What is a Purchase Register and its significance in accounting in Hindi
Purchase Register in Tally with GST Compliance Guide
What is a Purchase Register and its significance in accounting in Hindi
Meaning of Purchase Register
Purchase Register एक ऐसा लेखा रिकॉर्ड होता है जिसमें हम किसी भी कंपनी या व्यापारी द्वारा किए गए सभी purchases (खरीददारी) को क्रमबद्ध तरीके से दर्ज करते हैं। इसमें यह दर्ज किया जाता है कि कब, किससे, क्या सामान और कितनी quantity में खरीदा गया, किस rate पर खरीदा गया और कुल मूल्य कितना बना।
Importance of Purchase Register
- यह व्यापार की purchasing activity को track करने में मदद करता है।
- Accounting और financial records को accurate रखने के लिए जरूरी होता है।
- GST returns जैसे GSTR-2A, GSTR-2B और GSTR-3B को भरने के लिए बहुत उपयोगी होता है।
- Audit के समय इसका महत्व और भी बढ़ जाता है क्योंकि इससे खरीद से जुड़ी transparency बनी रहती है।
- Purchase Register से हमें यह भी पता चलता है कि कौन से supplier से कितनी बार और कितनी quantity में माल खरीदा गया।
How to maintain a detailed Purchase Register in Tally in Hindi
Step-by-step तरीका Tally में Purchase Register maintain करने का
- Step 1: Company Open करें
सबसे पहले Tally Prime में अपनी कंपनी को open करें जिसमें आप purchase register maintain करना चाहते हैं। - Step 2: Purchase Voucher Enable करें
Gateway of Tally → Accounts Info → Voucher Types → Alter → Purchase को select करें और उसे active करें। - Step 3: Supplier Ledger बनाएं
Gateway of Tally → Accounts Info → Ledgers → Create → Supplier का नाम डालें और group में “Sundry Creditors” चुनें। - Step 4: Purchase Ledger बनाएं
Gateway of Tally → Accounts Info → Ledgers → Create → Ledger का नाम डालें (जैसे “Local Purchase”), Group में “Purchase Accounts” चुनें। GST डिटेल्स भी भरें। - Step 5: Inventory Item बनाएं
Gateway of Tally → Inventory Info → Stock Item → Create → Item name, unit, rate, GST आदि भरें। - Step 6: Purchase Voucher में Entry करें
Gateway of Tally → Voucher → F9 (Purchase) दबाएं। यहाँ नीचे दिए गए विवरण भरें:- Party A/c Name: Supplier का नाम
- Purchase Ledger: “Purchase Account”
- Item: माल का नाम
- Quantity: कितनी मात्रा में खरीदा गया
- Rate: प्रति यूनिट मूल्य
- GST Details: CGST, SGST, या IGST automatic calculate होगा
- Step 7: Purchase Register देखें
Gateway of Tally → Display More Reports → Account Books → Purchase Register पर क्लिक करके आप पूरे महीने की purchase entries देख सकते हैं।
GST compliance in Purchase Register entries in Hindi
GST से जुड़ी जरूरी बातें जो Purchase Register में ध्यान रखनी होती हैं
- 1. Supplier GSTIN सही भरें: हर supplier का GSTIN नंबर सही तरीके से ledger में अपडेट होना चाहिए। यह GSTR-2A से match होता है।
- 2. Tax Ledger सही बनाएं: अलग-अलग GST rate (5%, 12%, 18%, 28%) के लिए tax ledger बना लें ताकि entry करते समय सही calculation हो सके।
- 3. Invoice Number और Date ध्यान से भरें: GST return filing के समय Purchase invoice का number और date match होना बहुत जरूरी होता है।
- 4. Place of Supply: अगर interstate purchase है तो IGST लगेगा, और intrastate purchase पर CGST + SGST लगेगा। Tally में इसे सही से select करें।
- 5. HSN/SAC Code: Item या service का सही HSN/SAC code डालें ताकि GST returns में error न आए।
GST Return Filing में Purchase Register की भूमिका
