What is Purchase Bill Pending and its role in accounts payable in Hindi

What is Purchase Bill Pending and its role in accounts payable (in Hindi)

Purchase Bill Pending क्या होता है?

जब हम किसी supplier से माल खरीदते हैं और वह माल हमें मिल जाता है लेकिन उसका bill अभी तक हमें नहीं मिला होता या हमने उसे अभी तक entry नहीं किया होता, तो वह स्थिति "Purchase Bill Pending" कहलाती है। यह report हमें यह बताती है कि कौन-कौन से purchase transactions अभी भी bill की entry के बिना pending हैं। इसका मतलब यह है कि माल warehouse या store में पहुँच चुका है, लेकिन उसके बदले में accounting entry पूरी नहीं हुई है।

Accounts Payable में इसकी क्या भूमिका होती है?

Accounts Payable का मतलब होता है कंपनी की वे liabilities (देयताएँ) जो suppliers को भुगतान करने के लिए बनती हैं। जब कोई purchase bill pending होता है, तो वह amount accounts payable में जुड़ा नहीं होता, क्योंकि उसके लिए अभी तक bill की entry नहीं हुई होती। इसका असर ये होता है:

• Company की actual liability (हकीकत में देय राशि) दिखाई नहीं देती।
• अगर समय पर bill entry नहीं हुई तो supplier payment में delay हो सकता है।
• Purchase और Inventory में mismatch हो सकता है।

How to check supplier-wise pending Purchase Bills in Purchase Bill Pending (in Hindi)

Supplier-wise Purchase Bill Pending Report कैसे देखें?

Tally ERP या Tally Prime जैसे accounting software में Purchase Bill Pending report को आसानी से देखा जा सकता है। इसके steps नीचे दिए गए हैं:

• Tally को open करें और Gateway of Tally में जाएं।
• Display More Reports → Statements of Accounts → Outstanding → Purchase Bills पर क्लिक करें।
• यहाँ पर आपको supplier-wise pending bills दिखाई देंगे।
• अगर आप किसी एक supplier के bill देखना चाहते हैं तो Alt + F7 (Show Bills) या Alt + F1 (Detailed mode) का उपयोग करें।

इस report में आपको हर supplier के लिए:

आप इस list को Excel या PDF में export भी कर सकते हैं जिससे audit या verification के समय काम आसान हो जाता है।

Impact of pending purchase bills on inventory and GST reports in Purchase Bill Pending (in Hindi)

Inventory पर असर

जब हम माल receive कर लेते हैं लेकिन उसका purchase bill नहीं आता या entry नहीं होती, तब माल तो हमारे inventory में जुड़ जाता है लेकिन accounting entry पूरी नहीं होती। इससे निम्नलिखित प्रभाव होते हैं:

• Stock Report में माल दिखाई देता है लेकिन उसका cost valuation गड़बड़ हो सकता है।
• Inventory और Accounts में mismatch आ सकता है।
• Gross Profit calculation गलत हो सकती है क्योंकि purchase cost record में नहीं आई है।

GST Reports पर असर

GST में input credit तभी लिया जा सकता है जब आप valid purchase invoice दिखाएं। यदि bill pending है, तो उसका ITC (Input Tax Credit) भी pending रहेगा।

• GST Returns जैसे GSTR-2B और GSTR-3B में उस input का फायदा नहीं मिलेगा।
• Tax Audit के समय ITC claim के mismatch के chances बढ़ जाते हैं।
• GST Compliance में समस्या आ सकती है।

इसलिए Purchase Bill Pending को timely clear करना जरूरी है ताकि आपकी accounting और GST दोनों सही चलें।

Generating detailed reports from Purchase Bill Pending for audits (in Hindi)

Audit और Compliance के लिए Detailed Report कैसे बनाएं?

जब कोई company audit के लिए जाती है, तो auditor सबसे पहले यह देखता है कि क्या सभी purchase transactions properly record हुए हैं। Purchase Bill Pending report एक महत्वपूर्ण tool है जिससे auditor यह verify कर सकता है कि कोई purchase entry missing तो नहीं है। Detailed report बनाने के लिए नीचे दिए steps follow करें:

• Gateway of Tally → Display More Reports → Outstanding → Purchase Bills
• Alt + F1 दबाकर Detailed mode में report देखें।
• Report को Alt + E दबाकर Excel में Export करें।
• Excel में filter लगाकर आप supplier-wise या date-wise analysis कर सकते हैं।

Report में क्या-क्या होना चाहिए?

एक अच्छी audit-ready report में नीचे दी गई जानकारियाँ होना आवश्यक है:

• Supplier Name
• Purchase Order No. और Date
• Goods Received Date
• Pending Amount
• Bill Entry Pending Since कितने दिन

Example Format (Audit Purpose):

ऐसी report न केवल audit में helpful होती है बल्कि internal controls और supplier follow-up के लिए भी useful रहती है।

Helpful Tips:

• हर हफ्ते या महीने में Purchase Bill Pending report चेक करें।
• Supplier से follow-up करके missing bills प्राप्त करें।
• Bill entry के लिए responsible person assign करें।
• GST returns file करने से पहले ensure करें कि सभी bills entered हों।

FAQs