What is Security Control and its importance in Tally in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Security Control in Tally - Complete Guide in Hindi
What is Security Control and its importance in Tally in Hindi
Tally एक ऐसा Accounting Software है जिसे छोटे से लेकर बड़े Business तक उपयोग करते हैं। लेकिन जैसे-जैसे Business और Users की संख्या बढ़ती है, वैसे-वैसे Security की ज़रूरत भी बढ़ जाती है। यहीं पर Tally का Security Control Feature बहुत काम आता है। चलिए इसे एक शिक्षक की तरह धीरे-धीरे और सरल भाषा में समझते हैं।
Security Control क्या होता है?
Tally में Security Control एक ऐसा सिस्टम होता है जिससे आप यह तय कर सकते हैं कि कौन सा User Tally में क्या-क्या देख सकता है और क्या-क्या बदल सकता है। यानी हर User के पास एक Role होगा और उस Role के हिसाब से उसे Limited या Full Access मिलेगा।
Security Control की आवश्यकता क्यों होती है?
- Business Data को Unauthorized Users से बचाने के लिए।
- हर कर्मचारी को उसकी जिम्मेदारी के अनुसार Access देने के लिए।
- Owner और Accountant को Full Access देना लेकिन Data Entry Operator को सिर्फ Entry तक ही सीमित रखना।
- Audit Trail maintain करने के लिए (कौन क्या कर रहा है इसका रिकॉर्ड रखना)।
Security Control के Real Life Example:
- Cashier को सिर्फ Payment और Receipt Vouchers की Entry की Permission देना।
- Purchase Manager को सिर्फ Purchase से जुड़े Reports और Vouchers की Access देना।
- Owner को पूरे Software की Full Access देना।
How to enable and configure Security Control in Tally in Hindi
Security Control Enable करने के लिए Step by Step तरीका
नीचे दिए गए Steps को Follow करके आप Tally में Security Control को Enable कर सकते हैं:
- Tally को Open करें और जिस Company में Security लगाना है उसे Select करें।
- Gateway of Tally → Press F11 (Features)।
- Company Features में जाएँ।
- Accounting Features → Use Security Control? को Yes करें।
- अब Tally आपसे Admin का Username और Password माँगेगा।
- यह Admin User ही Master User होगा जिसे Full Access होगी।
Security Control Configuration करने के बाद क्या-क्या होता है?
- हर बार Company Open करने के लिए Username और Password माँगा जाएगा।
- हर User को अलग-अलग Permission के अनुसार Access मिलेगा।
- Admin Users नए Users और उनके Roles बना सकता है।
Defining different user roles and permissions using Security Levels in Hindi
Security Levels क्या होते हैं?
Security Levels का मतलब है – अलग-अलग प्रकार के Users और उनके कार्यक्षेत्र। Tally में पहले से कुछ Default Security Levels दिए होते हैं और आप Custom Security Levels भी बना सकते हैं।
Default Security Levels
| Security Level | Explanation (हिंदी में) |
|---|---|
| Owner | पूरी Company पर Access होता है, सब कुछ देख और बदल सकता है। |
| Data Entry | सिर्फ Vouchers की Entry कर सकता है, Reports नहीं देख सकता। |
| Auditor | सिर्फ Reports और Vouchers देख सकता है लेकिन बदल नहीं सकता। |
Custom Security Level कैसे बनाएं?
Admin User के द्वारा नए Users के लिए Role बनाते समय हम यह तय कर सकते हैं कि उन्हें क्या करना है और क्या नहीं।
- Gateway of Tally → Alt + F3 → Security Control → Types of Security
- यहाँ New Security Level बनाएँ जैसे "Billing Clerk", "Report Viewer" आदि।
- हर Role में Access Control Define करें - जैसे कौन सा Voucher Create कर सकता है, कौन Reports देख सकता है आदि।
Users बनाना और Assign करना
- Gateway of Tally → Alt + F3 → Security Control → Users and Passwords
- New User Create करें और उसके Role को Assign करें।
- उसे Username और Password दें जो हर बार Login के लिए जरूरी होगा।
Benefits of user-level access control in Using Security Control in Hindi
Security Control के फायदे क्या हैं?
नीचे दिए गए पॉइंट्स आपको बताएंगे कि क्यों Security Control हर Business के लिए आवश्यक है:
- Data Security: सिर्फ Authorized User ही Data को Access कर सकता है।
- Work Delegation: हर User को उसका काम ही मिलेगा, जिससे Confusion नहीं होगी।
- Audit और Tracking: कौन क्या कर रहा है इसका रिकॉर्ड रहेगा जिससे Responsibility तय की जा सकती है।
- Error Reduction: Limited Access से गलतियाँ कम होती हैं।
- User Management: एक साथ कई Users को Manage करना आसान हो जाता है।
Business Use Cases
- एक Company में 5 लोग Tally चला रहे हैं – एक Owner, एक Accountant, एक Billing Clerk, एक Store Manager और एक Auditor।
- Owner को सब कुछ दिखता है, Accountant को सिर्फ Finance, Billing Clerk को सिर्फ Invoice बनाना, और Auditor को सिर्फ View Access दिया गया है।
- इससे काम का Distribution साफ होता है और कोई Unwanted Activity नहीं होती।
Beginner Friendly टिप्स:
- Admin Password को सुरक्षित रखें और किसी से साझा न करें।
- हर User का Unique Username रखें जिससे पहचान आसान हो।
- Regularly Users की Permissions Review करें।
- Logout करने की आदत डालें ताकि कोई दूसरा User गलती से कुछ Access न कर ले।
Security Control से जुड़े कुछ जरूरी Facts:
- Tally में Security Levels बहुत Flexible होते हैं, आप अपनी ज़रूरत के अनुसार Role बना सकते हैं।
- हर User को Report Viewing, Entry करने या Alter करने का अधिकार अलग-अलग दिया जा सकता है।
- Tally का Audit Trail Feature तभी काम करता है जब Security Control Enable हो।
FAQs
Tally में Security Control एक ऐसा फीचर है जिससे आप अपने Tally Data को Users के अनुसार सुरक्षित कर सकते हैं। इसमें हर User को अलग-अलग Role और Permission दी जाती है ताकि वो सिर्फ वही काम कर सके जो उसे सौंपा गया है।
Security Control जरूरी है ताकि आपका Business Data unauthorized access से सुरक्षित रहे। इससे हर व्यक्ति को उसकी भूमिका के अनुसार access मिलता है, जिससे काम में transparency और accountability बढ़ती है।
Gateway of Tally से F11 दबाकर Company Features खोलें। वहाँ "Use Security Control?" को Yes करें और Admin Username तथा Password सेट करें। इसके बाद हर बार Login पर username/password पूछेगा।
Alt+F3 दबाकर Security Control में जाएँ, फिर Types of Security में नया Role बनाएं। यहाँ आप तय कर सकते हैं कि वह Role क्या-क्या कर सकता है जैसे Voucher Entry, Report देखना या Alter करना आदि।
Owner को Full Access होता है – वह Company के सभी Data को देख और बदल सकता है। वहीं Data Entry User को केवल Limited Access होती है जैसे कि केवल Entry करने की अनुमति, Report या Configuration में जाने की नहीं।
Security Levels से आप हर User को उसकी जिम्मेदारी के अनुसार सीमित access दे सकते हैं। इससे गलती की संभावना कम होती है, Data leak नहीं होता और काम का बंटवारा स्पष्ट होता है।