What are Overdue Receivables and their impact on business cash flow in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Overdue Receivables and Their Management in Hindi
What are Overdue Receivables and their impact on business cash flow in Hindi
Overdue Receivables क्या होते हैं?
Overdue Receivables उन पैसों को कहा जाता है जो किसी ग्राहक से मिलने थे लेकिन तय समय (Due Date) पर नहीं मिले। जब कोई कंपनी किसी ग्राहक को Product या Service देती है और तय तारीख तक Payment नहीं होता, तो वह Amount "Overdue Receivable" बन जाता है।
Overdue Receivables की पहचान क्यों ज़रूरी है?
यदि कोई कंपनी समय पर अपना पैसा वापस नहीं ले पाती, तो उसके पास काम करने के लिए नकद (Cash) की कमी हो सकती है। इस कारण से Business को कई समस्याएं हो सकती हैं:
- नए सामान की खरीदारी में रुकावट
- Salary और खर्चों का भुगतान मुश्किल हो जाता है
- बैंक से लोन लेना पड़ सकता है
- Business की छवि (Reputation) खराब हो सकती है
Cash Flow पर इसका क्या असर पड़ता है?
जब Customer समय पर Payment नहीं करता, तो कंपनी के पास नकदी (Cash) की कमी होती है। नीचे दिए गए Table से समझिए कि इसका असर कैसा होता है:
| स्थिति | Cash Flow पर असर |
|---|---|
| Payment समय पर मिले | सकारात्मक Cash Flow, Business smooth चलेगा |
| Payment देर से मिले | Cash Flow पर दबाव, रोजमर्रा के काम में रुकावट |
| Payment नहीं मिले | Business loss में जा सकता है, Credit Score गिर सकता है |
Identifying overdue invoices using Receivables reports in Hindi
Receivables Reports क्या होती हैं?
Receivables Reports एक प्रकार की रिपोर्ट होती है जिसमें यह जानकारी दी जाती है कि किस ग्राहक से कितना पैसा लेना है, कितनी तारीख को Payment आना था, और अब तक कितना पैसा मिला या नहीं मिला। यह Report Accounting Software जैसे कि Tally, Busy, Zoho Books आदि से निकाली जाती है।
Overdue Invoices की पहचान कैसे करें?
- Accounting Software में "Outstanding Receivables" Report खोलें
- Report में Due Date और Current Date की तुलना करें
- जिन Invoices की Due Date आज की तारीख से पहले की है और जिनका Payment अब तक नहीं हुआ, उन्हें Overdue मानें
- इन Invoices को एक अलग Colour या Flag से Mark करें ताकि इन पर Follow-up किया जा सके
Report को Analyze करते समय किन बातों का ध्यान रखें?
- सबसे अधिक Amount वाले Overdue Invoices पहले देखें
- Oldest Overdue को Priority दें
- Customer की Payment History भी Report से Compare करें
How to follow-up with customers for Overdue Receivables in Hindi
Follow-up करने का सही तरीका क्या है?
Customer से Payment Follow-up करते समय Communication बहुत ही विनम्र, Professional और समयबद्ध होना चाहिए। नीचे दिए गए तरीके अपनाकर आप Effectively Follow-up कर सकते हैं:
Step-by-step Follow-up Process
- Friendly Reminder: Due Date के 1 दिन बाद एक Friendly Message या Email भेजें
- Second Reminder: 3-5 दिन बाद फोन कॉल करके बात करें
- Formal Letter: 7-10 दिन के बाद एक Formal Reminder Letter भेजें जिसमें Terms & Conditions दोहराए जाएं
- Final Reminder: यदि कोई Response नहीं मिले तो Legal Reminder भेजें
Sample Email Template
Subject: Friendly Reminder for Invoice #1234
Dear [Customer Name],
This is a gentle reminder that Invoice #1234 dated [Date] for ₹[Amount] is overdue as of today. We request you to kindly make the payment at the earliest.
Please feel free to reach out for any clarification.
Thank you,
[Your Company Name]
Follow-up करते समय इन बातों का ध्यान रखें
- Customer की परिस्थिति समझें
- Records का सही हिसाब रखें
- Harassment या ज्यादा Call से बचें
- Email या Message का Proof रखें
Automating reminders for Overdue Receivables for better recovery in Hindi
Automation की जरूरत क्यों है?
Manual Follow-up में समय और श्रम दोनों लगते हैं। यदि आपके पास बहुत सारे ग्राहक हैं, तो सभी को समय पर Reminder भेजना मुश्किल हो जाता है। ऐसे में Reminder Automation एक बहुत ही प्रभावी तरीका है जिससे Overdue Receivables को समय पर Recover किया जा सकता है।
Automation के लिए Tools और Software
- Zoho Books – Auto Reminder Email Templates
- TallyPrime – Payment Reminder Alerts
- QuickBooks – Scheduled Reminder Setup
- Busy Accounting – SMS & Email Integration
Automated Reminder कैसे काम करता है?
- एक बार Template और Schedule सेट करें
- Software हर Due Invoice को Automatically पहचान लेता है
- Due Date के अनुसार Email/SMS भेजता है
- Reminder Log Maintain करता है ताकि बाद में Tracking आसान हो
Reminder Automation से होने वाले फायदे
- Time और Labour की बचत
- हर Customer को समय पर Follow-up
- Professional Impression पड़ता है
- Recovery का प्रतिशत बढ़ता है
Sample SMS Template
प्रिय ग्राहक, आपकी Invoice संख्या 1023 ₹7500 की Payment Due Date 20 जून थी। कृपया शीघ्र भुगतान करें। धन्यवाद - [कंपनी नाम]
इस तरह यदि आप Overdue Receivables को समय पर पहचानें, सही तरीके से Follow-up करें और Automation का उपयोग करें, तो ना केवल आपका Cash Flow बेहतर रहेगा बल्कि Business की स्थिति भी मजबूत होगी। यह विषय Accounting, Business Studies और Practical Field में अत्यंत उपयोगी है।