GSTR-2A और GSTR-2B auto-generated होते हैं और supplier की filing के अनुसार आपके purchase को reflect करते हैं। यदि आपके purchase register में कोई गलती है जैसे गलत invoice number, गलत GSTIN, या mismatch in value, तो यह mismatch दिखाता है और ITC claim reject हो सकता है। इसलिए Purchase Register का सटीक और complete होना बहुत जरूरी है।
Common errors in Purchase Register and how to avoid them in Hindi
सबसे ज्यादा होने वाली गलतियाँ और उनसे कैसे बचें
- 1. Duplicate Purchase Entry: एक ही invoice को दो बार entry कर देना। इससे GST mismatch और accounts imbalance हो जाता है। इससे बचने के लिए हर entry के बाद उस invoice को mark करें या checklist बनाएं।
- 2. गलत GST Rate Apply करना: यदि किसी item पर 12% GST है लेकिन आपने गलती से 18% लगा दिया तो यह GSTR filing में गलती का कारण बनता है। Item creation के समय GST rate verify करें।
- 3. Missing Invoice Number: कई बार invoice number खाली छोड़ दिया जाता है जिससे reconciliation में दिक्कत आती है। हर entry में invoice number जरूर भरें।
- 4. गलत Supplier Ledger का प्रयोग: अगर आप एक ही नाम के दो supplier बना लेते हैं, तो entry गलत ledger में हो सकती है। Supplier ledger बनाते समय unique नाम दें।
- 5. Tally में Tax Ledger Link करना भूल जाना: यदि आप tax ledger को link नहीं करेंगे तो GST calculation नहीं होगा। हर entry के साथ सही tax ledger जोड़ें।
सही तरीके से Purchase Register maintain करने के Tips
- हर purchase की hard copy या PDF invoice रखें।
- Weekly या monthly reconciliation करें ताकि कोई गलती समय रहते पकड़ में आ जाए।
- GSTIN, HSN code, invoice number, rate आदि जैसे important field entry करते समय double-check करें।
- हर एक supplier के लिए unique और standardized ledger बनाएं।
- GST Returns भरने से पहले purchase register से GSTR-2A/2B match करें।
Purchase Register Format (Tally जैसा Structure)
| Invoice Date | Invoice No. | Supplier Name | GSTIN | Item Name | Quantity | Rate | Taxable Value | GST % | Total Amount |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01-06-2025 | INV001 | ABC Traders | 27ABCDE1234F1Z5 | Printer | 2 | 5000 | 10000 | 18% | 11800 |
F9 (Purchase) → Party A/c → Purchase Ledger → Item → Quantity → Rate → GST Tax Ledger → Save
FAQs
Purchase Register एक ऐसा रिकॉर्ड होता है जिसमें किसी business द्वारा की गई सभी खरीद (purchases) को क्रमबद्ध तरीके से लिखा जाता है। इसमें supplier का नाम, माल का विवरण, quantity, rate, GST आदि की जानकारी होती है।
Tally में Purchase Register maintain करने के लिए आपको पहले supplier ledger, purchase ledger और stock item create करना होता है, फिर F9 (Purchase Voucher) में entry करके सभी खरीद का विवरण दर्ज करना होता है। बाद में आप Display में जाकर Purchase Register रिपोर्ट देख सकते हैं।
GST का सही तरीके से दर्ज होना बहुत जरूरी है क्योंकि यह ITC (Input Tax Credit) claim करने के लिए उपयोग होता है। गलत GSTIN, HSN code या rate डालने से आपकी return filing गलत हो सकती है और ITC reject हो सकता है।
सामान्य गलतियों में duplicate entry, गलत GST rate, invoice number miss करना, गलत supplier ledger चुनना, और tax ledger link न करना शामिल है। इनसे बचने के लिए entry करते समय double-check करें।
Purchase Register से आप अपने सभी purchases को verify कर सकते हैं और उसे GSTR-2A और 2B से match कर सकते हैं। इससे सही ITC claim होता है और return filing में mismatch की संभावना कम हो जाती है।
हां, Tally में आप किसी भी पुरानी purchase entry को “Alter” option से जाकर edit कर सकते हैं। लेकिन यदि आपने return file कर दी है तो edit करने से पहले उसके प्रभाव को समझें।
