Understanding Purchase Order Book in Tally in Hindi

Understanding Purchase Order Book in Tally in Hindi

What is Purchase Order Book in Tally

Purchase Order Book, Tally ERP 9 या Tally Prime में एक ऐसा report है जहाँ हम सभी बनाए गए Purchase Orders की जानकारी एक साथ देख सकते हैं। जब कोई कंपनी अपने vendor या supplier से सामान मंगवाने के लिए Purchase Order बनाती है, तो उस ऑर्डर की details Tally के Purchase Order Book में store होती है। इस report की मदद से हम ये जान सकते हैं कि कौन-से ऑर्डर भेजे गए हैं, कौन-से pending हैं और किन पर action लेना बाकी है।

Why is it important to understand Purchase Order Book

• यह report हमें purchase से जुड़े सभी डेटा एक जगह दिखाता है।
• Pending और fulfilled orders का clear difference बताता है।
• हर एक supplier को भेजे गए orders की जानकारी देता है।
• यह future planning और inventory management के लिए बहुत उपयोगी होता है।

Purchase Order Book activate कैसे करें

Purchase Order देखने के लिए सबसे पहले आपको Tally में Purchase Order की feature को activate करना होता है। नीचे दिए गए steps को follow करें:

• Gateway of Tally > F11: Features > Inventory Features में जाएँ।
• "Enable Purchase Order Processing?" को Yes करें।

अब आप Purchase Order बना सकते हैं और उनकी report भी देख सकते हैं।

Purchase Order Book में दिखाई जाने वाली प्रमुख जानकारियाँ

जब हम Purchase Order Book report खोलते हैं, तो इसमें निम्नलिखित details दिखाई देती हैं:

• Order No. (ऑर्डर नंबर)
• Order Date (ऑर्डर की तारीख)
• Supplier Name (जिससे सामान मंगवाया गया है)
• Item Name (सामान का नाम)
• Quantity Ordered (मांगी गई संख्या)
• Pending Quantity (जो अभी तक नहीं मिला है)
• Rate (प्रति unit की कीमत)
• Amount (कुल राशि)

Benefits of Maintaining Purchase Order Book in Hindi

1. Better Control on Purchases

• Purchase Order Book की मदद से हमें पता रहता है कि हमने कौन-कौन से सामान के लिए किस supplier को ऑर्डर दिया है।
• इससे हम बार-बार एक ही सामान का duplicate order देने से बच सकते हैं।

2. Improved Stock Planning

• Pending orders को देखकर हम अपनी inventory का बेहतर अनुमान लगा सकते हैं।
• हमें ये पता चलता है कि कौन-सा सामान आने वाला है और कौन-सा पहले से stock में है।

3. Timely Follow-up with Suppliers

• Pending status देखकर हम अपने supplier से timely follow-up कर सकते हैं।
• इससे delay और production halt से बचा जा सकता है।

4. Easy Audit and Verification

• अगर company का external audit हो रहा है, तो Purchase Order Book एक महत्वपूर्ण report होता है।
• Auditor को order की transparency और follow-up की जानकारी इसी से मिलती है।

5. GST Matching and Compliance

• Order के amount और actual bill के बीच difference को match करना आसान हो जाता है।
• GST return filing के समय accurate purchase data आसानी से मिल जाता है।

How to Generate Purchase Order Book Report in Hindi

Step-by-step Process

Purchase Order Book report को generate करने के लिए नीचे दिए गए steps को follow करें:

• Gateway of Tally से Inventory Info में जाएँ।
• Display > Order Books > Purchase Order Book को select करें।
• अब सामने एक detailed report खुल जाएगी जिसमें सभी Purchase Orders दिखेंगे।

Keyboard Shortcut

Alt + F5: Purchase Order Book को detailed mode में देखने के लिए

Report Filters

Report में आप निम्न filters लगा सकते हैं:

• Date Range (एक निश्चित समय सीमा के लिए)
• Party Wise (किसी विशेष Supplier के लिए)
• Item Wise (किसी एक Item के लिए)
• Status Wise (Pending / Completed)

Use of Filters in Purchase Order Book for Tracking Orders in Hindi

Importance of Filters

जब orders की संख्या ज़्यादा हो जाती है, तो सारी details एक साथ देखने में मुश्किल होती है। ऐसे में filters का इस्तेमाल करके हम केवल जरूरी जानकारी को screen पर ला सकते हैं। यह report को ज्यादा साफ़ और उपयोगी बना देता है।

Commonly Used Filters

• Date Filter: इससे हम सिर्फ किसी महीने या वर्ष के orders देख सकते हैं।
• Supplier Filter: अगर हमें किसी खास supplier के orders देखने हैं।
• Item Filter: किसी specific item से जुड़ी purchase orders जानने के लिए।
• Pending Status: सिर्फ वही orders जो अभी pending हैं।

Filters Apply करने का तरीका

• Report खोलने के बाद F12: Configure दबाएँ।
• यहाँ आप various filters set कर सकते हैं।
• Report को customize करने के लिए F4: Party, F6: Item आदि भी use कर सकते हैं।

Filtered Report से क्या फायदा होता है?

• Decision making जल्दी होता है क्योंकि जरूरी data सीधे सामने आता है।
• किस supplier के साथ कितने orders pending हैं यह साफ़ पता चलता है।
• Inventory की real-time tracking आसान हो जाती है।

Table: Sample Purchase Order Book Structure

FAQs