What is Use of E-mail feature in Tally and its purpose in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Use of E-mail Feature in Tally – Complete Guide in Hindi
What is Use of E-mail feature in Tally and its purpose in Hindi
Tally एक बहुत ही लोकप्रिय accounting software है जो छोटे और मध्यम व्यवसायों के लिए बनाया गया है। Tally का उपयोग accounting, inventory management, GST filing, और payroll जैसी कई सुविधाओं के लिए किया जाता है। लेकिन क्या आप जानते हैं कि Tally में एक बहुत ही उपयोगी feature है जिसका नाम है Use of E-mail? Tally का E-mail feature हमें accounting documents, reports और invoices को सीधे Tally से ही E-mail करने की सुविधा देता है। इसका मतलब यह है कि अगर आपको किसी ग्राहक को invoice भेजनी है या अपने accountant को किसी report की जरूरत है, तो आप इसे सीधे Tally से E-mail के माध्यम से भेज सकते हैं। इससे आपका समय बचेगा और process भी fast और paperless हो जाएगा।
Purpose of Use of E-mail in Tally
- Tally से reports, vouchers और invoices को सीधे E-mail करना
- Hard copy की जरूरत को कम करना
- Real-time communication के लिए fast और secure तरीका
- Business records को digital format में store करना
मान लीजिए आपको किसी party को invoice भेजनी है, या किसी CA को Balance Sheet भेजनी है, तो आप उसे export करके manually E-mail करने की बजाय, सीधे Tally से ही भेज सकते हैं। यह सुविधा time-saving के साथ-साथ professional तरीके से documentation भेजने में भी मदद करती है।
How to send invoices and reports via Use of E-mail in Hindi
Tally से किसी भी invoice या report को E-mail करना एक बहुत ही आसान प्रक्रिया है। नीचे हम step-by-step तरीके से समझते हैं:
Steps to Send Invoices and Reports via E-mail
- सबसे पहले Tally को open करें और उस company को select करें जिससे आप E-mail भेजना चाहते हैं।
- अब Gateway of Tally में जाकर उस report या voucher को open करें जिसे आप भेजना चाहते हैं।
- उदाहरण के लिए, अगर आप invoice भेजना चाहते हैं, तो Display > Day Book या Display > Accounts Books > Sales Register में जाकर invoice खोलें।
- अब उस invoice या report के screen पर जाने के बाद Alt + M दबाएं या ऊपर दिए गए E-mail option पर क्लिक करें।
- अब आपके सामने E-mail की window खुलेगी जिसमें From Email ID, To Email ID, Subject, और अन्य fields होंगी।
- From Email ID में आपकी कंपनी की ईमेल ID आएगी और To Email ID में उस व्यक्ति की ईमेल ID डालें जिसे आप भेजना चाहते हैं।
- अगर आप चाहें तो CC और BCC में भी ईमेल डाल सकते हैं।
- Subject और Message को customize कर सकते हैं।
- अब Send दबाएं और आपका E-mail भेज दिया जाएगा।
आप चाहे तो multiple copies को भी एक साथ भेज सकते हैं। यह सुविधा तब उपयोगी होती है जब एक ही report को multiple users को भेजना हो। साथ ही PDF format में भी E-mail किया जाता है जिससे document change ना हो सके।
Configuring SMTP settings for Use of E-mail in Tally in Hindi
Tally से E-mail भेजने से पहले आपको E-mail की SMTP settings को configure करना होता है। SMTP का मतलब होता है Simple Mail Transfer Protocol, जो कि E-mail भेजने की तकनीक है। SMTP settings configure करने के बाद ही Tally आपके द्वारा दी गई Email ID से मेल भेज सकता है।
SMTP Configuration Steps
- Gateway of Tally से F12 दबाएं और Configure में जाएं।
- अब E-mail के option में जाएं।
- अब Configure (E-mail settings) पर जाएं।
- अब आपको नीचे दिए गए fields भरने होंगे:
| Field | Details |
|---|---|
| From E-mail Address | आपकी कंपनी की ईमेल ID (जैसे yourcompany@gmail.com) |
| Server Address | SMTP server का address (जैसे smtp.gmail.com) |
| Port | 465 (SSL) या 587 (TLS) - यह आपके Email provider पर depend करता है |
| Use SSL | Yes (अगर आप Gmail या Yahoo यूज़ कर रहे हैं) |
| Authentication Required | Yes |
| User Name | वही Email ID जो From Email में डाली थी |
| Password | उस Email ID का Password (या App Password) |
Gmail जैसे email providers अब direct password से allow नहीं करते, इसलिए आपको "App Password" बनाना पड़ता है जो आप अपने Google Account की security settings से create कर सकते हैं।
Tracking delivery status using Use of E-mail in Hindi
Tally में भेजे गए E-mails का delivery status manually check किया जाता है। हालांकि Tally में कोई in-built "Delivery Tracking" system नहीं होता, लेकिन आप कुछ indirect तरीकों से यह पता लगा सकते हैं कि E-mail गया या नहीं।
Delivery Status Track करने के तरीके
- अपने Email Account (जैसे Gmail) को login करें और Sent Items folder में जाकर देखें कि मेल भेजा गया या नहीं।
- अगर मेल वहां दिख रहा है तो इसका मतलब Tally से मेल successfully भेजा गया।
- अगर आपको कोई bounce back message आया है तो उसका मतलब है कि मेल भेजा नहीं जा सका।
- कुछ email services में आप "Read Receipt" या "Delivery Receipt" enable कर सकते हैं जिससे आपको पता चलता है कि सामने वाले ने मेल पढ़ा या नहीं।
- अगर recipient ने reply कर दिया तो वह भी एक confirmation होता है।
Tally से भेजा गया ईमेल successful है या नहीं, इसका मुख्य आधार है आपके SMTP configuration और internet connection। अगर E-mail भेजने में error आता है, तो Tally एक popup message के द्वारा error reason बताता है जैसे - "SMTP authentication failed" या "Invalid E-mail Address"।
इसलिए हमेशा E-mail भेजने से पहले ensure करें कि SMTP सही से configured है और आपके पास active internet connection है। साथ ही जिस व्यक्ति को आप भेज रहे हैं उसकी E-mail ID भी सही होनी चाहिए।