What is Tally Vault and why Use of Tally Vault is important for data security in Hindi

What is Tally Vault and why Use of Tally Vault is important for data security in Hindi

Tally Vault एक बहुत ही ज़रूरी feature है जो Tally Prime और पुराने versions में मौजूद होता है। इसका मुख्य उद्देश्य आपकी financial data को secure करना होता है। जब हम accounting data बनाते हैं तो उसमें कई confidential information होती है जैसे कि Ledger details, Bank accounts, Profit-Loss, Tax details आदि। ऐसे में अगर कोई unauthorized व्यक्ति उस data को देख ले या बदल दे, तो बहुत बड़ा नुकसान हो सकता है।

Tally Vault इसी तरह के खतरे से आपकी accounting data को बचाता है। Tally Vault एक ऐसा password based encryption system है जो आपके data को unreadable बना देता है जब तक कि सही password ना डाला जाए। इसका मतलब ये है कि अगर कोई Tally data folder खोल भी ले, तो उसे data दिखाई नहीं देगा जब तक वह सही Tally Vault password ना डाले।

Importance of Tally Vault for Data Security in Hindi

• Tally Vault आपके accounting data को unauthorized access से बचाता है।
• यह password encryption के ज़रिए data को unreadable बना देता है।
• यह users के बीच access control maintain करता है ताकि हर user को केवल उतना ही access मिले जितना उसे चाहिए।
• अगर आपका system hack भी हो जाए, तब भी Tally Vault की वजह से आपके data को read नहीं किया जा सकता।

How to enable and set password in Use of Tally Vault in Hindi

Tally Vault को enable करना बहुत ही आसान होता है। नीचे दिए गए steps को follow करके आप Tally Vault को activate कर सकते हैं और password set कर सकते हैं।

Step by Step Process to Enable Tally Vault in Hindi

• Tally Prime को open करें।
• Main screen पर Gateway of Tally दिखेगा।
• Gateway of Tally में जाएं → Select Company → Create Company पर जाएं।
• Company create करते समय एक option आता है - "Use TallyVault Password?"
• इस option को "Yes" करें।
• इसके बाद TallyVault Password डालने का option आएगा। यहाँ पर strong password डालें।
• Confirm Password डालें और बाकी company details भरकर company create कर लें।

अब आपकी company Tally Vault enabled हो चुकी है। इसका मतलब यह हुआ कि जब आप दोबारा इस company को open करेंगे तो TallyVault Password मांगा जाएगा। अगर गलत password डालते हैं तो data open नहीं होगा।

Password Set करते समय ध्यान देने योग्य बातें:

• Strong password चुनें जिसमें alphabets (capital & small), numbers और symbols हो।
• अपने password को कहीं सुरक्षित जगह पर लिखकर रखें क्योंकि इसे recover करना मुश्किल हो सकता है।
• Password किसी unauthorized व्यक्ति के साथ साझा ना करें।

Access control and restricted entry through Use of Tally Vault in Hindi

Tally Vault केवल password डालने तक सीमित नहीं है। इसके साथ ही आप User Level Access Control भी सेट कर सकते हैं, जिससे हर user को अलग-अलग अधिकार दिए जा सकते हैं।

Access Control के फायदे:

• हर user को अलग-अलग level का access दिया जा सकता है - जैसे कि केवल data देखना, data बदलना, reports निकालना आदि।
• Admin user सबका access control कर सकता है।
• Unauthorized users किसी भी तरह से data को open या modify नहीं कर सकते।

Access Control Enable करने के Steps:

• Gateway of Tally → Alt + K दबाकर Company Features में जाएं।
• Security and Control → Use Security Control → Yes करें।
• अब Username और Password सेट करें।
• Security Level (Admin, Data Entry, Viewer आदि) सेट करें।
• हर role के लिए अलग-अलग permissions सेट करें।

अब जब कोई user Tally में login करेगा, तो उसे केवल वही options दिखाई देंगे जो उसके role के लिए allow किए गए हैं। इससे data का misuse रुकता है।

Recovering or resetting credentials in Use of Tally Vault in Hindi

TallyVault Password एक encrypted password होता है, जिसे Tally Software खुद भी decrypt नहीं कर सकता। इसलिए अगर आप Tally Vault का password भूल जाते हैं, तो उसे recover करना संभव नहीं होता।

TallyVault Password Reset या Recover कैसे करें?

• TallyVault Password भूल जाने की स्थिति में आप उस data को open नहीं कर सकते।
• Tally Solutions की support team भी encrypted password को नहीं खोल सकती।
• इसलिए TallyVault password भूल जाने का मतलब है कि data permanent lock हो गया है।

क्या करना चाहिए अगर password भूल जाएं?

• अगर आपके पास data की backup file है, तो आप नई company बनाकर backup से data restore कर सकते हैं।
• आने वाले समय में data को secure करने के लिए proper backup और password management करना बहुत जरूरी है।

Backup लेने की Best Practices:

• हर दिन या हर हफ्ते Tally Data का backup ज़रूर लें।
• Backup file को किसी external drive या cloud storage (Google Drive, Dropbox आदि) पर भी save करें।
• Backup पर भी password protection लगा सकते हैं।

Example Table for User Types and Permissions:

Beginner के लिए Tips:

• TallyVault एक powerful tool है लेकिन इसका प्रयोग सोच समझकर करें।
• Password को कभी भूलें नहीं, इसे एक safe जगह लिखकर रखें।
• हर सप्ताह backup लेना ना भूलें।
• Access control सेट करना ज़रूरी है ताकि हर employee को सिर्फ जरूरी data तक ही पहुंच मिले।
• अगर आप beginner हैं तो शुरुआत में एक dummy company बनाकर TallyVault को test करें।

FAQs