Difference between item invoice and account invoice in Tally in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Difference between Item Invoice and Account Invoice in Tally - Explained in Hindi
Difference between Item Invoice and Account Invoice in Tally in Hindi
What is Item Invoice in Tally
Item Invoice का उपयोग तब किया जाता है जब आप stock items का लेन-देन करते हैं। यह trading या manufacturing business में ज्यादा इस्तेमाल होता है, जहां आपको सामान की मात्रा, दर और मूल्य के साथ details रखनी होती है। इस invoice में आप हर एक stock item को चुनते हैं, quantity भरते हैं और उसका rate तथा amount automatic calculate हो जाता है।
- Item Invoice में आप Inventory का पूरा हिसाब रख सकते हैं।
- यह invoice stock के घटने और बढ़ने दोनों को track करता है।
- इसमें आपको GST या अन्य taxes को अलग से define करना होता है।
What is Account Invoice in Tally
Account Invoice का प्रयोग तब किया जाता है जब आप services का लेन-देन करते हैं, न कि कोई stock item। यह invoice service-based business के लिए best है जैसे की consultancy, repair work, या internet service। इसमें कोई भी stock item की जानकारी नहीं होती।
- Account Invoice केवल ledger level पर काम करता है।
- इसमें किसी भी तरह की Inventory details नहीं होती।
- यह Service-based व्यवसायों के लिए उपयोगी होता है।
Difference Between Item Invoice and Account Invoice
| क्र.सं. | Item Invoice | Account Invoice |
|---|---|---|
| 1 | Stock items का प्रयोग होता है | Service ledger का प्रयोग होता है |
| 2 | Inventory details जैसे Quantity, Rate दर्ज की जाती है | सिर्फ amount और ledger की details होती है |
| 3 | यह trading या manufacturing में उपयोगी होता है | यह service-based व्यापार में उपयोगी होता है |
| 4 | Stock reports और GST reports में details दिखती हैं | सिर्फ GST reports में details आती हैं |
How to record Item Invoice transaction in Tally in Hindi
Item Invoice entry करने के steps
- Step 1: Gateway of Tally से Accounting Vouchers में जाएं।
- Step 2: F8: Sales प्रेस करें।
- Step 3: Voucher Mode में ऊपर "Item Invoice" selected होना चाहिए।
- Step 4: Customer का ledger चुनें।
- Step 5: Stock Item का नाम चुनें और उसकी Quantity, Rate और Amount भरें।
- Step 6: Tax ledgers (CGST, SGST, IGST) को add करें।
- Step 7: Ctrl + A दबाकर save करें।
Item Invoice entry का उदाहरण
Party A को 10 मोबाइल ₹5000 प्रति पर बेचे गए, जिस पर 18% GST लगा।
→ Gateway of Tally → Accounting Vouchers → F8 (Sales)
→ Party A चुनें
→ Item: Mobile, Quantity: 10, Rate: ₹5000
→ GST: 9% CGST + 9% SGST
→ Save with Ctrl + A
Item Invoice में विशेष बातें
- हर बार stock item पहले से create किया होना चाहिए।
- Stock के घटने-बढ़ने का प्रभाव inventory पर पड़ता है।
- आप Delivery Note और Sales Order के साथ भी link कर सकते हैं।
How to enter Account Invoice transactions for services in Hindi
Account Invoice entry के steps
- Step 1: Gateway of Tally से Accounting Vouchers में जाएं।
- Step 2: F8: Sales दबाएं।
- Step 3: Voucher Mode में ऊपर "Account Invoice" selected होना चाहिए।
- Step 4: Customer का ledger चुनें।
- Step 5: Service ledger चुनें (जैसे कि Consultancy Charges)।
- Step 6: Amount भरें और Tax ledger add करें।
- Step 7: Ctrl + A से save करें।
Account Invoice entry का उदाहरण
ABC Ltd. को ₹10,000 की Consultancy Service दी गई, जिस पर 18% GST लगा।
→ Gateway of Tally → Accounting Vouchers → F8 (Sales)
→ Party: ABC Ltd.
→ Ledger: Consultancy Charges ₹10,000
→ GST: 9% CGST + 9% SGST
→ Ctrl + A to Save
Account Invoice में विशेष बातें
- Service ledger पहले से बना हुआ होना चाहिए।
- Inventory का कोई रोल नहीं होता है।
- यह professional services, fees, repairs, आदि के लिए होता है।
Reporting and tracking of Item vs Account Invoices in Hindi
Item Invoice की रिपोर्ट कैसे देखें
- Stock Summary: Gateway of Tally → Inventory Reports → Stock Summary
- Sales Register: Gateway of Tally → Display More Reports → Account Books → Sales Register
- GST Reports: Gateway of Tally → Display More Reports → Statutory Reports → GST → GSTR-1
Account Invoice की रिपोर्ट कैसे देखें
- Service Ledger Analysis: Gateway of Tally → Display More Reports → Account Books → Ledger → Consultancy Charges
- Sales Register: Gateway of Tally → Account Books → Sales Register
- GST Reports: Gateway of Tally → Statutory Reports → GST → GSTR-1
Item vs Account Invoice में रिपोर्ट का अंतर
| पैरामीटर | Item Invoice | Account Invoice |
|---|---|---|
| Stock Impact | Yes, Inventory में बदलाव आता है | No, केवल ledger impact होता है |
| Stock Summary Report | Available | Not Applicable |
| GST Report | Yes | Yes |
| Sales Analysis by Item | Yes | No |
Additional टिप्स
- अगर आपका व्यवसाय केवल services से जुड़ा है तो हमेशा Account Invoice का ही उपयोग करें।
- अगर आप products बेचते हैं या purchase करते हैं तो Item Invoice use करें ताकि inventory maintain हो सके।
- GST filing के समय Item और Account invoices की सही रिपोर्टिंग आवश्यक है।
FAQs
Item Invoice में हम stock items की detail भरते हैं जैसे quantity, rate, amount आदि, जबकि Account Invoice में केवल service से जुड़ी amount और ledger detail होती है। Item Invoice में Inventory का असर पड़ता है लेकिन Account Invoice केवल accounting level पर काम करता है।
जब आप कोई भी सामान बेचते या खरीदते हैं, जैसे mobile, computer, या कोई भी product, तब Item Invoice का उपयोग करें ताकि stock की सही जानकारी बनी रहे और reports में ठीक से दिखे।
अगर आप केवल services प्रदान करते हैं जैसे consultancy, repair, training या digital services, तब Account Invoice का उपयोग करें क्योंकि इसमें inventory नहीं होता और केवल ledger entry होती है।
Gateway of Tally से Accounting Vouchers में जाकर F8 दबाएं, ऊपर "Item Invoice" चुने, फिर party और item select करें, quantity और rate भरें, GST ledger add करें और Ctrl + A से save करें।
Accounting Vouchers में F8 दबाकर "Account Invoice" mode चुनें, फिर customer ledger और service ledger (जैसे Consultancy Charges) चुनें, amount डालें और GST ledger जोड़कर Ctrl + A से save करें।
Item Invoice की रिपोर्ट Stock Summary और Inventory Reports में मिलती है, वहीं Account Invoice की जानकारी Ledger और Sales Register में देख सकते हैं। दोनों की GST रिपोर्ट GSTR-1 में मिलेगी।