What is Multi-Account Printing and its importance for report generation in Hindi
Multi-Account Printing in Tally: Ledger, Balance Sheet & Batch Printing Guide
Table of Contents
What is Multi-Account Printing and its importance for report generation in Hindi
Multi-Account Printing एक ऐसी सुविधा है जो Tally software में दी गई है, जिससे हम एक साथ कई reports जैसे Ledger, Balance Sheet, Outstanding Reports, Trial Balance आदि को एक ही समय पर Print कर सकते हैं। यह सुविधा विशेष रूप से तब उपयोगी होती है जब हमें बहुत सारे Accounts या Parties की जानकारी Print करनी होती है।
Multi-Account Printing का उपयोग क्यों किया जाता है?
- अगर कोई accountant या company एक साथ सभी customers या suppliers की ledger print करना चाहता है, तो यह सुविधा बहुत काम आती है।
- यह समय बचाता है क्योंकि हर एक ledger को अलग-अलग print करने की आवश्यकता नहीं होती।
- Batch में printing करने से manual errors कम हो जाते हैं।
- Large scale accounting firms इस सुविधा का इस्तेमाल reporting और audit के लिए करती हैं।
- Report को PDF, Excel या Physical Print के रूप में निकाला जा सकता है।
Multi-Account Printing को कब और कहां से access करें?
- Tally Prime या Tally ERP 9 में Gateway of Tally से आप इसे access कर सकते हैं।
- Path: Gateway of Tally → Multi Account Printing
- यहाँ से आप अलग-अलग categories जैसे Final Accounts, Inventory Reports, Accounting Reports आदि चुन सकते हैं।
How to print ledger and balance sheet using Multi-Account Printing in Hindi
Ledger Print करना (Multiple Ledgers)
- Step 1: Gateway of Tally पर जाएँ।
- Step 2: Multi Account Printing → Account Books → Ledger पर क्लिक करें।
- Step 3: आपसे Company name और date range पूछा जाएगा। उसे भरें।
- Step 4: अब एक list आएगी जिसमें आप multiple ledgers चुन सकते हैं।
- Step 5: Enter दबाते ही आपको सभी ledgers एक साथ दिखेंगे।
- Step 6: Alt + P दबाकर आप इसे Print कर सकते हैं।
Balance Sheet Print करना
- Step 1: Gateway of Tally से Multi Account Printing → Final Accounts → Balance Sheet पर जाएं।
- Step 2: Period (From date to To date) को enter करें।
- Step 3: Format, Orientation, Number of Copies आदि set करें।
- Step 4: Alt + P दबाकर Print command दें।
Batch printing of party statements using Multi-Account Printing in Hindi
Party Statement Batch में Print करना
- Step 1: Gateway of Tally से Multi Account Printing → Outstanding → Ledger में जाएं।
- Step 2: आपसे party group select करने के लिए कहा जाएगा (जैसे Sundry Debtors या Sundry Creditors)।
- Step 3: Date range चुनें, फिर उन parties को select करें जिनका statement print करना है।
- Step 4: एक साथ सभी party के statement दिखाई देंगे।
- Step 5: Alt + P से सभी का batch में print निकल जाएगा।
Batch Printing में ध्यान देने योग्य बातें
- आप चाहें तो Statement को email भी कर सकते हैं।
- Statement को export भी किया जा सकता है Excel या PDF में।
- Print settings में आप Header/Footer, paper size और orientation को customize कर सकते हैं।
Filtering and customizing data for Multi-Account Printing in Hindi
Data Filter कैसे करें?
- Multi Account Printing में आप Reports को filter कर सकते हैं सिर्फ उन्हीं ledgers या parties के लिए जो आपको चाहिए।
- Filters जैसे – Account group, Opening balance greater than zero, inactive accounts आदि का उपयोग करें।
- Example: केवल वो accounts दिखाएं जिनका balance ₹0 से अधिक है।
Customization के विकल्प
- Customize Columns – आप Ledger Name, Group, Closing Balance आदि चुन सकते हैं।
- Report की Orientation (Portrait या Landscape) चुन सकते हैं।
- Print Settings में आप Font Size, Paper Type, और Alignment set कर सकते हैं।
Filter और Customization के लाभ
- Specific Data को निकालना आसान होता है।
- Unnecessary Reports print नहीं होती जिससे समय और resources बचते हैं।
- Client या Audit के लिए ज़रूरी रिपोर्ट को quick तैयार किया जा सकता है।
एक उदाहरण समझें
| Ledger Name | Group | Closing Balance |
|---|---|---|
| Ram Traders | Sundry Debtors | ₹15,000 Dr |
| Shyam Enterprises | Sundry Creditors | ₹12,500 Cr |
ऊपर दिए गए format के अनुसार आप Filter लगाकर केवल Sundry Debtors या केवल Creditors की रिपोर्ट अलग-अलग निकाल सकते हैं।
Tips for Beginners
- Multi Account Printing की practice बार-बार करें।
- Dummy data पर काम करें जिससे गलती होने पर कोई नुकसान न हो।
- Ledger और Outstanding reports पर अधिक ध्यान दें क्योंकि यही सबसे ज्यादा इस्तेमाल होते हैं।
- Report print करने से पहले हमेशा preview देख लें।
FAQs
Multi-Account Printing एक सुविधा है जो Tally में एक साथ multiple reports जैसे Ledger, Balance Sheet, Outstanding आदि को print करने के लिए उपयोग की जाती है। इससे समय की बचत होती है और एक साथ कई account reports निकाली जा सकती हैं।
Gateway of Tally से Multi Account Printing → Account Books → Ledger में जाएं। Ledger list से multiple ledgers select करें और Alt + P दबाकर एक साथ सभी ledgers print करें।
हाँ, आप Multi Account Printing → Final Accounts → Balance Sheet के option से Balance Sheet को print कर सकते हैं। इसमें आप time period, format और other settings चुन सकते हैं।
Gateway of Tally से Multi Account Printing → Outstanding → Ledger में जाएं। Party group select करें जैसे Sundry Debtors और जिन parties का statement print करना हो उन्हें select करके Alt + P दबाएं।
आप Ledger Group, Balance Range, Active/Inactive accounts जैसे filters का इस्तेमाल कर सकते हैं। इससे आप केवल जरूरी ledgers या reports को select कर सकते हैं जो आपको print करनी है।
हाँ, Tally में Alt + E का उपयोग करके आप किसी भी Multi-Account report को PDF, Excel या XML format में export कर सकते हैं, जिससे उसे email या digitally भेजा जा सकता है।
