What are Dynamic Report Specific Options and their role in Tally reports in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Dynamic Report Specific Options in Tally Prime
Table of Contents
What are Dynamic Report Specific Options (in Hindi)
Introduction
Tally Prime एक बहुत ही लोकप्रिय accounting software है, जो business reports को आसान और customize करने योग्य बनाता है। जब हम किसी भी report को Tally में देखते हैं, जैसे कि Ledger, Trial Balance, या Stock Summary, तो हमें उस report को अपनी आवश्यकता के अनुसार filter, modify और customize करने की जरूरत होती है। इसी जरूरत को पूरा करता है - Dynamic Report Specific Options का feature।
यह feature हमें किसी भी report को देखने के तरीके को dynamic रूप से बदलने की सुविधा देता है। इसका मतलब है कि हम बिना report को बंद किए, उसी screen पर live changes करके data को analyze कर सकते हैं। यह feature beginners के लिए भी बहुत उपयोगी है, क्योंकि इसे use करना बहुत ही आसान है और इससे decision making बहुत जल्दी हो जाती है।
Role of Dynamic Report Specific Options in Tally Reports
- Dynamic Report Specific Options का मुख्य उद्देश्य report को customize करना होता है।
- यह options report के दाएँ तरफ या ऊपर की तरफ छोटे menu के रूप में दिखाई देते हैं, जैसे कि F12: Configure, F4: Party, F2: Period आदि।
- यह options report को business need के अनुसार customize करने में मदद करते हैं।
- यह options real-time में report की appearance और content को modify करने की सुविधा देते हैं।
- यह feature सभी major reports में available होता है, जैसे कि Day Book, Ledger, Stock Summary, GSTR Reports आदि।
How to customize reports using Dynamic Report Specific Options (in Hindi)
Step-by-step customization process
- जब आप Tally में कोई भी report खोलते हैं, जैसे Ledger या Trial Balance, तो वहां आपको कुछ specific options दिखाई देंगे।
- जैसे ही आप किसी भी button को press करते हैं (जैसे F12: Configure), एक नई window open होती है जिसमें multiple options होते हैं।
- आप उन options को Yes/No करके, या values डालकर, report को पूरी तरह से अपनी आवश्यकता के अनुसार customize कर सकते हैं।
Example: Ledger Report को customize करना
- Ledger report में आप F12: Configure दबाकर ये changes कर सकते हैं:
- Opening/Closing balances दिखाएं या छिपाएं
- Voucher narration दिखाएं या छिपाएं
- Format को single column या double column में दिखाएं
Example: Stock Summary को customize करना
- F7: Show Profit दबाकर आप real-time profit calculation देख सकते हैं।
- F12: Configure में जाकर आप Godown-wise, Batch-wise, या Expiry date wise details देख सकते हैं।
Using filters and configurations in Dynamic Report Specific Options (in Hindi)
Filters क्या होते हैं?
Filters का उपयोग हम किसी report में specific information को खोजने या isolate करने के लिए करते हैं। इससे हम बहुत बड़ी report में से जरूरी data को बहुत जल्दी और सही तरीके से देख सकते हैं।
Popular Filters in Tally Reports
- Date Filter:
F2: Periodका use करके आप किसी भी report को desired time period में filter कर सकते हैं। - Party-wise Filter:
F4: Ledgerसे आप किसी particular party की details देख सकते हैं। - Cost Centre Filter: यदि आपने Cost Centre activate किया है तो report को उस अनुसार filter कर सकते हैं।
Configuration Options क्या होते हैं?
