What is a Reversing Journal and its role in temporary adjustments in Hindi

What is a Reversing Journal and its role in temporary adjustments in Hindi

Meaning of Reversing Journal

Reversing Journal एक ऐसा Accounting Entry होता है जिसे हम अगले Accounting Period की शुरुआत में pass करते हैं ताकि जो temporary adjustments हमने पिछले महीने या साल के अंत में किए थे, वो automatically nullify हो जाएं। इसका मुख्य उद्देश्य है accounting को simplify करना और errors को avoid करना।

Why we need Reversing Journals

• Accounting में कई बार ऐसी situations आती हैं जहां हमें temporary adjustments करने पड़ते हैं जैसे accrued income, outstanding expenses आदि।
• Month-end या year-end पर हम जो भी adjustment entries डालते हैं, उन्हें अगले महीने के शुरू होते ही हटा देना ज़रूरी होता है ताकि double accounting न हो।
• Reversing Journal ऐसे entries होते हैं जो उन temporary adjustments को reverse कर देते हैं।

Example से समझिए

मान लीजिए, आपने March के अंत में ₹5,000 की Salary Outstanding दिखाई, तो आप एक journal entry डालते हैं:

अब April की शुरुआत में इस entry को reverse करने के लिए आप एक Reversing Journal डालते हैं:

इससे आपकी accounts clean और accurate बने रहते हैं और future में confusion नहीं होती।

How to create Reversing Journals for month-end closing in Hindi

Step-by-step Process

• Step 1: सबसे पहले आप identify करें कि कौन-कौन से entries temporary हैं जिन्हें next period में reverse करना होगा।
• Step 2: Month-end या year-end पर इन adjustments को pass करें, जैसे prepaid expenses, accrued income, outstanding expenses, etc.
• Step 3: Next month की शुरुआत में उसी entry को उल्टा करके pass करें, यानि debit को credit और credit को debit।
• Step 4: अगर आप Tally या किसी accounting software का use कर रहे हैं तो आप reversal को automatic भी बना सकते हैं (नीचे बताया गया है)।

Manual Reversing Entry का Format

Benefits of using Reversing Journals in financial reporting in Hindi

Why Reversing Journals are important

• Time-saving: ये process accounting को तेज़ बनाता है क्योंकि आपको बार-बार adjustments check नहीं करने पड़ते।
• Error reduction: Manual errors कम होते हैं क्योंकि reversal entry predefined होती है।
• Simplified Reporting: Financial statements ज़्यादा accurate और simple बनती हैं।
• Consistency: Accounting data में consistency बनी रहती है।
• Audit Friendly: Auditors के लिए transactions को verify करना आसान हो जाता है क्योंकि reversing entries clear होती हैं।

Real-life Scenario

मान लीजिए आपकी company हर महीने कुछ expenses जैसे कि Electricity bill, Telephone charges को accrual basis पर record करती है। अब अगर आप इसको reverse नहीं करेंगे तो जब actual bill आएगा, तो वह double हो सकता है, जिससे reporting गलत हो जाएगी। Reversing Journal इस confusion से बचाता है।

Setting automatic reversal entries using Reversing Journals in Hindi

Tally में Automatic Reversing Journal कैसे बनाएं

• Step 1: Tally में Gateway of Tally पर जाएं और Accounting Vouchers चुनें।
• Step 2: F7 प्रेस करके Journal Entry mode में जाएं।
• Step 3: Entry पास करें जिसमें आप adjustment करना चाहते हैं।
• Step 4: Narration में "Auto Reverse on next period" जैसा कुछ लिख सकते हैं ताकि यह clear रहे।
• Step 5: अब इस entry को configure करने के लिए F11 -> Accounting Features में जाएं और “Use Reversing Journals & Optional Vouchers” को Yes करें।

Optional Voucher को Reversing में बदलना

Tally में आप किसी Journal Entry को Optional बना सकते हैं और फिर उसे Reversing Journal में बदल सकते हैं जो automatically अगले month में reverse हो जाएगा।

How does it help in large organizations?

• Multiple transactions में human error से बचाव होता है।
• Data entry clerks को बार-बार verify नहीं करना पड़ता।
• Final accounts के preparation में time बचता है।

Useful Tips

• Reversing Journals केवल उन्हीं entries के लिए इस्तेमाल करें जो temporary हों।
• Permanent entries को reverse ना करें, जैसे Fixed Asset purchases आदि।
• Proper narration लिखना जरूरी है जिससे future में किसी को समझने में परेशानी ना हो।

FAQs