What are Alternate Units in stock items in Tally in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Alternate Units in Stock Items in Tally
What are Alternate Units in stock items in Tally in Hindi
Alternate Units क्या होते हैं?
जब हम किसी स्टॉक आइटम को मैनेज करते हैं, तो ज़रूरी नहीं कि हम उसे सिर्फ़ एक ही Unit of Measure (मात्रक) में इस्तेमाल करें। कई बार हमें एक ही आइटम को अलग-अलग units में रखना पड़ता है। जैसे – हम चावल को किलो (Kg) में भी बेच सकते हैं और क्विंटल (Quintal) में भी। या दूध को लीटर में भी और मि.ली. (ml) में भी। ऐसे में हम जिस दूसरे unit को इस्तेमाल करते हैं उसे Alternate Unit कहते हैं।
Alternate Units की ज़रूरत क्यों पड़ती है?
- कई व्यवसायों में एक ही आइटम को छोटे और बड़े units में बेचना पड़ता है।
- कुछ ग्राहकों को सामान बड़ी quantity में चाहिए और कुछ को छोटी में।
- Alternate Units की मदद से Inventory को आसानी से track किया जा सकता है।
- यह सुविधा Inventory Management को ज़्यादा flexible बनाती है।
How to use Stock Items with Alternate Units in inventory in Hindi
Alternate Units के साथ Stock Items कैसे इस्तेमाल करें?
Tally में जब आप कोई नया Stock Item बनाते हैं, तब आप उसमें Main Unit of Measure (Primary Unit) सेट करते हैं। अगर आप Alternate Unit को enable करते हैं, तो आप उस आइटम को दो अलग-अलग Units में maintain कर सकते हैं।
मान लीजिए आप “Sugar” नाम का एक Stock Item बनाते हैं, जिसकी Primary Unit है “Kg”, और आप Alternate Unit “Gram” रखना चाहते हैं। तो जब आप Sale Voucher बनाते हैं, तो आप चाहें तो Sugar को Gram में भी बेच सकते हैं और Kg में भी।
Alternate Units को Inventory में कैसे Track किया जाता है?
- जब आप Stock Summary देखते हैं, तो दोनों Units में report मिल सकती है।
- Reports में Conversion Factor के अनुसार Alternate Units को मुख्य Unit में बदल कर दिखाया जाता है।
- Alternate Units से Voucher entry करना आसान हो जाता है।
- Rate और Quantity दोनों units के हिसाब से tally calculate करता है।
Steps to configure Alternate Units for Stock Items in Hindi
Alternate Units को Enable और Configure करने के Steps
Step 1: Gateway of Tally → F11: Features → Inventory Features में जाएँ।
- Option “Maintain Multiple Units of Measure” को Yes करें।
Step 2: Gateway of Tally → Inventory Info → Units of Measure → Create
- Primary Unit जैसे – Kg, Litre, Piece, आदि बनाएं।
- Alternate Unit जैसे – Gram, ML, Box, आदि बनाएं।
Step 3: Stock Item बनाते समय Alternate Unit सेट करें:
- Gateway of Tally → Inventory Info → Stock Items → Create
- Name: जैसे – Sugar
- Units: Primary – Kg
- Set Alternate Units? – Yes करें
- Alternate Unit: Gram
- Conversion Factor: 1 Kg = 1000 Gram
Step 4: अब जब भी आप Sales या Purchase Voucher बनाएँगे, वहाँ Quantity आप Alternate Unit में भी enter कर सकते हैं।
Alternate Unit बनाने का Example:
| Stock Item | Primary Unit | Alternate Unit | Conversion Factor |
|---|---|---|---|
| Milk | Litre | ml | 1 Litre = 1000 ml |
| Wheat | Kg | Gram | 1 Kg = 1000 Gram |
| Tiles | Box | Piece | 1 Box = 20 Pieces |
Benefits of managing inventory with Alternate Units in Hindi
Alternate Units से Inventory को Manage करने के फायदे
- Flexible Sales और Purchase: आप किसी भी unit में समान बेच सकते हैं या खरीद सकते हैं।
- Better Reporting: Stock Summary और Reports ज़्यादा समझने योग्य बनती हैं क्योंकि आपको दोनों units में जानकारी मिलती है।
- Business Efficiency: ग्राहक की जरूरत के हिसाब से quantity select करना आसान हो जाता है।
- Cost Control: Alternate units से rate comparison और costing analysis आसान हो जाता है।
- प्रैक्टिकल सुविधा: जैसे अगर कोई ग्राहक 500 ml दूध मांगता है, तो उसे Litre में बेचना सही नहीं होगा, इसीलिए Alternate Unit जैसे ml मदद करती है।
- Inventory Accuracy: Alternate Units की वजह से कोई भी quantity error नहीं होती, क्योंकि आप Exact Conversion Factor देते हैं।
Alternate Units किन व्यवसायों में ज़्यादा उपयोगी हैं?
- FMCG (Fast Moving Consumer Goods)
- फार्मेसी स्टोर (जहाँ दवाईयां gram/ml में होती हैं)
- किराना और जनरल स्टोर्स
- Construction Material suppliers (जैसे – Cement: bag और Kg दोनों में)
- Textile और Garments (Pieces और Box)
Voucher में Alternate Units कैसे दिखते हैं?
जब आप किसी Sales Voucher में “Sugar” बेच रहे हों, तो आप Quantity 200 Gram भी डाल सकते हैं। अगर आपने Conversion दिया है कि 1 Kg = 1000 Gram, तो Tally उसे खुद ही मुख्य Unit के अनुसार calculate कर लेगा और Pricing भी उसी हिसाब से दिखेगी।
इस तरह Alternate Units का इस्तेमाल न केवल व्यापार में सुविधा बढ़ाता है, बल्कि आपके Inventory को और ज़्यादा professional और organized बनाता है। इससे ना केवल Reports अच्छी बनती हैं, बल्कि Data entry भी Fast और Accurate होती है।