Configuration options वो होते हैं जो report की layout और visibility को control करते हैं। यह F12: Configure के माध्यम से activate होते हैं।
Important Configuration Options
- Show Narrations: यह option voucher narration को report में दिखाने के लिए होता है।
- Show Bill-wise Details: Outstanding reports में यह option बहुत useful होता है।
- Show Zero Valued Transactions: इसे enable करके आप वो entries भी देख सकते हैं जिनका amount zero है।
Filters और Configurations को साथ में Use करना
मान लीजिए आप Trial Balance देख रहे हैं और आप चाहते हैं कि सिर्फ एक particular महीने की details दिखे जिसमें सिर्फ closing balances आएं। इसके लिए आप:
- F2: Period दबाकर महीने का selection करें।
- F12: Configure दबाकर 'Closing Balance only' को Yes करें।
Benefits of real-time data analysis through Dynamic Report Specific Options (in Hindi)
1. तेज और आसान Decision Making
- Dynamic Report Specific Options से आप live report देख सकते हैं, जिससे decision लेना बहुत ही आसान और तेज हो जाता है।
- आपको report बंद करने की आवश्यकता नहीं होती, आप वहीं से सब कुछ modify और analyze कर सकते हैं।
2. Custom View for Different Users
- Manager, Accountant, या Auditor – सभी अपने अनुसार report को customize करके use कर सकते हैं।
- जैसे accountant को narration की जरूरत होती है, जबकि auditor को सिर्फ amount और date की।
3. Time Saving और Error Reduction
- हर बार नया report बनाने की जरूरत नहीं होती, जिससे time save होता है।
- Filters और configuration options से unnecessary data hide हो जाता है, जिससे error की संभावना भी कम हो जाती है।
4. Deep Data Analysis
- आप Godown, Batch, या Item wise data देख सकते हैं जो inventory analysis के लिए बहुत उपयोगी होता है।
- Outstanding reports को bill-wise analyze करके payment follow-up करना आसान हो जाता है।
5. Reporting में Flexibility
- हर user अपनी requirement के अनुसार report बना सकता है।
- Presentation में flexibility होने के कारण data को client या management के अनुसार represent किया जा सकता है।
6. हर report के साथ available होता है
- Ledger से लेकर Balance Sheet और GST Return तक हर major report में ये Dynamic Options available होते हैं।
- इससे Tally Prime का reporting system बहुत ही powerful और practical बन जाता है।
7. Examples Table: Report wise common Dynamic Options
| Report Name | Dynamic Options | Usage |
|---|---|---|
| Ledger | F12: Configure, F2: Period | Narration, Bill-wise Details |
| Stock Summary | F7: Show Profit, Alt+F1: Detail View | Item-wise Profit, Batch info |
| Day Book | F4: Ledger, F12: Configure | Filter by Party, Voucher Type |
| Outstanding Receivables | F6: Ageing, F8: Bill-wise | Follow-up and Due tracking |
FAQs
Tally में Dynamic Report Specific Options वे विकल्प होते हैं जिनकी मदद से किसी भी report को उसी समय, बिना report को बंद किए, customize किया जा सकता है। ये options जैसे F12: Configure, F2: Period, F4: Party इत्यादि report को real-time में filter और modify करने की सुविधा देते हैं।
किसी भी report में F12 key दबाकर आप Configuration options खोल सकते हैं। यहां से आप जैसे - Narration दिखाना, Zero transactions छिपाना, Bill-wise details दिखाना आदि विकल्प चुन सकते हैं और अपनी report को आवश्यकता अनुसार customize कर सकते हैं।
Filters का उपयोग report को date-wise, party-wise या voucher type-wise refine करने के लिए किया जाता है। इससे बड़ी reports में से exact data निकालना आसान होता है, जैसे कि Outstanding Report में केवल एक party की detail देखना।
हाँ, आप report को बिना बंद किए live रूप में customize कर सकते हैं और real-time changes देख सकते हैं। इससे आप तेजी से decision ले सकते हैं और data को अपनी जरूरत के अनुसार देख सकते हैं।
लगभग सभी प्रमुख reports में ये options होते हैं जैसे Ledger, Trial Balance, Stock Summary, Day Book, Outstanding Receivables, GSTR Reports आदि। हर report में उनके हिसाब से अलग-अलग dynamic options मिलते हैं।
इन options की मदद से बार-बार report को open/close किए बिना ही उसमें बदलाव किया जा सकता है। इससे बार-बार export या customize करने की आवश्यकता नहीं पड़ती और समय की काफी बचत होती है, खासकर large reports के case में।