What is Back-up & Restore and why it's essential in Tally in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Back-up & Restore in Tally: Importance, Steps, and Precautions in Hindi
Back-up & Restore in Tally in Hindi
What is Back-up & Restore and why it's essential in Tally in Hindi
Tally एक बहुत ही प्रसिद्ध Accounting Software है जिसका उपयोग छोटे से लेकर बड़े व्यापारी तक अपने व्यापार का पूरा लेखा-जोखा रखने के लिए करते हैं। अब सोचिए कि आपने कई वर्षों की मेहनत से अपने Accounts, Reports, Ledgers, और Inventories की जानकारी Tally में सेव की है और अचानक आपका कंप्यूटर खराब हो गया या आपका डेटा गलती से डिलीट हो गया। ऐसी स्थिति में अगर आपके पास Back-up नहीं है तो सारा डेटा चला जाएगा। इसलिए Tally में Back-up लेना और ज़रूरत पड़ने पर Restore करना बहुत ही आवश्यक प्रक्रिया होती है। Back-up का मतलब होता है — किसी भी Company Data की एक Extra Copy बना कर किसी Safe Location (जैसे कि Hard Disk, Pen Drive या Cloud Storage) में सुरक्षित रखना। Restore का मतलब होता है — जब Original Data किसी कारणवश Delete या Corrupt हो जाए तो Back-up File को वापस Tally में लाकर काम दोबारा शुरू करना।
Back-up क्यों ज़रूरी है? (Importance of Back-up)
- Data Loss से बचाव के लिए
- Virus Attack या System Failure की स्थिति में
- गलत Entry या User गलती के कारण Data सुरक्षित रखना
- Audit, Tax या Legal Compliance के लिए Past Data सुरक्षित रखना
- System Migration या Format करने से पहले
Restore क्यों ज़रूरी है? (Importance of Restore)
- Data खो जाने के बाद दोबारा काम शुरू करने के लिए
- पुराना Backup उपयोग में लाकर पुराने Transaction दोबारा Access करना
- Multiple Computers में एक ही Data उपयोग करने के लिए
How to take a secure data Back-up in Tally step-by-step in Hindi
Tally में Back-up लेने की प्रक्रिया बहुत ही आसान है। नीचे दिए गए स्टेप्स को फॉलो करें:
- Tally Prime को Open करें।
- Gateway of Tally में जाएं।
- Alt + Y दबाएं या Data Menu को Select करें।
- Backup विकल्प को चुनें।
- Source – यहां पर आपकी Original Company का Path अपने आप दिखेगा।
- Destination – यहां आप उस Drive या Folder का Path देंगे जहाँ आप Back-up सेव करना चाहते हैं (जैसे D:\TallyBackup)।
- जिस Company का Back-up लेना है उसे Select करें (Spacebar से)।
- Enter दबाएं।
- Processing के बाद एक Message दिखेगा कि Back-up Complete हो गया।
Back-up लेने के लिए सुझाव (Tips for Secure Back-up)
- Back-up को Pen Drive, External Hard Disk या Google Drive में सेव करें।
- Back-up Folder को सही नाम दें, जैसे – CompanyName_Date_Backup
- हर हफ्ते या Daily Regular Back-up लें।
- Back-up File को Password से Protect करें (अगर 3rd Party Software का उपयोग कर रहे हों)।
Process to Restore data safely using Back-up & Restore in Tally in Hindi
अगर किसी कारण से आपका Original Data Delete हो गया है या New System में Restore करना है, तो नीचे दिए गए स्टेप्स फॉलो करें:
- Tally Prime को Open करें।
- Alt + Y दबाएं या Data Menu में जाएं।
- Restore विकल्प को Select करें।
- Destination – जहां आप Data को Restore करना चाहते हैं, उस Location का Path दें (जैसे C:\TallyData)।
- Source – उस Location का Path दें जहाँ आपकी Back-up File सेव है (जैसे D:\TallyBackup)।
- Back-up List में से उस Company को Select करें जिसे Restore करना है (Spacebar से)।
- Enter दबाएं।
- Restore Process Complete होने के बाद, Company List में आपकी Company दिखाई देगी।
Restore करते समय ध्यान देने योग्य बातें (Important Restore Tips)
- Back-up File सही Location में होनी चाहिए।
- Restore करने से पहले यह Confirm करें कि कोई Existing Company उसी Name से न हो।
- Restore करते समय सही Source और Destination Path का चयन करें।
Precautions to avoid data loss while using Back-up & Restore in Hindi
Data की सुरक्षा बहुत महत्वपूर्ण होती है, खासकर तब जब पूरा व्यापारिक रिकॉर्ड इसी में होता है। नीचे बताए गए सावधानियों का पालन करें:
- Regular Back-up लें – हफ्ते में कम से कम 2 बार
- Back-up Files को सुरक्षित Drive में सेव करें जो Computer से अलग हो
- Data को Cloud में भी Sync करें (Google Drive, OneDrive आदि)
- Back-up लेने के बाद Company को Restore करके चेक करें कि File सही है या नहीं
- Computer Format करने से पहले Tally Data की Safe Copy ज़रूर बनाएं
- Virus से बचने के लिए Antivirus हमेशा Update रखें
- Unauthorized Users को Tally Data Access न करने दें – User Controls को Active करें
Back-up और Restore में उपयोग होने वाले Paths की जानकारी (Path Reference Table)
| Operation | Path Example | Details |
|---|---|---|
| Source (Back-up) | C:\TallyPrime\Data | जहाँ Original Company Data सेव है |
| Destination (Back-up) | D:\TallyBackup | जहाँ Back-up को सेव करना है |
| Source (Restore) | D:\TallyBackup | जहाँ से Back-up File को लिया जाएगा |
| Destination (Restore) | C:\TallyPrime\Data | जहाँ पर Data को वापस Restore किया जाएगा |
कुछ अतिरिक्त सुझाव जो छात्रों और Beginners के लिए फायदेमंद हैं:
- हर बार Back-up लेने से पहले Date के अनुसार Folder बनाएं।
- Back-up लेने के बाद उसे एक बार Restore करके चेक करें कि सही काम कर रहा है या नहीं।
- Back-up File को Rename करके कंपनी का नाम और तारीख जरूर जोड़ें।
- अगर आप Multiple Companies पर काम कर रहे हैं तो हर Company का अलग-अलग Back-up बनाएं।
# Tally Back-up Tips in Short:
1. Alt + Y दबाकर Data Menu खोलें।
2. Backup विकल्प चुनें।
3. Source और Destination Paths सेट करें।
4. Company Select करें और Enter दबाएं।
# Tally Restore Tips in Short:
1. Alt + Y दबाकर Data Menu खोलें।
2. Restore विकल्प चुनें।
3. Destination और Source Paths सेट करें।
4. Company Select करें और Enter दबाएं।
