What are Different Printing Formats and why they are used in accounting in Hindi
Makhanlal Chaturvedi University / BCA / Computerized Accounting with Tally
Different Printing Formats in Accounting
Table of Contents
- What are Different Printing Formats and why they are used in accounting in Hindi
- Format differences for invoice, voucher, and report in Different Printing Formats in Hindi
- How to switch between Draft, Final, and Custom layouts in Different Printing Formats in Hindi
- Benefits of selecting the right format in Different Printing Formats in Hindi
What are Different Printing Formats and why they are used in accounting in Hindi
Printing Formats क्या होते हैं?
Accounting में Printing Formats वो तरीके होते हैं जिनके माध्यम से हम अलग-अलग प्रकार के documents जैसे की Invoice, Voucher, और Reports को print करते हैं। ये Formats ये तय करते हैं कि आपका document print होने के बाद कैसा दिखेगा – उसमें कौन-कौन सी जानकारी होगी, उसकी layout कैसी होगी, उसकी डिजाइन और style कैसी होगी।
Accounting में Printing Formats का उपयोग क्यों किया जाता है?
- हर कंपनी का अपना एक तरीका होता है information को प्रस्तुत करने का।
- किसी customer को भेजने वाला invoice अलग तरह से दिखना चाहिए, और internal report अलग तरह से।
- Legal और regulatory requirements को पूरा करने के लिए।
- Branding और professional image को बनाए रखने के लिए।
Accounting Software में आमतौर पर कौन-कौन से Printing Formats होते हैं?
- Draft Format: यह प्रारंभिक प्रिंटिंग के लिए होता है, जिसमें content तो पूरा होता है पर final formatting नहीं होती। इसे internal purpose के लिए इस्तेमाल किया जाता है।
- Final Format: यह finalized और professionally formatted होता है, जिसे clients या external parties को भेजा जाता है।
- Custom Format: यह user द्वारा customize किया गया layout होता है, जो कंपनी की ज़रूरतों के अनुसार बनाया जाता है।
Format differences for invoice, voucher, and report in Different Printing Formats in Hindi
Invoice, Voucher और Report के Formats में क्या अंतर होता है?
| Document Type | Draft Format | Final Format | Custom Format |
|---|---|---|---|
| Invoice | Simple layout, बिना logo या styling के | Proper logo, terms & conditions, party details के साथ | Company branding, color theme और extra details जैसे QR code |
| Voucher | Basic details जैसे amount, narration | Authorised signatory, voucher number, bifurcation | Cost center, department wise classification |
| Report | Only essential columns and headings | Summarized with totals, filters और header/footer के साथ | Graph, color coding, filterable और detailed view |
Example:
मान लीजिए आप एक Sales Invoice print कर रहे हैं - Draft format में बस item details और amount होगा, Final format में उसपर आपकी company का logo, address और customer की पूरी details होगी, जबकि Custom format में आप उस पर watermark, QR code, या extra notes भी जोड़ सकते हैं।
How to switch between Draft, Final, and Custom layouts in Different Printing Formats in Hindi
Printing Format बदलने का तरीका
जब आप किसी भी document को print करने जाते हैं तो आपको layout चुनने का विकल्प दिखाई देता है। Accounting software जैसे Tally, Busy, Marg आदि में यह प्रक्रिया थोड़ी अलग हो सकती है, लेकिन सामान्य steps कुछ इस प्रकार होते हैं:
- Step 1: Document जैसे Invoice या Voucher को open करें।
- Step 2: Keyboard से Alt + P दबाएं (Print का विकल्प)।
- Step 3: Screen पर Layout या Format चुनने का विकल्प आएगा।
- Step 4: वहां से Draft, Final या Custom format में से कोई एक चुनें।
- Step 5: अगर आप Custom format बना रहे हैं तो उसकी layout file को पहले define करना होगा।
Custom Format कैसे बनाएं?
- Step 1: Software के Print configuration section में जाएं।
- Step 2: 'Create new layout' या 'Customize layout' पर क्लिक करें।
- Step 3: उसमें आप header, footer, font size, field visibility, logo आदि सेट कर सकते हैं।
- Step 4: उसे एक नाम दे दें जैसे ‘GST Invoice Layout’ और save करें।
Quick Tip:
यदि आप बार-बार किसी खास format का उपयोग करते हैं तो उसे default बना सकते हैं ताकि हर बार manually select न करना पड़े।
Benefits of selecting the right format in Different Printing Formats in Hindi
सही Printing Format चुनने के लाभ
- Professionalism: Final format से आपकी कंपनी की छवि customer के सामने बेहतर बनती है।
- Clarity: सही format से document को पढ़ना और समझना आसान होता है।
- Legal compliance: कुछ formats tax laws और compliance के लिए जरूरी होते हैं जैसे GST invoice में सभी जरूरी fields।
- Customization: Custom format से आप अपने हिसाब से सारी जानकारी दिखा सकते हैं जैसे bank details, payment terms आदि।
- Internal Use: Draft format से आप बिना design की चिंता किए जल्दी print निकाल सकते हैं सिर्फ checking के लिए।
Case Study:
एक कंपनी जब customer को quotation भेजती है तो वह Final format में भेजती है जिसमें उसका logo, terms & conditions और detailed costing होता है। लेकिन जब वह accounts department में उसी quotation को review करती है तो Draft format में देखती है क्योंकि उसे बस content verify करना होता है, presentation की जरूरत नहीं होती।
Difference को समझने का सरल तरीका:
| Format Type | Use | Visibility |
|---|---|---|
| Draft | Internal checking, rough print | Simple, बिना decoration के |
| Final | Client को भेजना, professional use | Full design, headers, branding |
| Custom | Company की specific needs | User defined layout, colors, data filters |
कब कौन सा format उपयोग करें?
- Draft: जब आप internal review कर रहे हों या accounting staff को checking के लिए देना हो।
- Final: जब आप invoice, quotation, या report किसी external client को भेज रहे हों।
- Custom: जब आपको company के specific format में report तैयार करनी हो जैसे annual report या board meeting के लिए document।