What is maintaining company data in Tally and why it is important in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
How to Manage and Secure Company Data in Tally
What is Maintaining Company Data in Tally (in Hindi)
किसी भी business या company में सबसे महत्वपूर्ण चीज़ होती है – उसका data. ये data आपके पूरे business के लेन-देन, reports, GST filings, स्टाफ payments, और balance sheet तक की जानकारी रखता है। Tally software में जब हम कोई नया company बनाते हैं, तो उस company का सारा accounting data उसी में store होता है। अब इस data को सही तरीके से संभाल कर रखना और समय-समय पर उसे maintain करना बहुत ज़रूरी होता है।
Why Maintaining Company Data is Important (in Hindi)
- Company का पूरा हिसाब-किताब उसी data पर टिका होता है।
- अगर गलती से data delete हो गया या corrupt हो गया, तो आपको बड़ा नुकसान हो सकता है।
- Time पर accurate report, GST return, profit-loss statement बनाने के लिए सही data चाहिए।
- Auditing या किसी legal verification के समय आपको पुराने records दिखाने होते हैं।
- Multiple users अगर एक ही data पर काम कर रहे हों, तो उसे manage करना और भी जरूरी हो जाता है।
इसलिए Tally में company data को maintain करना एक regular आदत होनी चाहिए।
How to Take Backup and Restore Tally Company Data (in Hindi)
Backup लेना क्यों जरूरी है? (Importance of Backup)
- अगर system crash हो जाए या data corrupt हो जाए तो backup से data वापस लाया जा सकता है।
- आप आसानी से multiple versions का backup रख सकते हैं – जैसे daily, weekly या monthly।
- Company data accidentally delete हो जाए तो उसे restore किया जा सकता है।
Backup कैसे लें? (Steps to Take Backup in Tally)
- सबसे पहले Gateway of Tally पर जाएं।
- फिर Alt + Y दबाएं या "Data" menu पर जाएं।
- यहां "Backup" option चुनें।
- Source में आपकी company का data path select करें।
- Destination में वो folder select करें जहां backup store करना है।
- Company select करें और Enter दबाएं।
Restore कैसे करें? (Steps to Restore Tally Backup)
- Gateway of Tally में जाएं।
- Alt + Y या "Data" menu खोलें।
- "Restore" select करें।
- Backup file वाला path दें।
- Restore करने के बाद आपकी company list में फिर से दिखेगी।
Securing Company Data with Password and Security Control (in Hindi)
Data Secure करना क्यों जरूरी है?
- आपका financial data किसी unauthorized व्यक्ति के हाथ न लगे।
- हर user को उनके role के हिसाब से access देना।
- Owner या admin ही sensitive data देख सके।
Company को Password से कैसे Secure करें?
- Company create करते समय ही आप password लगा सकते हैं।
- Gateway of Tally → Alt + F3 → Alter Company → यहां "Use security control" को "Yes" करें।
- अब Username और Password set करें।
User Level Security कैसे Enable करें?
- Gateway of Tally → Alt + F3 → Security Control → Types of Security
- यहां आप अलग-अलग roles बना सकते हैं जैसे – Data Entry, Auditor, Owner
- हर role के लिए आप define कर सकते हैं कि वो क्या-क्या कर सकता है।
Multiple Users को Manage करना
- Gateway of Tally → Alt + F3 → Users and Passwords → यहां नया user जोड़ें।
- उस user को कोई एक role assign करें।
- अब वो user उसी role के मुताबिक ही Tally use कर सकता है।
Auto Data Saving and Data Management Settings in Tally (in Hindi)
Auto Saving क्या होता है?
Auto saving एक ऐसा feature है जो automatically आपके द्वारा किया गया काम save करता है ताकि power failure या system hang होने पर भी data सुरक्षित रहे।
Tally में Auto Saving कैसे Enable करें?
- Tally में ये feature by default enabled रहता है।
- आपको अलग से कुछ setup नहीं करना होता, लेकिन version update करते समय ध्यान देना होता है।
Data Management के कुछ Important Tips
- Regular Backup लें – daily या weekly routine बना लें।
- Data Location को एक secure folder में रखें।
- अगर multi-user environment है तो Network Path validate करें।
- Company Wise Backup रखें जिससे जरूरत पड़ने पर सिर्फ वही company restore हो।
- पुराना unused data अलग folder में archive कर लें।
Tally Data Directory का ध्यान कैसे रखें?
- Gateway of Tally → F12 → Data Configuration में जाकर Primary Data Location देखें।
- इसे आप external hard disk या cloud folder पर भी set कर सकते हैं।
- जहां backup रखते हैं उस path को एक safe जगह पर note करके रखें।
Data Synchronization क्या है?
अगर आपकी branches अलग-अलग जगहों पर हैं तो Tally में Data Synchronization के ज़रिए आप अलग-अलग systems का data एक जगह sync कर सकते हैं।
Data Corruption से कैसे बचें?
- UPS इस्तेमाल करें ताकि बिजली जाते ही system बंद न हो।
- Anti-virus और firewall active रखें।
- एक ही समय पर एक ही company को कई लोग access न करें।
Useful Table – Backup vs Restore
| Feature | Backup | Restore |
|---|---|---|
| Purpose | Data को सुरक्षित रखना | Data को वापस लाना |
| Usage Time | Regular intervals पर | जब data खो जाए या corrupt हो |
| Access Location | External drive या custom folder | Backup folder से |
| Risk Factor | Low risk (data safe) | High risk अगर backup पुराना हो |
FAQs
Tally में company data वह सारी जानकारी होती है जो accounting, sales, purchases, inventory और GST जैसे modules से जुड़ी होती है। यह data आपकी पूरी company की financial स्थिति को दर्शाता है।
Tally में backup लेने के लिए Gateway of Tally से Alt + Y दबाएं, फिर "Backup" चुनें, source और destination path सेट करें और company select करके Enter दबाएं।
Tally में backup से data restore करने के लिए Gateway of Tally पर जाएं, Alt + Y दबाएं, "Restore" चुनें, backup folder का path दें और company को restore करें।
Tally में company create या alter करते समय "Use Security Control" को Yes करें और username-password set करें। इससे कोई unauthorized व्यक्ति data access नहीं कर सकेगा।
Auto data saving एक built-in feature है जो Tally में हर entry को real-time में save करता है ताकि power failure या crash के समय data loss न हो।
Gateway of Tally → Alt + F3 → Users and Passwords के ज़रिए आप multiple users बना सकते हैं और उनके लिए अलग-अलग roles और permissions set कर सकते हैं।