accounting Features पर जाएँ।
- “Maintain cost centres” को “Yes” करें।
- अगर आप Cost Categories भी यूज़ करना चाहते हैं तो “Maintain cost categories” को भी “Yes” करें।
Steps to Create Cost Centre in Tally (Cost Centre कैसे बनाएं)
- Gateway of Tally → Accounts Info → Cost Centres → Create पर जाएँ।
- Name: यहाँ पर Cost Centre का नाम डालें (जैसे Delhi Branch)।
- Under: Primary (या कोई parent cost centre)।
- अगर आप Cost Category यूज़ कर रहे हैं तो वो भी select करें।
- Enter दबाकर save करें।
Steps to Alter and Manage Cost Centre Information (in Hindi)
अगर आपने कोई Cost Centre बना लिया है और बाद में उसमें कोई बदलाव करना है, तो आप उसे Alter कर सकते हैं।
Steps to Alter Cost Centre (Cost Centre को बदलने के स्टेप्स)
- Gateway of Tally → Accounts Info → Cost Centres → Alter पर जाएँ।
- अब उस Cost Centre को चुनें जिसे आप edit करना चाहते हैं।
- जो जानकारी बदलनी है जैसे Name, Under, या Category, वो बदलें।
- Enter दबाकर save करें।
Steps to Delete Cost Centre (Cost Centre को delete कैसे करें)
- Alter के अंदर जाकर आप एक Cost Centre को open करें।
- Ctrl + D दबाएँ।
- Confirmation के बाद वह Cost Centre delete हो जाएगा।
- Note: अगर उस Cost Centre में कोई transaction जुड़ा है, तो उसे delete नहीं किया जा सकता।
Displaying Cost Centre Reports and Transaction Summary (in Hindi)
Tally में Cost Centres से जुड़ी रिपोर्ट्स देखना बहुत आसान होता है। इससे हमें हर Cost Centre का खर्च और कमाई का ब्योरा मिल जाता है।
Steps to View Cost Centre Reports
- Gateway of Tally → Display More Reports → Statement of Accounts → Cost Centres पर जाएँ।
- आपको List of Cost Centres दिखेगा।
- यहाँ से आप किसी भी Cost Centre की details देख सकते हैं।
Cost Centre Summary (Cost Centre का सारांश)
- यह रिपोर्ट आपको यह दिखाएगी कि किसी particular Cost Centre के अंतर्गत कुल income और expenses कितने हुए।
- आप Drill Down करके देख सकते हैं कि कौन-कौन सी vouchers वहाँ apply हुई हैं।
Cost Centre Break-up Report
- यह रिपोर्ट आपको दिखाती है कि किसी एक Ledger का खर्च किन-किन Cost Centres में कैसे बांटा गया।
- Gateway of Tally → Display More Reports → Account Books → Ledger → कोई Ledger → Alt + C (Cost Centre Break-up)।
Example Table – Cost Centre Report:
| Cost Centre | Total Expenses | Total Income |
|---|---|---|
| Delhi Branch | ₹1,50,000 | ₹2,10,000 |
| Mumbai Branch | ₹1,00,000 | ₹1,80,000 |
Difference between Cost Centre and Cost Category (in Hindi)
Cost Centre और Cost Category दोनों ही खर्च और आय को track करने में मदद करते हैं, लेकिन इन दोनों में अंतर होता है।
What is Cost Category? (Cost Category क्या होता है?)
- Cost Category एक grouping mechanism है जिससे हम एक ही transaction को अलग-अलग perspectives से track कर सकते हैं।
- जैसे – एक खर्च को हम department-wise और location-wise दोनों तरीके से track करना चाहें तो हम दो अलग-अलग Cost Categories बना सकते हैं।
Differences Table – Cost Centre vs Cost Category:
| Basis | Cost Centre | Cost Category |
|---|---|---|
| Meaning | Specific unit जैसे कि एक department या branch | Grouping of Cost Centres for multiple analysis |
| Use | खर्च या income को allocate करना | एक से अधिक classification create करना |
| Example | Delhi Branch, Sales Dept | Location-wise, Department-wise |
| Dependency | Directly used in vouchers | Cost Centre के साथ linked होती है |
How to Create Cost Category in Tally
- Gateway of Tally → Accounts Info → Cost Categories → Create पर जाएँ।
- Name डालें (जैसे Location wise)।
- Enter दबाकर save करें।
- इसके बाद आप इसी category के अंदर अलग-अलग Cost Centres बना सकते हैं।
FAQs
Tally में Cost Centre एक ऐसा feature होता है जिससे हम किसी खर्च या कमाई को किसी विशेष हिस्से जैसे कि branch, department या employee के अनुसार track कर सकते हैं। इससे accounting और रिपोर्टिंग में transparency और clarity आती है।
Tally में Cost Centre को चालू करने के लिए Gateway of Tally → F11: Features → Accounting Features पर जाएँ और "Maintain cost centres" को Yes करें। यदि आप cost categories भी यूज़ करना चाहते हैं तो "Maintain cost categories" को भी Yes करें।
Cost Centre बनाने के लिए Gateway of Tally → Accounts Info → Cost Centres → Create में जाएँ। वहाँ Name, Under और (अगर applicable हो) Cost Category select करके save करें।
Cost Centre की रिपोर्ट देखने के लिए Gateway of Tally → Display More Reports → Statement of Accounts → Cost Centres पर जाएँ। यहाँ आप किसी भी Cost Centre की detailed रिपोर्ट देख सकते हैं।
Cost Centre खर्च को एक specific unit जैसे department या branch के हिसाब से track करता है, जबकि Cost Category इन centres को अलग-अलग perspectives में group करने के लिए use होता है जैसे location-wise या department-wise classification।
हाँ, अगर आपने Cost Categories को enable किया है तो आप एक ही accounting entry में अलग-अलग Cost Centres assign कर सकते हैं, जिससे खर्च को अलग-अलग dimensions में track किया जा सके।